こんにちは。理系就活情報局です。
最近は、就活ではさまざまな場面で電話をかける・受ける機会がありますが、電話対応が面接結果を左右する可能性も少なくありません。電話を使い慣れていない方にとっては、電話でのマナーに自信がない方も多いでしょう。
今回は就活生が知っておくべき電話のマナーについて、例文や注意点も合わせてご紹介します。
就活で電話が必要になる場面とは？
選考結果の連絡
内定決定の連絡はもちろん、選考通過の連絡も企業によっては電話でおこなうケースがあります。
選考結果の連絡は事務連絡が中心なため、やり取りが長くなるタイプの電話ではありません。
一方で電話での対応次第で相手の印象が変わってしまう可能性もあるので、気を抜かずにしっかりと対応する必要があります。
当日連絡など緊急性がある連絡
理系就活生が電話で企業に連絡を取る時は、前日～当日の面接の出欠連絡・遅刻・体調不良などの緊急性があるケースとなります。
企業に電話をかける場合、採用担当者が社内の自席にいなければ、連絡を取ることは難しくなります。
電話で連絡を取る場合は、必ずしも先方と話ができるわけではないことを念頭に置きましょう。
基本的な就活の電話マナー
ここでは、基本的な就活の電話マナーを6つのポイントに絞って紹介します。
以下の表は、本章で紹介する就活の基本的な電話マナーをチェックリストにしたものです。各マナーの内容を理解したうえで、身についたものを確認する際にお役立てください。
| チェック | 就活の電話マナー |
| 3コール以内に電話を取る | |
| 自分から名乗る | |
| ハキハキと話す | |
| 電波の良い静かな場所へ移動する | |
| 大事なことは復唱して確認する |
3コール以内に電話を取る
企業からの電話には、3コール以内での応答を心がけましょう。
4コール以上呼び出し音が鳴ってしまうと、相手に「忙しいのだろうか」「後でかけ直すべきか」と気を遣わせてしまう可能性があるためです。
もちろん、授業中や移動中など、どうしてもすぐに出られない状況もあるでしょう。
もし、3コール以内に出られなかった場合は一度電話が切れるのを待ち、静かに話せる環境へ移動してから折り返してください。
自分から名乗る
就活で電話に出る際、まず自分から名乗るのがマナーです。
電話をかけてきた採用担当者は、相手が本人かどうかを最初に確認したいと考えています。
こちらから先に「はい、〇〇（氏名）です。」と名乗れば、相手は安心して本題に入れるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。
より丁寧な印象を与えたい場合は、「はい、〇〇大学の〇〇です。」と大学名も合わせて伝えると良いでしょう。
知らない番号から着信があった場合は不安を感じるかもしれませんが、就活期間中は企業からの電話である可能性を常に意識してください。
ハキハキと話す
電話では、ハキハキと話すよう心がけましょう。
電話越しのコミュニケーションでは、声のトーンがあなたの印象を大きく左右するためです。
対面とは違い、表情や身振り手振りが見えないため、声だけがあなたの熱意や人柄を伝える唯一の手段となります。
ぼそぼそとした小さな声や暗い声のトーンは、「自信がなさそう」「意欲が低いのではないか」などマイナスの印象を与えかねません。
もし緊張して上手く話せるか不安な場合は、口角を少し上げるだけでも声のトーンは自然と明るくなります。
また、焦って早口にならないよう一文ずつ区切って丁寧に話すことを心がけてみてください。
電波の良い静かな場所へ移動する
就活の電話を受ける際は、必ず電波が良く静かな環境で対応しましょう。
研究室や実験室など周囲が作業していて電波の状況もよくない場所では、肝心な内容を聞き取れない可能性があります。
何度も「申し訳ございません、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」と聞き返すのは、相手の時間や手間を奪うことになり、良い印象を与えません。
また、電波の途切れはスムーズな会話を妨げ、お互いにとってストレスの原因となります。
もし、やむを得ず騒がしい場所で電話に出てしまった場合は、以下のように丁寧に断りを入れ、速やかに場所を移動しましょう。
「大変申し訳ございません。ただいま屋外におりまして、少々騒がしいため、静かな場所へ移動いたします。30秒ほどお待ちいただけますでしょうか？」
大事なことは復唱して確認する
面接の日時や場所、持参物、連絡先などの重要な情報は、聞き間違いを防ぐために必ずその場で復唱して確認しましょう。
電話での口頭のやり取りは、メールのように形に残りません。
そのため、曖昧な記憶に頼ってしまうと後々「日時を間違えて面接に行けなかった」など取り返しのつかない事態を招く可能性があります。
例えば、面接の日時を伝えられたら、以下のように自分の言葉で繰り返して相手に確認を求めましょう。
「はい、復唱させていただきます。〇月〇日の△曜日、午後2時から、〇〇ビルの5階にて面接を実施する予定でよろしいでしょうか？」
相手が電話を切ってから電話を切る
用件が終わり電話を切る際は、必ず相手が切ったことを確認してから自分の電話を切るようにしてください。
電話でこちらから先に「ガチャン」と切ってしまうと、話を早く切り上げたがっているような印象や雑なイメージを与えてしまう恐れがあります。
お互いに「失礼いたします」と挨拶を交わしたら、すぐに通話終了ボタンを押すのではなく一呼吸おいてください。
相手が電話を切った後の「プツッ」という小さな音を聞いてから、自分も静かに電話を切りましょう。
もし、相手が切るのを待っているような場合は2〜3秒ほど待ってから、そっと切っても問題ありません。
折り返し電話をかける時のマナー
ここでは、実際に多くの理系学生を支援してきたTECH OFFERだからこそわかる折り返しの電話のマナーを解説します。
「お世話になっております」は挨拶の基本
就活で電話をかける際、最初の挨拶は「お世話になっております」が基本です。
ビジネスシーンにおける標準的な挨拶であり、学生生活ではあまり馴染みがないかもしれませんが必ず身につけておきましょう。
なぜなら、「お世話になっております」の一言には相手への敬意と関係性を良好に築きたいという意思が込められているためです。
「もしもし」や、いきなり自分の名前を名乗って用件を話し始めるのはマナー違反です。
具体的な流れとしては、以下のように挨拶・自己紹介・用件を簡潔に伝えます。
「お世話になっております。わたくし、〇〇大学の〇〇と申します。先ほど、人事部の〇〇様よりお電話をいただきましたので、折り返しご連絡いたしました。」
電話番号を調べて準備をする
不在着信に気づいても焦ってすぐにかけ直さず、電話番号をインターネットで検索し、どの企業からかかってきたのかを調べましょう。
事前に相手が誰かを知っていれば、心の準備ができて落ち着いて話せます。
企業名や部署名が分かっていれば、「〇〇株式会社人事部の〇〇様いらっしゃいますか？」と、担当者をスムーズに呼び出してもらうことも可能です。
また、留守番電話にメッセージが残されている場合は、必ず内容を確認してからかけ直してください。
メッセージ内で「11時〜12時は電話に出られません」と伝えられているのに当該時間に折り返してしまうと、人の話を聞いていない印象を与えてしまいます。
昼休み・夜間には折り返しをしない
企業へ折り返し電話をする際は相手の都合を第一に考えるのが社会人の鉄則で、企業の就業時間外にかけるのは絶対に避けましょう。
特に、多くの企業で昼休みとされている12時から13時の間や業務時間外である夜間の連絡はマナー違反です。
相手の休憩時間やプライベートな時間を妨げてしまう行為であり、自己中心的な人物の印象を与えかねません。
また、始業直後や終業間際の時間帯も会議や業務の引き継ぎなどで忙しい可能性が高いため、避けるのが無難です。
不在着信に気づいたのが夜だった場合は、翌日の午前10時から12時の間、もしくは午後14時から16時頃を目安にかけ直すと良いでしょう。
折り返し電話が遅れた場合のテンプレ
担当者から電話があったことに気づかなかったり、他の用件に時間を取られたりといった理由で折り返し電話が遅れてしまうことがあります。その場合も、連絡が遅れたことに対して丁寧に謝罪し、担当者の都合を確認のうえ、用件の確認をすれば大丈夫です。下記テンプレを参考に、流れを理解しておきましょう。
お世話になっております。◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）です。
お電話いただいておりましたが折り返しのご連絡が遅くなり、
大変申し訳ございませんでした。
差し支えなければ、ご連絡頂いた内容についてお話伺えればと思いますが、
ご都合はいかがでしょうか？
（担当者：はい、今お話できます）
ありがとうございます。
では、今回ご連絡をいただいたのは、どのようなご用件でしたでしょうか。
－以降、通常通り話を進める
電話に出られなかった時のメールの書き方
折り返しの電話をかけても担当者が不在だった場合は、メールを送る手段があります。
メールで自分が電話に出られる時間帯や、電話をかける予定の時間を知らせておけば、電話の行き違いを防ぐことが可能です。
その場合は、以下の例文を参考にしてください。
◎◎◎◎社
人事採用担当 ◎◎◎◎様
お世話になっております。◎◎◎◎大学4年の◎◎◎◎です。
先ほど折り返しお電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたので、メールでご連絡させていただきました。
本日でしたら、◎時以降はお電話に出られる予定です。
お忙しいところ恐れ入りますが、◎時以降にお電話いただけましたら幸いです。
本日は難しいという場合は、明日改めてお電話を差し上げますので、◎◎様のご都合のよい時間帯をお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
実際に就活で使える電話の例文
電話をかける時の挨拶
企業：お電話ありがとうございます。株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。私は◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。◎◎◎の件でお電話させていただきました。◎◎◎課の◎◎◎様にお繋ぎいただけますか？
どうしても急用で休憩時間中や業務終了後に電話する場合は、以下の言葉を添えると良いでしょう。
・お忙しいところ、誠に申し訳ありません。
・お昼休みの時間帯に、誠に申し訳ありません。
・業務終了後に、誠に申し訳ありません。
企業からの電話にでる時
企業：株式会社◎◎人事部の◎◎と申します。◎◎◎大学◎◎様の連絡先で間違いないでしょうか？
就活生：お電話ありがとうございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。先日は面接のお時間をいただきましてありがとうございました。
企業：〇〇についてのご連絡ですが、今お話しても大丈夫でしょうか？
就活生：
（話せるとき）はい、大丈夫です。
（話せない時）現在はあいにくお話を伺うことが難しい状況です。後ほど改めて掛け直させていただければと思いますので、この後ご都合のよいお時間帯と、ご連絡先をお伺いできますでしょうか？
－以降、用件について話を進める
就活生：この度はご連絡をいただきまして、ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。
選考に遅れそうな時の電話
企業：はい、株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。本日、◯時より面接をお願いしております、◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。採用面接の件でお電話いたました。お手数ですが、総務部の◎◎様をお願いできますでしょうか。
企業：わかりました。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。いかがなさいましたか？
就活生：◎◎様、お忙しいところ申し訳ありません。本日、◯時より面接に伺うお約束をしております◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、問題ありません。
就活生：大変申し訳ありません。人身事故の影響で到着が遅れます。
現在、◎◎駅におりますので、◯時の面接をお願いしておりましたが到着は▲時■分になる見込みです。ご迷惑おかけして申し訳ありません。お時間の変更をお願いしてもよろしいでしょうか？
担当者：わかりました。できるだけ早くいらしてください。
就活生：ありがとうございます。急いで参ります。では、失礼いたします。
面接の予約や日程変更の電話
企業：はい、株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。◯月◯日◯時より面接をお願いしております、◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。採用面接の件でお電話いたました。お手数ですが、総務部の◎◎様をお願いできますでしょうか。
企業：わかりました。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。いかがなさいましたか？
就活生：◎◎様、お忙しいところ、申し訳ありません。◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）です。
先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
実は、ご案内いただいた日程が研究室での発表と重なってしまいました。
大変申し訳ございませんが、日程を調整していただくことは可能でしょうか？
担当者：わかりました。◯月◯日◯時ならいかがでしょうか？
就活生：ありがとうございます。それでは、◯月◯日◯時に伺います。私の都合で、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。お忙しい中ご調整いただき、ありがとうございます。それでは、失礼いたします。
担当者不在の場合
担当者：お電話ありがとうございます。
株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎◎様はご在社でしょうか？
担当者：人事部の◎◎ですね。少々お待ちください。
♪（保留中）
担当者：お待たせいたしました。大変申し訳ございませんが、◎◎はただいま席を外しております。よろしければ、後ほど◎◎より折り返しさせていただきますが、いかがでしょうか？
就活生：恐れ入りますが、お願いしてもよろしいでしょうか。14時〜15時以外でしたら、いつでも電話に出られます。
担当者：承知いたしました。
就活生：◎◎様には、「いただいたお電話に出られず失礼いたしました。度々お手数をおかけいたします」とお伝えいただけますでしょうか。
担当者：はい、そのように申し伝えます。
就活生：お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
担当者：それでは失礼いたします。
就活生：失礼いたします。
不在着信への折り返しをする場合
企業：お電話ありがとうございます。
株式会社◎◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎◎様はご在社でしょうか？
企業：人事部の◎◎ですね。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。
就活生：先ほどお電話いただきました、○○大学○○学部学部4年の（名前）と申します。先ほどは、お電話を受けられず申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか？
電話への苦手意識をなくすためのポイント
もし電話自体に慣れていないのであれば、積極的に電話をする機会を増やして練習してみることをおすすめします。
ビジネスマナーに則った受け答えに自信がない場合も、友人と電話して練習を積むと安心できます。友人やバイト先の先輩など、電話応対の上手な人の真似をするのもおすすめです。
チャットやメールのように、相手の文章を読んで返信を考えられず慌ててしまう場合は、電話中はゆっくりと話すことを意識してみましょう。
返事に迷う時は、「少々お待ちください」と添えることで、気持ちを落ち着かせられます。
もしそれでも緊張してしまう場合は、自分だけのマニュアルを作成してみましょう。
本記事で紹介した例文を参考に、具体的な内容を書いてみてください。マニュアルを見ながら受け答えすれば、マナーを気にせず落ち着いて電話に応対できます。
企業との電話で気をつけたいポイント
要件は簡潔に伝える
結論を簡潔に伝えるのは、ビジネスマナーの基本中の基本です。
電話対応も同様に、要件は必ず簡潔に伝えるようにしましょう。
電話は相手の時間を奪うコミュニケーション方法でもあるため、貴重な時間を無駄にさせないためにも要件は簡潔に伝えることをおすすめします。
ビジネスマナーを守った言葉遣い
企業と連絡を取る時に注意したいことは、ビジネスマナーを守った言葉遣いです。
就活はビジネスの場という前提を忘れず、メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
就活における間違いやすい敬語と言い換え表現は以下の通りです。
| NG | OK |
| わかりました・了解しました | 承知いたしました・かしこまりました |
| なるほどですね・参考になりました | おっしゃる通りです・勉強になりました |
| すいません | 申し訳ございません |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 伺わせていただきます | 伺います |
| おっしゃられたように | おっしゃったように |
声が聞き取れない場合は正直に伝える
電波・周囲の環境により電話の声が聞こえない場合には、もう一度話してもらえるように依頼しましょう。
電話をかける・受けるタイミングで、電波・周囲の環境がベストなケースは多くありません。
内容がしっかりと聞き取れない場合、適切な対応ができなくなる可能性があるため、聞き取れない場合には正直に伝えてください。
就活の電話でよくある質問
就活の電話に出れなかったら、どうすればよい？
電話に出られなかったら、10～15分ほど時間が取れる時に折り返しましょう。
採用担当者も、就活生がいつでも電話に出られるとは思っていません。
タイミングが合わなかったと受け止め、焦らず最速のタイミングで折り返しましょう。
就活の折り返し電話で担当者がわからない場合は？
折り返しに電話をかけた場合、必ずしも電話をかけた相手がつながるとは限りません。
担当者がわからない場合には要件を伝えて、担当者の方へ取りつないでもらうようにしましょう。
携帯から会社に就活で電話をかけてもいい？
就活の電話をかける際に、スマホも固定電話も関係ありません。
採用担当者も、就活生に連絡を取りたい場合は、まず携帯の電話番号にかけます。
「固定電話からかけないのは失礼だ」とは思われませんので、気兼ねせずスマホからかけましょう。
「こちらから折り返す」と言われた時はどうする？
担当者が不在で、企業の方から「◎時間後にこちらから折り返す」と言われる場合があります。
その場合は、「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えて、自分からかけ直すことを伝えましょう。
その際、「何時頃なら在席しているのか」を聞いておくとスムーズです。
まとめ
本記事では、就活で役立つ電話のマナーについて解説しました。
就活の方法はさまざまある中で、相性の良い企業を探すのであれば、スカウトサービスがおすすめです。
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