こんにちは。理系就活情報局です。
理系新卒の就活に必要な履歴書は、アルバイトへの応募で書く履歴書とは異なり、様々なマナーや注意点が存在します。皆さんは、履歴書の書き方やマナーについてどの程度知っていますか。
この記事では、これから就職活動を始める人や、就職活動を始めて間もない人へ向けて、採用担当者の印象に残る履歴書のノウハウについて解説します。
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履歴書とエントリーシートの違いとは？
履歴書はこれまでの経歴を伝えるもの
履歴書とエントリーシートは、どちらも書類選考に必要なものですが、それぞれが異なる性質を持っています。
大まかな違いは以下の通りです。
| 履歴書 | エントリーシート(ES） | |
| 用途 | 選考・人事管理に使用 | 選考全般に使用 |
| 書式 | ある程度決まったフォーマットがある | 企業によってさまざま |
| 内容 | 自分の基本情報を書く | 自己PRの要素が強い |
上記から分かる通り、履歴書は「過去から現在まで」の事実を端的に記す公的書類です。
一方エントリーシートは、現在持っている経歴やスキルを活かして将来どのように活躍できるか、つまり「未来」に関する期待値についても書くことが可能です。
履歴書に書いた基本情報を、エントリーシートで裏付けして自己PRに繋げるのが、書類選考における基本と覚えておきましょう。
履歴書のよくある疑問
どんな履歴書を選べば良い？
履歴書は、A4かB5の2種類です。就活の場合はA4サイズを選ぶと良いでしょう。
履歴書には幾つかの種類がありますが、学校指定・市販・WEBでダウンロードできるテンプレートも基本的な構成に大きな違いはありません。
迷った場合は、自己PR欄が大きなものを選ぶと良いでしょう。
手書きとパソコンはどちらが有利？
以前は手書きが良いとされていましたが、最近では手書きとパソコンどちらでも構わないとされています。
ただし、志望する業界や企業によっては注意が必要です。
老舗企業や古い慣習を重んじる社風の企業では、未だに手書きが好まれる傾向にあります。
一方、IT業界や外資系企業であれば、パソコンで作成しても問題ありません。
なお、書道経験者など字のきれいさに自信がある人は、手書きの履歴書で良い印象を与えるのが効果的といえます。
効率的に作成したい場合はパソコンで、個性や熱意を伝えたい場合は手書きで作成すると良いでしょう。
空欄があっても良い？
履歴書は、次回の選考に進めるかどうかを左右する書類です。
履歴書には空欄ができないようにしましょう。
資格や免許欄などに何も書くことがない場合は、「特になし」と書いておくと、書き漏れを疑われる心配もなくなります。
修正ペンや修正テープは使える？
公的文書としての信用度がさがるため、履歴書に修正液は使用できません。
一般的な公的文書では、訂正に「二重取り消し線と訂正印」を使用しますが、履歴書の場合は見栄えが悪くなるためNGです。
書き損じた場合、面倒でも書き直しましょう。
学会発表はどこに書いてアピールする？
学会発表をしたことをアピールしたい場合は、研究課題欄に書きましょう。
もし研究課題欄がない場合は、自己PRや志望動機欄に含めるのも手です。
履歴書を書く前に準備するもの
履歴書を完成させるためには、以下のものを準備しておく必要があります。
・証明写真
・印鑑
・朱肉
・クリアファイル
・履歴書を入れる封筒
・就活に使えるメールアドレス
・履歴書
・ペン
履歴書を書き始める前に準備をして、締め切り前に慌てないようにしましょう。
基本情報の書き方
印鑑
印鑑は履歴書を書き始める前に押しましょう。
せっかく履歴書を仕上げても、押印ミスがあっては不備になってしまいます。
なお、押印欄のない履歴書には押印不要です。
日付
年月・日付を記載する際は、和暦か西暦のどちらかに統一しましょう。
履歴書の日付は面接日当日、郵送の場合は投函日を記載します。
証明写真
証明写真のサイズは、使用する履歴書記載のサイズに合わせます。
一般的なサイズは4×3cmで、大きすぎたり小さすぎたりするのは避けましょう。
剥がれた場合に備えて、写真の裏には氏名と学校名を記入します。
履歴書を書き損じることもあるので、写真は最後に貼るといいでしょう。
写真を貼る際には、両面テープを使用するのがおすすめです。
水のりやデンプン糊を使うと用紙がふやけてしまう場合があり、スティックタイプだと粘着力が弱く定着しきらない可能性があります。
住所
履歴書は公式な書類のため、住所の番地は省略せず「丁目、番、号」で記載します。
アパートやマンションの場合、建物名までしっかり書きましょう。
例：東京都○○区○○町○丁目○番○号 ○○レジデンス203号室
メールアドレス
メールアドレスは、自分の名前や苗字など、分かりやすい文字列を使用してください。
「kseihgs1953gsnb@～」のようなランダムな文字列のメールアドレスは、手入力する際に打ち間違いの原因となるため避けたほうが無難です。
学歴・職歴の書き方
中学校の卒業から書き始める
新卒就活では、学歴は中学卒業から書き始めるのが一般的です。
学校名は省略せず、正式名称を記載しましょう。
具体的な書き方の例は以下のとおりです。
| 年 | 月 | 学歴・職歴 |
| 学歴 | ||
| 平成○年 | 3月 | 東京都立○○中学校 卒業 |
| 平成○年 | 4月 | 東京都立○○高等学校 入学 |
| 平成○年 | 3月 | 東京都立○○高等学校 卒業 |
| 平成○年 | 4月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 入学 |
| 平成○年 | 3月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 卒業 |
| 平成○年 | 4月 | ○○大学大学院 工学部 電気システム工学専攻 入学 |
| 令和○年 | 3月 | ○○大学大学院 工学部 電気システム工学専攻 卒業見込み |
留学や休学をした場合
1年以上留学している場合は、学歴欄に記入します。
留学経験を書く際は以下のように書きましょう。
| 平成○年 | 4月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 入学 |
| 平成○年○月～平成○年○月 アメリカ○○○○大学に留学 | ||
| 平成○年 | 3月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 卒業 |
休学した場合は、「○○大学○○学部○○学科 休学」と記述し、その1行下に休学した理由を簡潔に書いてください。
| 平成○年 | 4月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 入学 |
| 平成○年 | 9月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 休学 |
| 健康上の理由のため | ||
| 平成○年 | 3月 | ○○国立大学 工学部 電気電子工学科 卒業 |
アルバイト経験は職歴に含めない
| 職歴 | ||
| なし | ||
| 以上 |
職歴は「なし」と書きます。アルバイトは職歴に入らないことを覚えておきましょう。
正社員の経験がない大学生は、職歴と記入した行の下の行に「なし」と記入し、その下に右詰めで「以上」と記してください。
資格・趣味・研究・ゼミの書き方
資格の書き方
資格を書く際も、学校名と同様省略せず、正式名称を記載しましょう。
たとえば、自動車の運転免許の正式名称は「普通自動車第一種運転免許」です。
TOEICなどの英語試験や語学関係の資格についても、同じ欄に記載します。
| 年 | 月 | 免許・資格 |
| 令和○年 | 6月 | 普通自動車第一種運転免許（AT限定）取得 |
| 令和○年 | 10月 | TOEIC Listening & Reading Test 720点 取得 |
趣味の書き方
趣味・特技からは学生の人となりを把握できるため、企業側も注目しています。
面接冒頭にあるアイスブレイクにも趣味・特技の話が使われる可能性があり、しっかりと記載しておきましょう。
具体的な書き方は以下のとおりです。
・趣味：模型作り
・特技：ランニング 毎日5キロ走っています。
研究の書き方
卒業研究や論文テーマについては、研究タイトルと2〜3行の概要を記載します。
参加した学会や、得られた評価などがあれば、併せて記載しておきましょう。
詳しい研究内容の説明は、エントリーシートで行います。
研究テーマが複数ある場合は、最も最近の研究、もしくは志望企業の業界・業種に関係しそうなものを選んで書きます。
書ききれなかった研究は「他何件」と記載し、エントリーシートで説明しておきましょう。
ゼミ（研究室）の書き方
学生時代にどのような勉学に取り組んでいたのかは、企業が関心を持つポイントです。
特にエントリーする企業の業務に関係するゼミや研究室に所属している場合には、尚更です。
具体的な書き方のポイントは以下のとおりです。
・研究や学んだ内容を端的に記載する
・ゼミや研究室における自身の役割を書き出す
・学んだ内容を仕事にどのように生かすかを書く
自己PR・志望動機・研究課題の書き方
自己PRの書き方
履歴書のなかには、自己PRを書く欄があるタイプの履歴書もあります。
書類選考では自己PRも評価の対象となるため、しっかりと記載しましょう。
具体的な書き方のポイントは以下のとおりです。
・自身の強みを結論として書く
・強みが発揮されたエピソードや強みが形成されたエピソードを書く
・エントリーする企業の仕事にどのように生かすかを書く
志望動機の書き方
自己PRと同様に、履歴書のなかには志望動機欄が用意されているタイプもあります。
志望動機は就活において重視される項目のひとつです。
以下の構成で志望動機を用意して、志望動機欄の9割は埋めるようにしましょう。
・志望した理由
・企業を選んだ理由や就活における軸
・理由や軸のエピソード
・入社後にしたいこと
研究課題の書き方
研究課題欄では、研究テーマを単に紹介するのではなく、取り組み方や学びに焦点を当ててアピールしましょう。
研究課題は、企業の特徴に合わせて書くことをおすすめします。
専門性を活かせる企業に応募する場合は、研究テーマの説明や取り組み方に、志望企業の業務に活かせる要素を盛り込むと、好印象を与えやすくなります。
スペースがある場合は、具体的なエピソードを交えて「研究にどのように取り組んだのか」という過程や「スキルを仕事でどのように活用したいのか」を記載しましょう。
専攻と異なる企業に応募する場合は、研究の内容・結果よりも過程・工夫したことなどを強調して仕事に活かせる能力や姿勢をアピールしましょう。
履歴書の封筒の書き方
履歴書を郵送する場合
履歴書を郵送する場合、封筒の表面には、住所・宛名・履歴書在中を記載します。
住所を書く際には、履歴書と同じく、「丁目、番地、号」を省略せずに正確に書きましょう。
宛名を書く際には、送付先によって付ける言葉が異なりますので、注意が必要です。
| 企業や部署へ送付する場合 | 御中 |
| 担当者へ送付する場合 | 様 |
| 担当者名が分からない場合 | ◎◎◎ご担当者様 |
最後に、赤字で「履歴書在中」と書きましょう。
企業には、就活関連の書類以外にも、さまざまな郵便物が届きます。
封筒に何も書いていないと、他の書類に埋もれてしまい、採用担当者のところに届けられない可能性があります。
履歴書以外の書類も含まれている場合は、「応募書類在中」と書きます。
裏面には、封筒の真ん中よりも左側に自分の住所・差出人名・〆マークを書きましょう。
履歴書を郵送する時は送り状が必須
履歴書を郵送する時は、送り状が必要です。
送付状は、誰が何のために書類を送ったのかを明らかにする書類です。
送付状は、一番上に重ねてクリアファイルに挟みます。
送付状の書き方は、以下の通りです。
◎◎◎年◎月◎日
株式会社◎◎◎
人事部 ご担当者様
◎◎◎大学◎◎◎学部◎◎◎学科
（名前）
住所：〒◎◎◎-◎◎◎◎
東京都新宿区◎◎◎◎◎◎
電話番号：090-◎◎◎◎-◎◎◎◎
メールアドレス：◎◎◎◎@◎◎◎◎◎◎◎◎
選考応募書類の送付につきまして
背景 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申しげます。
私は、◎◎◎大学◎◎◎学部◎◎◎学科の港太郎と申します。
このたび、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りします。
ぜひ、ご検討いただき、面接の機会をいただけると幸いに存じます。何卒よろしくお願いします。
敬具
記
・履歴書 1枚
・エントリーシート 1枚
以上
履歴書を手渡しする場合
就活では説明会に参加した際に、履歴書を手渡しするケースもあるでしょう。
履歴書は裸で渡すのではなく、必ず封筒に入れて渡します。
履歴書を入れる封筒にも以下のように押さえておくべきポイントがあるため、しっかりと対応しましょう。
・「履歴書在中」で履歴書が入っている点を強調する
・宛先の記載はしない
・裏面に日付と名前を書く
・送付状は不要
履歴書を手渡しする時のマナー
面接官に直接渡す場合は、封筒から履歴書を取り出して、履歴書を挟んだクリアファイルを封筒の上に重ねて、両手で渡します。
「こちらが私の履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えると、より丁寧です。
この時、書類の向きは面接官から読める方向にしましょう。
受付で渡す場合は、封筒に入れたまま、相手が文字を読める方向にして、両手で渡します。
履歴書で失敗するパターン
せっかく仕上げた履歴書が、書類不備で選考を通過しなかったという事態を避けるために、履歴書で失敗しがちなパターンを把握しておきましょう。
①文章にまとまりがなく、一文が長い
履歴書の記述にまとまりがなく、一見して伝えたいことがわかりにくい場合、採用担当者に読み進めてもらえない可能性があります。
結論から書き、一文は60字以内で簡潔にすることを意識して端的に纏めましょう。
②文字の大きさと間隔にばらつきがある
文字の大きさや間隔にばらつきがあると、スムーズに読み進められません。
手書きで履歴書を作成する場合は、鉛筆と定規を使ってマス目を作るなど、等間隔で書ける準備をしましょう。
パソコンを使用する場合も、文字の間隔や行間を調整して全体のバランスを整えてください。
③適度に読点を入れる
読みやすい文章にするには、一文につき読点を3つ程度入れて区切りましょう。
多用しすぎると細切れな印象になるため、全体を見て調整すると良いでしょう。
④誤字脱字が多い
誤字脱字が多いと、採用担当者は良い印象を持ちません。不注意・注意散漫な印象を持たれてしまい、選考の対象外になる可能性があります。
⑤略語を使っている
履歴書のスペースは限られていますが、略語を使用するのは避けましょう。
正式なビジネス文書に、略語は適していません。使い慣れている言葉が略語ではないか、校正時に注意して読み返してください。
履歴書をメールで送る時に気をつけること
件名はわかりやすく
履歴書をメールで送る場合、件名は誰が・誰に・何の目的で送ったメールかがわかる記述にすることがポイントです。
件名は、メールを受信したときに最初に目に入る部分です。
以下のように、一目で何のメールかわかる書き方にしましょう。
・【履歴書ご送付の件】◎◎◎大学（名前）
・履歴書をお送りします/◎◎◎大学（名前）
PDF形式で送る
メールで履歴書を送る場合、特に指定がない場合はPDF形式で送りましょう。
ファイル名は、採用担当者が一目で誰の履歴書かわかるように「履歴書＋大学＋氏名」などにすると良いでしょう。さらに、送付年月日も付けておくと親切です。
署名を忘れない
メールの末尾には、必ず署名を付けましょう。
署名は、氏名・学校・住所・連絡先の4点を記載します。
例）
___________________________________
名前（ふりがな）
◎◎◎大学◎◎◎学部◎◎◎学科◎年
〒◎◎◎-◎◎◎◎
◎◎◎県◎◎◎市◎◎◎◎◎◎
携帯電話：◎◎◎-◎◎◎◎-◎◎◎
メール：◎◎◎@◎◎◎◎◎◎
___________________________________
まとめ
本記事では、履歴書の書き方やマナーについて解説しました。
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