親しい間柄でもお礼のメールを受け取ると、丁寧な印象を誰しも抱くでしょう。
企業においても同様で、面接後にお礼メールを送ると先方に丁寧な印象を与えられます。
お礼メールの効果を理解している一方で、どのようなメールを面接後に送ればよいのか困っている方も多いはずです。
特に文章を書くのが苦手な方にとっては、大きな負担になるでしょう。
今回は一次・二次面接後に出すお礼メールの書き方やポイントを解説します。
これから一次・二次面接を控えている学生はぜひ参考にしてみてください。
一次・二次面接後のお礼メールにはプラスの効果あり
結論からいうと、一次・二次面接後に出すお礼メールにはプラスの効果があります。
もちろん、お礼メールが合否に大きな影響を及ぼすほどのプラスの要素にはなりません。
とはいえ、小さくとも確実にプラスの効果があるといえるでしょう。
お礼メールには主に3つの効果があります。
1つ目は印象のアップです。
お礼のメールを受け取って、気分を悪くする人はおそらくいないでしょう。
むしろ、お礼の挨拶が送れる人物ということで、印象が良くなるケースがほとんどです。
2つ目は高い意欲を感じてもらえる点です。
面接から得た新たな気づきや学びを表現できれば、意欲的な学生と先方に思ってもえるでしょう。
高い意欲は選考で確実に加点となる要素です。
3つ目はビジネスマナーです。
仕事でメールを使うのが当たり前の昨今では、メールでのビジネスマナーも必要不可欠です。
お礼メールを通じて、ビジネスマナーが備わっている点をアピールできれば、プラスの効果となるのはいうまでもないでしょう。
【項目別】面接後に送信するお礼メールの書き方
本章ではお礼メールの具体的な書き方について解説します。
今回紹介する4つの項目に沿って、お礼メールを書いてみましょう。
書いたメールは読み直し、ブラッシュアップしていくとさらに良いものになります。
また第三者に読んでもらえば、自身では気づかない部分も指摘してもらえるため、第三者に一度読んでもらうことをおすすめします。
宛先
お礼メールの宛先は、選考過程で携わった人事の担当者にしましょう。
もちろん一次・二次面接を担当した方に送れると好印象ですが、宛先を知る機会がほとんどないので現実的ではありません。
また、人事担当者や面接を担当した方の連絡先がわからない場合には、公開している連絡先に送付しましょう。
多くの場合、企業の募集要項に担当部署のメールアドレスが記載されています。
宛先に関する注意点が1点あり、誤送信だけには注意しましょう。
選考の過程では、連絡先を多く知る機会が増えます。
選考に関わりのない方への送信はもちろん、別企業の人事担当者への誤送信はマイナスな印象を与えてしまいます。
昨今はメールの誤送信が問題となっているので、お礼メールを書く際は注意をしましょう。
件名
件名を書く際のポイントは1つだけです。
メールを見た瞬間に、内容や送信者がわかる件名にすることです。
わかりやすい件名にすることで、人事担当者にメールを読んでもらえる確率がグッとあがります。
お礼メールの件名は以下のようにわかりやすい件名にしましょう。
- 一次面接のお礼 XX大学 山田 太郎
人事担当者は選考を受けた学生はもちろん、社内で働く社員や社外の業者など多くの方とやり取りをおこなっています。
わかりやすい件名はメールを受け取る側の負担を下げるため、相手を気遣うマナーのアピールにつながります。
本文
本文の構成は宛名から始まり、自己紹介とお礼、面接の感想、結びの挨拶で終わる5つの構成にするとよいでしょう。
最後に本文の例文を載せておくので、ぜひ参考にしてみてください。
1つ目の宛名ですが、企業名と所属部署、相手の名前で基本的には十分です。
仮に担当者の名前がわからない場合には、「採用ご担当者 様」という具合に記載するとよいでしょう。
2つ目の自己紹介ですが、自己紹介はシンプルに挨拶と大学名、名前で問題ありません。
3つ目の面接のお礼は、面接をしてもらった気持ちをシンプルに表現しましょう。
4つ目の面接の感想も面接のお礼と同様に、面接を受けての所感をシンプルに書くのがポイントです。
5つ目の結びの挨拶では、改めて面接のお礼と送り先への心遣いを表現した内容にしましょう。
以下、お礼メールの例文となります。
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株式会社XX 人事採用部 鈴木 様
お世話になっております。
XX大学 経済学部3年の山田 太郎と申します。
本日はご多忙のところ、一次面接をしていただき、誠にありがとうございました。
本日の面接では実に様々なお話を伺う機会があり、改めて貴社で働きたいという気持ちがより一層高まりました。
ご多忙のことと存じますので、メールへの返信は不要でございます。
本日は貴重な機会を与えていただき、ありがとうございました。
署名
（メールの末尾につける署名は、送り主の名前や所属大学、連絡先を掲載する欄になります。）
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署名はメールの署名機能を使うと、毎度書く必要がなくなるので効率化できます。
署名を毎度書く場合、誤った情報を載せてしまう可能性もゼロではありません。
署名機能を活用して、正確な情報を載せるようにしましょう。
一次・二次面接後のお礼メールを送る際のポイント
一次・二次面接後に送るお礼メールには、おさえておくべきポイントがいくつかあります。
ポイントとしては以下の4つあげられます。
- ・お礼メールは面接した当日に送る
- ・自分の言葉で感謝を伝える
- ・内容は簡潔に
- ・基本的なマナーはおさえる
面接した日に送信する
お礼メールは面接に対するお礼となるので、面接した当日に送るようにしましょう。
人事担当者は1日に何十人と面接をしています。
時間が経過してからメールを送っていては、印象が薄れる可能性があります。
面接した当日のタイミングが、お礼メールを送るタイミングとしてはベストです。
面接の終了時間によっては、お礼メールを当日中に送れないケースもあります。
当日中に送付が難しい場合は、次の日の業務開始時間に間に合うように送るとよいでしょう。
面接した企業の業務開始が8時半であれば、8時ごろに送れば問題ありません。
仕事をメールチェックから始める方も多いので、朝一のメールチェックに間に合えば、お礼メールを読んでもらえるでしょう。
自分の言葉で感謝を伝える
感謝の気持ちや面接の所感を伝えるのが、お礼メールの役割です。
お礼メールは必ず自分の言葉で書いて伝えるようにしましょう。
本記事でも紹介しているとおり、お礼メールに関する検索をおこなえば、例文はいくらでも出てきます。
コピペした文章でもお礼メールとして成立しますが、人事担当者には刺さりにくいでしょう。
内容は簡潔に
お礼メールはつい多くの言葉を書きたくなりますが、内容は簡潔にしましょう。
メールを受け取る人事担当者にとって、簡潔でない文章は読むのに大きな負担となるためです。
特に選考期間中の人事担当者は、内外から数多くのメールを処理するため、大きな負担がかかっています。
読みづらいお礼メールはかえって逆効果になりかねません。
お礼メールの内容を簡潔にすることで、人事担当者の負担をできるだけ減らすメールにしましょう。
基本的なマナーはおさえる
お礼メールを送る際には、基本的なマナーも忘れてはいけません。
基本的なマナーとして、代表的なのは誤字脱字です。
送信前に読み直しやツールを使用したチェックで、誤字脱字はないようにしましょう。
また基本的に18時以降など、定時以降にメールを送信するのは良いマナーとはいえません。
定時後の送信となりそうな場合には、翌朝に回した方がよいでしょう。
一次・二次面接後にメールを送る際の注意点
お礼メールに関しては、いくつかの注意点があります。
せっかくのお礼メールが不注意により、マイナスな方に捉えられてはもったいないです。
以下の3つのポイントには注意して、お礼メールを書くようにしましょう。
- ・面接官全員にお礼メールは送らない
- ・自己PRは盛り込まない
- ・文章はできるだけ短く
面接官全員に送る必要はない
面接には複数が立ち会うケースがあるため、お礼メールも面接官全員にとなりがちですが、面接官全員にお礼メールを送る必要はありません。
選考で一番携わった人事担当者に送れば、お礼メールとしては十分です。
他の面接官にも感謝を伝えたい場合には、以下の文面を付け加える形で対応しましょう。
「A様やB様にも、くれぐれもよろしくお伝えください。」
自己PRは盛り込まない
お礼メールは文字どおり、面接のお礼を伝えることが目的です。
お礼以外の内容、特に自己PRを盛り込むことはかえって、逆効果になりかねません。
志望度の高い企業の場合、面接で上手くアピールできなかった内容などをついアピールしたくなります。
しかし、自己PRを盛り込んだお礼メールは印象を悪くする可能性があるので、避けましょう。
文章の長さ
面接での所感やお礼の気持ちを表現した結果、長い文章になってはせっかくのお礼メールが逆効果になります。
読み手が負担なく読める文章量に収めるのも、社会人としてのマナーの1つです。
200～300文字前後であれば、負担がなく読める文章量になります。
色々書きたい気持ちは抑えて、200～300文字前後にまとめた読みやすい文章を目指しましょう。
まとめ
面接後にお礼メールを送るのは主体性や熱意、マナーなどがアピールできるため、効果的です。
一方でお礼メールを、どのような内容にすべきかわからない方も多いでしょう。
お礼メールは感謝の気持ちや面接での所感を伝えることをメインとして、簡潔にまとめると良いお礼メールとなります。
ぜひ今回紹介したポイントや注意点を基に、一次・二次面接後にお礼メールを送ってみていただければと思います。
