こんにちは。理系就活情報局です。
「百聞は一見に如かず」という言葉のとおり、一次面接を受けた結果、自分と合わない企業と判明するケースがあるでしょう。
合わない企業の選考を受け続ける意味はないため、一次面接を通過したとしても、二次面接は辞退するのが一般的です。
一方で選考の通過を目指して準備を重ねてきたため、面接の辞退については想定していない方がほとんどでしょう。
面接を辞退するタイミングや具体的な方法、話の切り出し方などわからないポイントだらけで困っている方も珍しくありません。
今回は「二次面接を辞退する時はメールor電話？」というテーマで解説します。
二次面接を辞退しようか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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二次面接は辞退できる？
辞退は可能だが熟考しよう
結論、二次面接の辞退は可能です。
ですが、二次面接をいきなり辞退するのではなく、本当に選考を辞退してもいいのか熟考することが大切です。
二次面接を辞退する場合は、本当に今の段階で断って後悔しないのかをしっかりと考えてからにしましょう。
もし「第一志望の最終選考に進んだからこちらは辞退する」という考えで辞退を検討している場合には、注意が必要です。
最終面接に進めたからといって、必ずしも内定が出るわけではないからです。
就職活動は、エントリーを逃してしまうと途中から選考に参加することはできません。
同じように、一度辞退した選考を受け直すことも基本的にできないと考えてよいでしょう。
体調不良や家の事情など、やむを得ない場合は企業側も日程の相談をしてくれるため、できるだけ早く採用担当者に相談することをおすすめします。
就職活動は、選考を進めていくにつれて選択肢が減ってきます。
将来後悔することがないよう、二次面接を辞退しようか迷った時は、「もうこの会社には入れないことになるが、それでも後悔しないのか？」としっかり考えてみてください。
体調不良の場合は日程変更の交渉を
二次面接の辞退を検討している方の中には、体調を崩したことが理由になっていることもあるでしょう。
無理して面接に臨んでも、途中で倒れたり咳き込んだりすれば、企業や周りの人々に迷惑をかけてしまいます。
体調が良くないと判断した場合は、たとえ当日であっても面接を中止する決意が大切です。
体調不良が原因で、かつ選考を辞退したくない場合は、面接日程の変更ができないかを確認するのが賢明です。
体調管理の不備を謝罪してお願いすれば、日程を変更してもらえる場合があります。
二次面接を辞退するときのマナー
できるかぎり早めに連絡する
二次面接を辞退するときのマナー1つ目は、できるだけ早い段階で連絡することです。
辞退をすることに気まずさを感じ、連絡をしにくい気持ちになるかもしれません。
一方で、企業が採用活動のためにスケジュールを組み、準備をしていることを認識しておく必要があります。
気まずいからと言って前日や当日まで辞退の連絡を引き伸ばしてしまうと、準備を進めている企業に迷惑がかかります。
気持ちよく辞退をするためにも、決断したらできるだけ早いタイミングで連絡を入れましょう。
無断の辞退はNG
二次面接を辞退するときのマナー2つ目は、最低限の礼儀として無断で辞退はしないことです。
企業との面接を無断で辞退することはできません。
無断で二次面接に行かなかった場合、企業は就活生が辞退したとは思いません。
「断りなく約束をすっぽかした就活生」と見做されてしまいます。
これから社会人として働いていく以上、面接を辞退する場合には連絡を入れるなど最低限の礼儀は保ちましょう。
「もう2度と会わないから大丈夫」などと過信せず、社会人としての誠意を示すような心がけをしましょう。
伝え方はメール・電話どちらでもOK
二次面接を辞退するときのマナー3つ目は、メール・電話どちらかで伝えることです。
面接辞退の連絡方法は、メールと電話のどちらでも構いません。
メールの場合、相手の開封状況を確認できないため、前日夕方～当日に連絡を入れても返事がない可能性があります。
採用担当者から連絡がない場合には、電話で重ねて連絡を入れることをおすすめします。
当日の辞退は電話一択
二次面接を辞退するときのマナー4つ目は、当日の辞退は電話で入れることです。
面接の辞退を決めたのが面接の前日夕方～当日と直前だった場合、連絡を入れてもメールが読まれない可能性があります。
トラブルや悪印象に発展しないためには、電話で連絡することをおすすめします。
その際は、「直前になってご連絡になり申し訳ございません」といった言葉を添えて丁重な姿勢を示しましょう。
二次面接を辞退するときの方法
メールで連絡を入れる
二次面接を辞退したいときは、基本的にメールで連絡すると良いでしょう。
「直接話さなければ申し訳ない」と思うかもしれませんが、メールでの連絡は企業側にとっても連絡の行き違いを防げるなどのメリットがあります。
企業としては、今後選考に参加しない学生には手短に対応したいため、二次面接の辞退はメールですると覚えておきましょう。
電話で連絡を入れる
二次面接を辞退する時に電話で断りを入れるのは、①選考直前に辞退の連絡を入れる時 ②辞退を連絡したメールに返信がない時です。
面接の前日や当日に二次面接を辞退すると決めた場合、メールを送る時間によっては、採用担当者が確認できない可能性があります。
そうなると、企業からは「二次面接を無断で欠席した」と判断される可能性が高まります。
また、メールで二次面接辞退する連絡を送っていても返信がない場合も、注意が必要です。
何らかの理由でメールを見落としているか、迷惑メールフォルダが入り込み読んでいない可能性が考えられます。
日数に余裕があればもう一度メールを送り、それでも返事がなければ電話をしてみると良いでしょう。
エージェント経由で連絡する
エージェント経由で就活している場合は、企業に直接連絡を入れるのではなく、エージェントに連絡しましょう。
前日夕方～当日に連絡を入れる場合は、エージェントの業務対応時間を待つことになります。
採用担当者に辞退の連絡が届くのが遅くなる恐れがありますので、この場合は直接電話で企業に連絡を入れて、その旨をエージェントに共有しましょう。
二次面接をメールで辞退する時に使える例文4選
他社で内定をもらった時
◎◎◎◎株式会社人事部人事課
◎◎◎◎◎様
お世話になっております。
先日、◎月◎日の二次面接のご連絡をいただきました、◎◎◎◎大学の（名前）と申します。
先日他社から内定をいただき、そちらの会社に入社することを決心いたしました。そのため、貴社の選考を辞退させていただきたく思います。
お忙しい中選考の機会を与えてくださったにもかかわらず、辞退することになり、大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の選考に参加させていただき、ありがとうございました。
貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（名前）
◎◎◎◎大学◎◎学部
090-XXXX-XXXX
Syusyoku@mail.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ミスマッチを感じた時
◎◎◎◎株式会社人事部人事課
◎◎◎◎◎様
お世話になっております。
先日、◎月◎日の二次面接のご連絡をいただきました、◎◎◎◎大学の（名前）と申します。
面接日程のご調整をいただきましたが、選考を通じて企業理解を深めていくうちに、私の求める環境との相違について考えるに至りました。改めて検討した結果、貴社の選考を辞退させていただきたいという結論に至りました。
お忙しい中選考の機会を与えてくださったにもかかわらず、辞退することになり、大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（名前）
◎◎◎◎大学◎◎学部
090-XXXX-XXXX
Syusyoku@mail.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
一身上の都合で辞退したい時
◎◎◎◎株式会社人事部人事課
◎◎◎◎◎様
お世話になっております。
先日、◎月◎日の二次面接のご連絡をいただきました、◎◎◎◎大学の（名前）と申します。
面接日程のご調整をいただきましたが、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中選考の機会を与えてくださったにもかかわらず、辞退することになり、大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（名前）
◎◎◎◎大学◎◎学部
090-XXXX-XXXX
Syusyoku@mail.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
エージェントに辞退を伝えたい時
◎◎◎◎◎様（担当者）
お世話になっております。（名前）です。
この度、◎月◎日に予定していた◎◎◎◎◎株式会社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
理由といたしましては、◎◎◎◎◎◎◎◎◎◎◎のためです。
お忙しい中、企業に取り次いでくださったにもかかわらず、辞退することになり、大変申し訳ございません。
お手数をおかけして大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
（名前）
二次面接を電話で辞退する時の伝え方
他社で内定をもらった時
お世話になっております。
◎月◎日に御社の二次面接を受けさせていただく、◎◎◎◎大学の（名前）と申します。
選考についてお伝えしたいことがあり、ご連絡いたしました。人事部の◎◎様はご在社でしょうか？
（担当者に電話を繋いでもらう）
お忙しいところ恐れ入ります。◎月◎日に御社の二次面接を受けさせていただく、◎◎◎◎大学の（名前）と申します。今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか？
この度は二次面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、［一身上の都合により／他社から内定をいただいたため］、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。せっかく選考の機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
（担当者が辞退を受け付けたと返答）
お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。
それでは、失礼いたします。
体調が悪い時
いつも大変お世話になっています。
◎◎◎◎大学の（名前）と申します。
本日御社の面接に伺う予定でおりましたが、体調不良により今後についてご相談したく、ご連絡いたしました。人事部の◎◎はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に電話を繋いでもらう）
お忙しいところ大変恐れ入ります。◎◎◎◎大学の（名前）です。
本日面接を予定しておりましたが、本日の朝から発熱しているため、面接に伺うことができなくなってしまいました。直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。もし可能であれば、別日に面接の機会をいただけないでしょうか？
（日程変更の了承を得る）
ありがとうございます。来週◎日、◎日、◎日の◎時～◎時の日程が空いています。ご都合いかがでしょうか。
（了解を得る）
ご調整いただき誠にありがとうございます。
この度はお忙しい中、私の都合でご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。◎日に改めてお会いできればと思います。引き続き、どうぞよろしくお願いします。
二次面接を辞退する時に気をつけたいポイント
連絡を取る時間の目安は企業の営業時間内
二次面接を辞退する時に気をつけたいポイント1つ目は、連絡を取る時間の目安は企業の営業時間内にすることです。
メールの送信時間に明確なマナーがあるわけではありませんが、企業の営業時間内にメールを送れば当日中にメールを見てもらえる可能性が高まります。
どうしても企業の営業時間内にメールの送信が難しい場合は、営業時間外に送信しても構いません。
不安な場合は、メールの予約送信機能を使うと良いでしょう。
二次面接を辞退する理由は正直に答える
二次面接を辞退する時に気をつけたいポイント2つ目は、二次面接を辞退する理由は正直に答えることです。
二次面接を辞退するという決断の裏には当然ながら、何らかの理由があります。
他社からの内定や自分に合わないと感じたなど様々な理由がありますが、中には企業側へ伝えづらい理由もあるはずです。
理由を濁して伝えたくなりますが、基本的には辞退の決断に至った理由をそのまま伝えましょう。
ありのままの理由を伝えた方が企業側も納得します。
また短い間とはいえ、企業とは縁のあった間柄です。
企業への誠意を込める意味でも、辞退の理由は正直に伝えることをおすすめします。
二次面接を辞退するか迷うときは周囲に相談する
二次面接を辞退する時に気をつけたいポイント3つ目は、二次面接を辞退するか迷うときは周囲に相談することです。
二次面接を辞退する決断をきっぱりとできるケースもあれば、中には迷いが生じているケースもあるでしょう。
自分でしっかりと考えて決断することは大切ですが、周囲に相談するという選択肢を忘れてはいけません。
周囲に相談するメリットは、客観的にアドバイスしてもらえる点です。
自分で考えていると視野や考え方が限定的となり、冷静な判断ができないケースも少なくありません。
周囲に相談する過程で状況の振り返りもできるため、決断に迷う場合には周囲に相談のもよいでしょう。
面接で相性を確認する前にスカウトサービスを利用しよう
自分に合う会社と判断して、面接を受けた結果、思っていた会社と違ったというケースは少なくないでしょう。
自分に合わない会社と分かった点は収穫ですが、面接準備には相応の時間がかかるため、なるべくなら面接前に分かっておきたい部分です。
相性の良い企業だけ受けたいのであれば、スカウトサービスがおすすめです。
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まとめ
就職活動も終盤にさしかかると、内定の獲得や求める職場環境ではなかったなどの理由で、選考を辞退するケースもあるでしょう。
企業の採用担当者も、すべての就活生が二次面接に参加するとは考えていません。数多くの就活生の中には、辞退を申し出る人もいると理解しています。
社会人としてのマナーと押さえておきたいポイントさえしっかり押さえれば、二次面接の辞退はスムーズに行えます。
自分の将来を見据えて、最適な選択をしましょう！
