こんにちは！理系学生情報局です。
内定辞退にもマナーがあることをご存じでしょうか。
就活の努力が実り、複数社からの内定を獲得したものの入社できるのは当然一社のみ。他の内定は断らなければいけません。特に理工系学生は内定を貰いやすいこともあり、内定辞退の方法を覚えておくことは必須事項とも言えます。
この記事では、内定辞退についての悩みを抱える理系学生の皆さんに向けて、相手企業に失礼がない内定辞退の方法やタイミング、内定辞退を申し入れる際のビジネスマナーについて解説します。
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理系就活における内定辞退の方法
まずは、内定辞退の基本的な方法と、申し入れる際の基本的なマナーについて理解しましょう。
内定辞退は電話とメールが基本
内定辞退の申し入れは、「採用担当者から内定の連絡を受けた方法」で行うと良いでしょう。
例えば電話で内定通知をもらった場合は、電話を介して内定辞退の旨を伝えます。
電話で連絡する場合は、先方企業の営業時間内にかけるのが基本的なビジネスマナー。
始業直後の30分や、昼休憩の時間を避けて掛ける必要があります。
通話終了後は、念のためメールも併せて送ることをおすすめします。
理由は、電話のみだと「内定辞退を伝えた事実」が残らないためです。
内定辞退はあなたと企業、双方にとって重要な選択ですから、メールでのやり取りは残しておく方が良いでしょう。
企業への訪問や自筆の手紙は不要
ひと昔前は「内定辞退を電話やメールだけで済ませるのは失礼である」という考え方がありましたが、現在ではそのような企業はほとんど無いと言って良いでしょう。
そのため、内定辞退を伝えるために企業へ訪問したり、自筆の手紙を書いたりする必要はありません。
誠意のこもった電話、もしくはメールで意思を伝える形式で十分だと言えます。
内定承諾書提出後でも就職の内定辞退は可能
結論から言えば、内定承諾書へのサイン後でも内定辞退は可能です。
内定承諾書へのサインは企業との内定契約に合意した意思表示ですが、内定契約は合意後に取り消しても問題ないことになっています。
企業からの引き止めはあっても、法的な拘束力はありません。
ただし、内定承諾書へサインした後の内定辞退は、企業側へ与える印象は良くありません。
大学の推薦やリクルーター経由での内定だった場合、翌年以降の採用において、大学や後輩に迷惑がかかる可能性があります。
企業側の負担も考慮の上、内定承諾書へのサインは、しっかりと考えてから慎重に行う必要があります。
理系就活における内定辞退のタイミング
実際に内定辞退を申し入れる場合のノウハウや、注意すべきポイントについて解説します。
内定を辞退する場合はなるべく早めに
内定を辞退すると決めたら、なるべく早めに意思を伝えましょう。
報告が遅くなるにつれ、企業や採用担当者への影響は大きくなります。
内定辞退を申し入れる最も適切なタイミングは「内々定が出てから二週間以内」です。
内々定はいわゆる口約束ですから、学生側、企業側双方から取り消すことが可能な段階。
そのため、この期間であれば採用担当者の負担はほとんどないため、比較的スムーズに受け入れて貰うことができるでしょう。
内定を保留したい場合は期限を伝える
内定を承諾するか辞退するかに関わらず、内々定の連絡や内定通知を受け取ったら、指定された回答期限までに必ず一報を入れるようにしてください。
期限が指定されていない場合でも、2、3日以内にこちらから連絡するのが一般的なマナーです。
一度連絡した上で回答を保留をしたい場合は「何日まで待って欲しい」と具体的な期限を伝える必要があります。
企業側の採用活動も考慮した姿勢があれば、スムーズに申し出を受け入れて貰えるはずです。
内定辞退が可能な時期：法律上のリミット「入社2週間前まで」
とはいえ、第一志望の企業の選考が遅い場合などは、内定辞退の決断をすぐに下せないケースもあります。
では、いつまでであれば内定を辞退することができるのでしょうか。
法律によると、入社2週間前までが内定辞退の期限。
内定承諾後の辞退は法律上「退職」にあたり、民法で以下のように定められています。
「民法（期間の定めのない雇用の解約の申入れ）６２７条１ 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から２週間を経過することによって終了する。」
法律上では上記のようになっていますが、企業側の負担も考える必要があります。
新卒採用は莫大な費用と時間、労力が必要なもの。
採用担当者の負担を考えても、入社直前の内定辞退はおすすめできません。
よほどの事情がない限りは、「内々定の連絡を受けてから内定式まで」の期間が、内定辞退を許容される常識的なタイミングといえるでしょう。
内定辞退を伝える際のコツと注意点
伝えるタイミングを理解したところで、次に伝え方のコツについて解説していきます。注意点もあわせて把握しておきましょう。
最初にお詫びの言葉を述べる
電話でもメールでも結論を優先して述べるのが、一般的なビジネスマナーです。
先方は連絡の要旨を把握してから詳細を聞けるので、心理的・時間的な負担を与えない話し方としてビジネスの現場でも用いられる手法となっています。
内定辞退の場合、文頭には選考のお礼とお詫びの言葉を。文末にはご縁を頂いたことへの感謝などを伝えるとよりスマートでしょう。
内定辞退の理由は伝えなくてよい
内定辞退の理由を聞かれた場合を除いて、基本的には詳細な理由を伝える必要はありません。
とは言え聞かれた際に「お答えできません」と伝えるのも心象が良くないので、「個人的な事情がございまして」や「家族とも協議しまして」などの回答を用意しておくと良いでしょう。
他社の社名も伏せる方が良い
志望企業の内定によって他の内定を辞退する場合などは、具体的な社名を伝えずに要件を伝えるのがベターです。
正直に伝える場合は「第一志望の企業から内定を頂きましたので」と伝えても構いませんが、社名を聞かれた際の回答を用意しておく必要があります。
「手続き中ですので差し控えさせてください」や「申し訳ありませんが、伏せさせて頂ければと思います」といった回答で問題ないでしょう。
内定辞退を受けた企業は引き止めたい思いがありますので、そもそも辞退の詳細を伝えないということが大切なのです。
連絡を入れる時間帯には注意する
どのような内容を伝えるかも重要ですが、いつ企業側へ伝えるかも注意すべきポイントです。
前提として、企業側へ内定辞退を伝える場合には、営業時間内に伝えるようにしましょう。
営業時間外の場合、電話に出る可能性が低く、メールを読んでもらえるのは次の営業日になります。
またお昼前後の時間帯は休憩時間のため、連絡がつながりづらい時間帯です。
始業後から11時まで、14時から終業時間までの間に連絡を入れましょう。
内定辞退は双方にとって重要な事柄のため、できるだけ早く伝える必要があります。
確実に連絡するためにも、連絡を入れる時間帯は注意しましょう。
内定辞退の例文
上記でご紹介したコツを踏まえて、内定辞退を採用担当者に伝える際の会話例をご紹介します。
内定辞退を電話でおこなう際の例文
受付：お電話ありがとうございます。□□□株式会社 総務部でございます。
学生：おはようございます。○○大学の○○と申します。人事課の□□様はいらっしゃいますか。先日ご連絡いただいた内定の件についてご連絡いたしました。
受付：人事課の□□ですね。少々お待ちください。
（保留中）
人事：お電話かわりました、人事課の□□です。
学生：おはようございます。○○大学の○○です。 ただいまお時間を少々いただいてもよろしいでしょうか。
人事：はい、かまいませんよ。
学生：先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。折角の内定にも関わらず大変申し上げにくいのですが、この度御社からいただいた内定を辞退したいと考え、ご連絡させていただきました。
人事：そうですか。残念ですが承知しました。差し支えなければ、理由をお伺いしてもよろしいですか。
学生：はい。御社と並行して受けていた別の企業からも、内定をいただきました。私の適性などを考えた結果、そちらの企業とのご縁を感じた次第です。
人事：わかりました。そちらの会社でのご活躍をお祈りしています。
学生：ありがとうございます。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような形となってしまい申し訳ございません。それでは失礼いたします。
内定辞退をメールのみでおこなう際の例文
メールで内定辞退を申し入れる場合の文例です。
件名：内定辞退のご連絡（○○大学○○）
————————————————————
○○○株式会社
総務部 人事課 課長 □□ □□様（フルネーム）
お世話になっております。○○大学4年の○○ ○○（フルネーム）です。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
折角いただいた光栄なお話にも関わらず大変恐縮ですが、この度貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
家族とも相談し慎重に検討した結果、このような決断に至った次第です。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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○○大学工学部 ○○工学科4年
（名前）
（携帯番号）
（メールアドレス）
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内定辞退を電話で伝えた後のメールの例文
内定の辞退を電話で伝えた後にメールで伝える場合には、以下の例文を活用しましょう。
件名：内定辞退のご連絡(ABC大学理工学部 井上順)
123株式会社
人事部
相沢 様
お世話になっております。
ABC大学理工学部の井上と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
先ほどお電話させていただきましたとおり、熟慮を重ねた結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
選考過程では非常に高い評価をしていただいたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後とも貴社の更なる発展をお祈り申し上げます。
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ABC大学
理工学部物理学科
井上 順(いのうえ じゅん)
電話：07-7890-1234
メール：0123456789@456.com
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内定辞退の理由を聞かれた際の例文
内定辞退の連絡後に企業から内定辞退の理由を聞かれた場合には、以下の例文を活用しましょう。
件名：Re：内定辞退のご連絡(ABC大学理工学部 井上順)
123株式会社
人事部
相沢 様
お世話になっております。
ABC大学理工学部の井上と申します。
内定辞退をご了承いただき、ありがとうございます。
内定辞退の理由といたしましては、貴社と並行して選考を受けていた企業にご縁を感じたためです。
貴社には選考過程で大変高い評価をしていただきましたが、私自身の適性も考慮して決断いたしました。
度々ではございますが、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後とも貴社の更なる発展をお祈り申し上げます。
--------------------------------------
ABC大学
理工学部物理学科
井上 順(いのうえ じゅん)
電話：07-7890-1234
メール：0123456789@456.com
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最後まで誠実な対応を心がける
当然のことではありますが、内定辞退する企業に対しては最後まで誠実な対応を心掛けましょう。
入社しないとはいえ、仕事を介して今後も出会う可能性のある企業の一社です。
また、それ以前にこれまで選考してきた企業側の思いも忘れてはいけません。
これまでの対応の感謝の気持ちを忘れずに、最後まで丁寧な対応を心掛けることが内定辞退する方法の最も大切なポイントです。
内定辞退を招かないための対策
これらの対策を不要にするためにも、「そもそも内定辞退を招かない」ことが大切です。最後にその方法について解説します。
選考段階で辞退する
入社する企業からの内定通知があれば、できるだけ早い段階で辞退を伝えることが大切です。
可能であれば内定前の段階で、辞退の意思を伝えることがマナーだと言えます。
仮に進行中の面接がある場合でも、入社の意思が無ければ早めの連絡が良策です。
内定が出揃ってからの企業選びは、就活生と企業の双方に負担が掛かることを覚えておきましょう。
進路を明確にして就活を進める
選考段階で早めに辞退するためにも、進路を明確にしておくことがおすすめです。
進路を明確にしておけばエントリー企業自体を絞り込め、就活や途中辞退を簡潔に進められます。
就活をシンプルに集中して行うためにも、早期から進路を考えておくことが大切です。
進路が決められない場合は、大学のキャリアセンターや就活エージェントへ相談してみるのも方法のひとつ。
客観的な意見を参考に希望の進路を決めておくだけで、効率的な就活が可能になります。
企業側との関係性を大切にする
選考段階から企業との意思疎通が図れていれば、さらにエントリー企業を絞り込むことが可能になります。
エージェントサービスなどを活用しても良いですが、もっと簡単に利用できる逆オファー型就活サイトの利用がおすすめ。
簡単な登録で企業からオファーが届く、「TECHOFFER」などを活用した就活が良策です。
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できるだけ早いうちに登録をしておくことがおすすめです。
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まとめ
本記事では「相手企業に失礼がない内定辞退の方法やタイミング、内定辞退を申し入れる際のビジネスマナーについて」解説しました。
内定率の高い理系学生だからこそ知っておきたい、内定辞退の方法はご理解頂けたでしょうか？
まずはそもそも内定辞退を招かないための対策を実施し、気持ち良く後悔のない就活にお役立てください。
