理系就活において、選考の応募などの場面で必ず必要となるのが応募企業へのメールのやり取りです。
面接の日程調整はもちろん、面接の辞退を申し出るときや内定を受託するときなど、さまざまな場面で企業とメールのやりとりを行うこととなるでしょう。
しかし、これまでメールでのやりとりを行ったことがなく、企業にどのようなメールを送ればいいのかわからない理系学生の方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、理系就活でどのようにメールを送るべきかについて解説していきます。
理系学生の就活でどのようにメールを企業に送ればいいかわからない方はぜひ参考にしてみてください。
就活でメールを送るのはどんな時？
まずここでは、就活でメールを送る場面について解説します。
就活でメールでやり取りする場面として、多くの場合は1時選考以降で企業とのやり取りが増えてくるでしょう。
電話がかかってくるケースもありますが、メールで諸連絡が企業側からくる場合も多くあります。
なぜかというと、メールであれば記録として残るため後からの確認もしやすいためです。
ただ、緊急の要件の場合は電話でくるケースも多いため、メールと電話の両方に対応できるようにしておいた方が良いでしょう。
就活でメールのやり取りをするのは主に以下のケースが該当します。
- ・面接やイベント等の日程調整
- ・選考応募時の書類提出
- ・選考結果の連絡
- ・選考の進め方などの選考内容に関する案内
- ・応募者からの問い合わせ
上記の件で企業とメールでやりとりする際には、主にビジネスシーンで求められるメールの文体にしておくことをおすすめします。
学生同士のやりとりの言葉遣いでメールを送ってしまうと、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるので、注意しておきましょう。
企業へメールを送る際の基本的なマナー
ここでは、企業へメールを送る際の基本的なマナーについて解説します。
具体的には以下の項目ごとに必要なマナーを解説していきます。
・件名
・宛名
・挨拶文
・本文
・締めの言葉
・署名
件名
メールの件名は見ただけである程度の内容がわかるように設定しておきましょう。
また、返信の場合は件名を変更せずにそのまま送信した方が良いです。
もし件名を変更してしまうと、どの内容でメールが来たのか分かりにくくなってしまいます。
例えば、以下のように件名を設定すると良いでしょう。
“「【〇〇大学の〇〇】面接日程変更のお願い」”
宛名
メールの本文を記載する際、まず宛名を記載します。
ポイントは敬称の使い方で、相手の名前に「様」や「御中」をつけて宛名を記載するのがマナーです。
この「様」と「御中」ですが、以下のような使い分け方をします。
御中：会社名、部署名など組織宛に送るとき
例）〇〇株式会社 御中
様：個人宛に送るとき
例）〇〇株式会社 山田 様
上記のように、組織宛に送るときは「御中」を使い、個人宛に送るときは「様」を用いて宛先を本文の最初に記載します。
挨拶文
宛名を記載したら、次は挨拶文を記載します。
挨拶では以下の例文のように、自分が名乗るまでが挨拶文として含まれています。
特にオリジナリティを出す必要もないため、提携ぶんで問題ありません。
“お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。”
もし、面接後のお礼などで面識がある場合は、「先日は面接で貴重なお時間をいただきありがとうございました。」などの感謝を述べておくと、相手への印象が良くなります。
本文
挨拶文の次は本文を記載していきます。
本文を記載する際も、どんな話なのかが分かりやすいように結論から述べていた方が良いでしょう。
結論を述べた後に、詳細について記載していく流れです。
“この度は面接の日程変更の件でご連絡いたしました。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご指定いただきました日時ではすでに先約がございまして、ご対応が難しい状況でございます。
〇〇日の〇〇時〜でのご対応は可能でしょうか？
恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。”
最初に「面接の日程変更の件」と結論を書いているため、メールを読む相手はどんな話なのかをすぐに判断できます。
締めの言葉
本文の最後に締めの言葉を記載します。
締めの言葉も決まったパターンがあるため、メールの内容によって使い分けていきます。
具体的には以下のパターンがあります。
何卒よろしくお願いいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
他にもさまざまなパターンの締めの言葉があるので、メールの内容に応じた締めの言葉で本文を終わらせましょう。
署名
締めの言葉も入れたら、最後に署名を記載します。
署名を記載することで、自身の連絡先がすぐに確認できるため、相手からの連絡もスムーズにいくでしょう。
署名には、大学名、氏名、メールアドレス等の連絡先を記載します。
例えば以下のような形式がおすすめです。
———————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇〇〇（名前）
Mail：〇〇@〇〇.com
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————
メールの送信・返信で気をつけたいこと
ここではメールの送信・返信で気をつけておくべき点について解説します。
具体的には以下の点に気をつけた方が良いでしょう。
・送信は時間帯を気をつける
・返信はなるべく早いタイミングで
送信は時間帯を気をつける
1点目が、送信する際には時間帯に気をつけるという点です。
メールを送信する時間帯によっては、一般的なマナーがないという印象を受ける可能性があります。
基本的には相手企業の就業時間内に送ることを心がけましょう。
また、企業がメールを確認する時間帯としては、朝の出勤後や昼休憩後の時間帯が最も多いと言われています。
そのため、人事担当者が働くスケジュールを想定しながら相手が読みやすい時間帯を狙って送ることをおすすめします。
返信はなるべく早いタイミングで
2点目は、返信する際にはなるべく早いタイミングで行うという点です。
先ほど送信の場合は時間帯に気をつけた方が良いと述べました。
しかし返信の場合は、企業側が選考日程の調整など問いかけを行っているものが多いため、なるべく早く返信した方が良いでしょう。
また、返信を早く行うことで面接日程などは自分の希望を叶えやすくなります。
なぜかというと、人事担当者は複数の学生と日程調整をしているため、返信が遅くなると希望の日程がすでに埋まってしまっている可能性があるからです。
面接日程が合わないことで機会を逃してしまうのは勿体無いので、なるべく早めに返信することを心がけましょう。
【場面別】就活メールの例文を紹介
ここでは、場面別の就活メールの例文を紹介します。
具体的には以下のシーンごとにふさわしいメール内容を紹介していきます。
・企業応募時のメール例文
・面接日程調整のメール例文
企業応募時のメール例文
ここでは企業応募時のメール例文を紹介します。
具体的には以下の形でメールを送った方が良いでしょう。
“件名：【〇〇大学〇〇】選考応募と必要書類送付の件
〇〇株式会社人事部
新卒採用ご担当者 様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は御社のホームページで拝見した新卒採用選考に応募いたしたくご連絡いたしました
メールにて履歴書などの必要書類を添付しておりますので、お手数ですがご確認いただけますと幸いです。
お忙しい中、大変恐縮ではございますが面接の機会をいただければと考えております。
何卒よろしくお願いいたします。
———————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇〇〇（名前）
Mail：〇〇@〇〇.com
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————”
面接日程調整のメール例文
ここでは面接日程調整に関して、企業から連絡が来た場合の返信文を紹介します。
“件名：Re：一次面接日程のご連絡
〇〇株式会社人事部
〇〇 様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
この度は御社の一次面接日程をご連絡いただきまして誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記の日程にて面接をお願いできればと考えております。
日時：〇〇月〇〇日 〇〇時〜
場所：〇〇ビル 〇〇階 第一会議室
お忙しい中貴重なお時間をいただき大変感謝申し上げます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
———————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇〇〇（名前）
Mail：〇〇@〇〇.com
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————”
ここだけは知っておきたいポイント！（まとめ）
就活では、企業への選考応募や面接の日程調整など多くの場面でメールでの連絡が多用されます。
企業に最低限のマナーが身に付いていることをアピールするためにも、今回の内容を参考に適切なメールで企業とやり取りを行いましょう。
