はじめまして、理系就活情報局です。
今回は、就活生が使うべきメールアドレスについて解説していきます！
「メールアドレスに気をつけなきゃいけないことってあるの？」「企業にメールアドレスまで見られてるの？」という疑問を持っている学生も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、「就活用メールとは」から「使うべきメールアドレス」、「新しく作成する際の注意点」、「企業とメールをする時の注意点」まで、解説します！
就活用メールとは
就活について調べていると就活用メールという単語が出てきます。
先輩や周りの就活生にも就活用メールを持っている人もいるでしょう。
どうしてわざわざ就活用メールを作っているのでしょうか？
ここではそもそも就活メールとは何なのか、また、わざわざ使い分けた方が良い理由について紹介していきます。
どんなメールが届くのか
そもそもどんなメールが届くのでしょうか？
まず就活を始めてすぐは就活サービスに登録するでしょう。
そのサービスからのお知らせメールが届きます。
お気に入り登録していた企業の新しい情報、記事の配信などです。
また、そこから応募する企業のマイページに登録するでしょう。
エントリーシートの受付が開始したとき、面接日程が追加されたとき、インターンに参加した企業であれば本選考が開始したときなどに、企業からメールがきます。
選考を受けているのであれば合否結果も届きます。
また、内定が出た企業の中でも最終的に行くと決めた企業であれば、しばらくはそのメールアドレスでやり取りを企業と続けることとなります。
就活に関して届くメールは以上のものが考えられます。
普段使いと分ける方が良い理由
どのようなメールが届くのかがわかりました。
このような就活に関係するメールと他のメールが同じ受信箱に入るのはおすすめしません。
そのため、就活用のメールアドレスを作成したほうが良いと言われています。
ではなぜ別々にした方が良いのでしょうか？
一番の理由は、就活関係のメールを見落とさないためです。
面接の日程や連絡事項をメールで伝える企業もあります。そのような企業が就活中は何社もあるわけです。
すぐにメールを見つけられるように、また間違えて消してしまわないようにするためにも就活用のメールアドレスを作っておくことをおすすめします。
また、就活が終わった後も就活関係のメールが届き続けます。利用していた就活サービスを退会する手続きも簡単に出来ます。
以上のことから普段使っているメールアドレスとは別で就活用のメールアドレスを作っておきましょう。
使うべきメールアドレス
就活用のメールアドレスを作った方が良い理由が分かったと思います。
次に、どのメールアドレスを使えば良いのだろうと思うでしょう。
ここでは避けた方が良いメールアドレスを先に紹介します。その後はオススメのメールアドレスを紹介していきます！
避けるべきメールアドレス
避けた方が良いと言われているのはauやdocomo、ソフトバンクなどのキャリア系です。
理由としては、送受信や保存の容量が他と比べた時に少ないからです。
企業へはメールで履歴書やエントリーシートをPDF添付でメール送信する時があります。そのような時を考えると容量が少ないというのは不便です。
また、避けた方が良いものとして広告の入るフリーメールも該当します。
本文の中に広告が入ってしまい、企業への印象も悪くなってしまうでしょう。
以上のことからキャリア系と広告の入ってしまうフリーメールはまず避けましょう。
オススメのメールアドレス
オススメのメールアドレスは大学用のメールアドレス、または広告の入らないフリーメールです！
大学用のメールアドレスの良い点としては新しくメールアドレスを作る必要がないこと、またその大学の学生であるという証明になる点です。
1つ注意点としては、全ての大学のメールアドレスが保存や送受信の容量が大きいわけではないという事です。自分の大学のメールアドレスは容量が大きいのか、また携帯からもすぐ確認できるものかを確認しておきましょう。
また、大学のメールアドレスは卒業後使えなくなる可能性が高いです。過去のメールを確認できなくなってしまうため、残しておきたいものがあるときは気を付けましょう。
次にフリーメールの良い点としては送受信や保存の容量が大きく、完全に就活関連のメールだけに絞れる点です。
広告の入らないフリーメールアドレスとしてはgmailやYahoo、OutlookやiCloudがおすすめです。手軽に作れるのも良い点です。
新しく作成する際の注意点
就活用としてフリーメールアドレスを作成しようという人も出てきたのではないでしょうか？
ここではメールアドレスを作成する際に気を付けた方が良いことを、例をふまえつつ紹介していきます！
避けた方が良い文字や言葉
避けた方が良い文字としてハイフン「-」やアンダーバー「_」があります。
理由として、履歴書に手書きでメールアドレスを書く場合があるからです。
ハイフンとアンダーバーの区別が手書きだとしにくい場合があります。
そのためあまり使わない方が良いでしょう。
避けた方が良い言葉としては、好きなバンド名など趣味を前面に出したもの、ランダムに英数字が並んでいるだけのものです。
印象にも関わるうえに、メールアドレスを手打ちをする場合があるため、このようなメールアドレスは避けた方が良いでしょう。
良い例
では実際にどのようなメールアドレスが良いのでしょうか。
シンプルに名前と数字が混じったものがおすすめです。
「Tarou0418@○○○.jp」のようなものです。
名前が入っているため、その人のメールアドレスであることも確認できます。
企業とメールをする時の注意点
ここまでで就活用メールアドレスを作った方が良い理由、作る際の注意点を紹介してきました。
最後は企業とメールするときの注意点を紹介します。
選考過程で面接日程をメールで決める場合、インターンに参加するのであれば日程についてなど、企業とメールをする機会が出てくるでしょう。
気を付けるべきマナーをここでは紹介していきます。
署名を入れること
メールの最後に署名を入れるということです。
ここでは自分の名前、大学名、学部学科と学年、電話番号とメールアドレスを記入します。
「*」や「-」を使い、区切りを上と下につけておくと良いでしょう。
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田中 太郎(たなか たろう)
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
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このような形です。最初のメールだけでなく、返信のメールなども含めて署名はしておきましょう。企業とのメールでは全ての最後にこれをつけるという認識で大丈夫です。
返信のタイミング
メールを返信するタイミングも大事です。1日の中でゆっくりと返信できる時間帯が22時あたりという学生、大学生の中には夜更かしをしてしまう学生などもいるでしょう。
しかし、企業の稼働している時間は一般的に9時から17時です。
9時から10時は会社全体で挨拶や1日の作業確認をしている場合もあります。
そのため、メールを確認しているであろう10時から17時あたりにメールを送るのがベストだと考えられます。
また、この時間帯に送れば企業もなるべく早く返信してくれるため、すぐにやり取りができます。
メールを送る時間というのも意識しておきましょう。
宛名
宛名はメール本文の最初に書きます。企業の中でも採用担当の人が学生とやりとりをしている可能性が高いです。企業も最初にメールをする際、「○○会社採用担当の○○です」と挨拶をしています。
ここの部分を見て、学生側も最初に「○○会社 採用担当 ○○様」と記入し、その後「○○大学○○学部○○学科○年の田中太郎です」といった具合で文章を書いていきましょう。
企業側も毎回のメールで同様の記入をしていると思います。
学生側も最初のメールだけでなく、返信していくメール全てで行っていきましょう。
あいさつ
宛名のところでもさらっと書きましたが、「○○大学○○学部○○学科○年の田中太郎です。」という部分があいさつにあたります。
宛名を書いた後、このあいさつを続け、その後伝えたい内容を書いていきましょう。
以上のことを踏まえ、メール全体では以下のような形になります。
○○会社 採用担当 ○○様
お世話になっております。○○大学○○学部○○学科○年の田中太郎です。
面接の日程ですが………
…………
よろしくお願いします。
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田中 太郎(たなか たろう)
○○大学○○学部○○学科 ○年
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:○○○@○○.jp
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このような形でメールを書いていきましょう。
まとめ
この記事では「就活生が使うべきメールアドレスとメールで気を付けるべきこと」について解説してきました。
重要なポイントをおさらいします。
・キャリア系、広告の入るメールアドレスは避ける。
・名前+数字を使ったメールアドレスにしておく。
・メールをするタイミングに気を付け、メールには宛名と挨拶、署名を必ず入れる。
