就活ではお互いの面識が少ない状態で、企業とメールのやり取りをします。
企業からすると、多くの学生を相手にするため、どのメールがどの学生なのか判別がつきにくい状態です。
数あるメールの中から自分のメールを企業に認識をしてもらうために必要なのが、メールの署名です。
一方でどのような署名をメールに載せればよいのか、わからない方も多いでしょう。
今回は就活メールに必要な署名の書き方を例文付きで解説します。
選考活動で企業とのやり取りをおこなう方は、ぜひ参考にしてみてください。
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就活メールにおける署名の必要性
ビジネスメールにはさまざまな情報を記載しなくてならない中で、署名も欠かせない情報の一つになります。
一方で自身の名前や所属大学を名乗っているのに、署名が必要なのかを疑問に持つ方もいるでしょう。
本章では就活メールにおいて、なぜ署名が必要なのかを解説します。
就活メールでの署名の役割①：企業に個人を認識してもらうため
就活メールにおいて署名が必要な理由の1つ目は企業に個人を認識してもらうためです。
企業は就活で数多くの学生とやり取りをおこなうため、個人が認識しにくい状態になっています。
もちろんメールの本文を読み込めば個人の認識はできますが、膨大な数のメールを読み込むのは大きな負担となります。
膨大なメールの読み込みなどの負担軽減に役立っているのが、署名です。
署名は各個人を認識できる情報がひとまとまりになっているため、個人が認識しやすくなります。
就活メールでの署名の役割②：ビジネスメールにおいてのマナー
就活メールにおいて署名が必要な理由の2つ目はビジネスメールにおけるマナーとなっているからです。
理由は前述したとおり、お互いの配慮のために署名は当たり前の作法となっています。
お互いを思いやる作法・マナーが守れないのは、就活においてマイナスポイントになる可能性があります。
特に書類選考や一次面接ではビジネスマナーは評価の対象となっているため、注意が必要です。
ビジネスメールにおいて署名はマナーのため、必ずつけましょう。
就活メールの署名に必要な3項目
本章では署名を構成する3要素について解説します。
就活メールの署名は氏名・所属・連絡先の3項目で成り立っています。
どの項目も個人を認識してもらうためには、欠かせない情報です。
就活メールの署名項目①：氏名
氏名については自身の名前を書くだけですが、ふりがなはつけておいた方がより丁寧な印象を与えられます。
例えば、「山崎」という苗字でも「やまさき」と「やまざき」など読み方に細かな違いがあります。
企業側の立場を考えると読み方を正確に把握するためにも、ふりがながあった方がよいでしょう。
就活メールの署名項目②：所属の大学・学部
氏名の次は所属する大学と学部を記載しましょう。
理系学生の場合、研究室やゼミなど所属組織は多くなりますが、基本的には大学と学部だけで問題ありません。
所属が必要な理由は、個人を特定するためです。
例えば、「田中達也」という名前の方は全国に数多くいるため、同じ企業へエントリーしている可能性もゼロではありません。
所属を書いておかないと、同姓同名がいた場合に判別が難しくなります。
就活メールの署名項目③：連絡先
氏名と所属に続き、最後は連絡先ですが、メールアドレスと電話番号を記載しましょう。
記載する連絡先のポイントは2つあります。
1つ目は連絡の取りやすい連絡先を記載することです。
昨今では、メールアドレスを複数保持している方も珍しくありません。
保持しているメールアドレスの中には、連絡に気づきにくいメールアドレスもあるでしょう。
連絡を取りたい企業からすると、連絡のつきにくい連絡先では選考活動に支障をきたします。
2つ目はわかりやすい連絡先を書くことです。
メールアドレスに設定できる文字の中には、英語の小文字「l」と数字の「1」のように見分けがつきにくい文字もあります。
連絡を確実に取るためにも、連絡先はわかるように書きましょう。
【テンプレート】学生が送る就活メールの署名を3つ紹介
本章では就活メールに必要な署名を3つ紹介します。
氏名や所属、連絡先を変えれば、テンプレートとして利用可能なため、ぜひ活用していただければと思います。
パターン1：ふりがなが平仮名である場合
氏名につけるふりがなを、平仮名にしたパターンのテンプレートです。
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鈴木 一郎(すずき いちろう)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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パターン2：ふりがながローマ字である場合
氏名につけるふりがなを、ローマ字にしたパターンのテンプレートです。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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パターン3：住所を記載する場合
署名に住所をつける場合のテンプレートです。
住所の必要性については後ほど、解説します。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
住所：〒888-8888 東京都新宿区新宿99-99-99
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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就活メールの署名はメーラーに設定
就活メールを送る度に署名を手動で設定していては、かなりの手間となります。
手動で設定する場合には署名を貼り忘れる可能性もあります。
昨今のメールアプリは署名を設定すると自動でメールに載せることが可能です。
多くの方が使っている「Gmail」では以下の手順で署名の追加が可能です。
- 1.設定アイコンを押下して、すべての設定を表示ボタンをクリック
- 2.全般タブの下層にある署名の新規作成をクリック
- 3.署名の名前を設定
- 4.署名の本文を設定
- 5.署名の作成が終わったら、ページ下部にある変更の保存をクリック
就活メールの署名における注意点
就活は初めて企業を相手にすることから、些細な点が気になる方も多いでしょう。
署名ひとつとっても、気になるポイントはいくつかあるはずです。
本章では就活メールの署名における注意点を解説します。
住所の記載はどちらでも問題ない
様々な方のメールを見比べると、署名に住所があるパターン・ないパターンがあり、どちらが正しいのか悩んでしまう方もいるでしょう。
結論からいえば、住所の記載はありでもなしでも、どちらでも問題ありません。
メールを受け取る企業側にとって、署名があった方が良い理由は個人の識別と連絡先の2点です。
個人を識別するのは所属する大学・学科の情報で十分できるため、住所が必要な理由は特にありません。
内容はシンプルに
就活メールの署名を作成するポイントとしては、シンプルであることを意識しましょう。
テンプレートとして紹介した署名のシンプルさで十分です。
昨今では個人でも企業の担当者からメールを受け取る機会があるため、署名を目にする機会が多くあるでしょう。
例えば、以下のような署名を目にしたことがある方もいると思います。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
株式会社ヤマダ 営業第二課
住所：〒888-8888 東京都新宿区新宿99-99-99
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.com
建材のご用命は株式会社ヤマダの鈴木にお任せください！
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ビジネスメールの中には、目立つことを目的とした署名も存在しています。
取引先となる企業に少しでも名前を覚えてもらうための工夫です。
就活メールの署名に派手さは必要ないため、上記のような署名はおすすめできません。
署名はできるだけシンプルにした方が、良い印象を与えられるでしょう。
署名を入れ忘れたら再送信or次回のメールで
就活メールに署名をつけ忘れることも、就活の中では一度くらいあるかもしれません。
就活メールに署名をつけ忘れた際の対処法も紹介します。
就活メールに署名をつけ忘れた際の対処法は2つあります。
1つ目はメールの再送信です。
メールの送信後に署名のつけ忘れに気づいた場合には、署名を入れ忘れた旨をメールに記載して再送信をしましょう。
2つ目は次回のメールでの署名の設置です。
署名のつけ忘れに後で気づいた場合には、次回メールを送る際には必ず署名を忘れないようにしましょう。
次回のメールには、前回のメールに署名を入れ忘れた旨を記載します。
本文との見分けるために罫線は必要
ビジネスメールの署名欄には、本文と署名を分けるための罫線が設置されています。
罫線はどこまでが本文か分かりやすくすることで、読み手の負担を軽減する目的があります。
就活メールでも同じように罫線を設置して、読みやすいメールを目指しましょう。
罫線は例文で紹介したようなシンプルな線で問題ありません。
就活メールの署名を自動で入力する方法
就活メールの署名を自動で入力する方法としては、メールアプリに署名を設定しておくのがよいでしょう。
就活メールでよく使用されるOutlookの場合には、以下の手順で署名の自動入力が可能です。
- 1.メッセージのメニューから署名を選択
- 2.編集する署名の選択から、新規作成を選択する
- 3.新規に作成する署名に名前を設定する
- 4.新規に作成した署名を選択して、画面中部の署名の編集欄に署名を書き込む
- 5.保存ボタン押下する
- 6.既定の署名の選択から作成した署名を選択する
スカウトサービスで企業からのオファーメールを受け取ろう
就活といえば、学生から企業への応募という流れが一般的です。
就活メールも学生から企業へメールを送る機会の方が多いでしょう。
一方で昨今の就活では、企業から学生へオファーという逆の流れも登場しています。
既存の就活とは異なる流れの就活に使われているのが、スカウトサービスです。
スカウトサービスとは、企業が気になる学生へオファーを送るサービスになります。
企業は学生が登録したプロフィールや経歴を参考にして、自社にマッチしそうな人材へオファーを送っています。
スカウトサービスを活用して就活を成功させている学生は年々増加しているため、就活生には必見のサービスです。
多くの就活生に利用して欲しいスカウトサービスですが、理系学生におすすめなのは『TECH OFFER』です。
『TECH OFFER』は理系学生向けに作られたスカウトサービスであり、有名企業も活用しています。
企業からスカウトメールを受け取っている学生も多く、そのまま就活を成功させている学生もいます。
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就活メールの署名によくある質問
就活メールの署名は、メールの件名・本文の内容と比較すると重要度は低くなりがちです。
一方で企業の採用担当者は、細かい部分までチェックしているため、署名欄も注意して書く必要があります。
本章では就活メールの署名によくある質問を解説します。
就活メールに署名はいらないのでは？
メールアドレス・名前はメールに記載されているため、わざわざ署名欄を用意しなくともよいのではと考える方もいるでしょう。
確かに連絡先と名前だけであれば、署名欄がなくても事足りるかもしれません。
一方で署名欄のように情報が一元化されていると、企業側の負担が減らせるケースもあります。
たとえば、企業側が電話番号をすぐに知りたいケースです。
メールでのやり取りがうまくいかず、電話で面接日程の調整をしたい場合には署名欄にあると、すぐに電話番号が把握できます。
いちいち就活のナビサイトや履歴書からデータを探す手間が省けるため、企業側の負担軽減になります。
就活メールの署名は名前だけでよい？
署名欄の情報は就活メールには欠かせないポイントであるため、所属や連絡先も署名欄に載せるようにしましょう。
昨今は多くの学生が高いセキュリティ意識を持ち合わせているため、個人情報の発信には注意を払っています。
できるだけ個人情報をメールに載せたくないという考えから、署名欄には名前だけにしたいと考える方もいるでしょう。
高いセキュリティ意識は、昨今のビジネスマンに欠かせない要素なため、今後も注意を払っていただきたいポイントですが、志望企業にとって必要な最低限の情報は公開しておくとよいでしょう。
署名ではなくメールの最後に学生の名前だけでよい？
基本的には名前だけでなく、署名をメールの最後に載せましょう。
一般的な手紙と同じように、メールの最後は署名ではなく名前だけでよいのではと考える方もいるでしょう。
署名欄の役割は、紹介してきた個人情報の一元化以外にも本文の終わりを示す役割もあります。
署名欄に罫線があることで、本文の終わりを示せます。
他にも署名欄の設置はビジネスマナーでもあるため、マナーが備わっている点をアピールするためにも、署名欄はメールに載せましょう。
まとめ
就活が始まると、企業とメールのやり取りが発生します。
就活メールには署名が必要とされていますが、どのような署名をつければよいかわからない方も多いでしょう。
就活メールに必要な署名には以下3つの情報を載せれば、署名としては十分です。
- ・氏名
- ・所属
- ・連絡先
本記事では他にも就活メールに必要な署名のテンプレートや注意点を解説していますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
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