昨今はスマホアプリによる、チャットでのコミュニケーションの機会が多くなっています。

電話のように相手のタイミングや場所を考慮する必要がない方法のため、気軽で便利といえるでしょう。

一方で日常生活とは打って変わり、就活ではさまざまな場面で電話をかける・受ける機会があります。

電話を使い慣れていない方にとっては、電話でのマナーに自信がない方も多いでしょう。

今回は就活における電話のマナーを例文を交えて解説します。

これから説明会や選考を受ける就活生は、ぜひ本記事を参考にしてください。

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理系就活で電話が必要になるケース

理系就活で電話が必要になるケース

理系就活における電話マナーや対応方法を解説する前に、本章では理系就活において電話対応が必要になるケースを解説します。

どのような場面で電話対応が発生するかを改めて把握しておきましょう。

選考結果の連絡

内定決定の連絡はもちろん、選考通過の連絡も企業によっては電話でおこなうケースがあります。

選考結果の連絡は事務連絡が中心なため、やり取りが長くなるタイプの電話ではありません。

一方で電話での対応次第で相手の印象が変わってしまう可能性もあるので、気を抜かずにしっかりと対応する必要があります。

当日連絡など緊急性がある連絡

理系就活生が電話で企業に連絡を取る時は、前日~当日の面接の出欠連絡・遅刻・体調不良などの緊急性があるケースとなります。

企業に電話をかける場合、採用担当者が社内の自席にいなければ、連絡を取ることは難しくなります。

電話で連絡を取る場合は、必ずしも先方と話ができるわけではないことを念頭に置きましょう。

理系就活に必要な電話のかけ方のマナー

理系就活に必要な電話のかけ方のマナー

しっかりとした電話の受け答えは、社会人にとって基本中の基本です。

マナーを押さえた電話の受け答えができれば、就活ではプラスの方向に運ぶでしょう。

本章では理系就活に必要な電話のかけ方のマナーを解説します。

ハキハキと話す

電話での受け答えは相手の表情がわからない分、声でのコミュニケーションに気を使う必要があります。

電話での受け答えはハキハキと声を出して、しっかりと伝えるようにしましょう。

ボソボソとした話し方では、相手とのコミュニケーションが難しくなるのに加えて良い印象は持たれません。

電波の良い静かな場所でかける

どんなにしっかりとした発声で電話をかけたとしても、電波が悪ければ相手とのコミュニケーションが難しくなります。

電波もしっかりとコミュニケーションを取るうえでは重要な要素となるので、電波の良い場所でかける点は忘れないようにしましょう。

周囲が騒然とした状況では話も聞き取りづらくなるので、静かな場所を選ぶことも重要です。

【例文】説明会に5分ほど遅れる旨の電話

担当者:お電話ありがとうございます。株式会社ABC 人事部の鈴木でございます。

就活生:おはようございます。123大学理工学部4年の田中と申します。

本日の説明会の件についてなのですが、ご担当の方でしょうか?

担当者:はい。私が担当しております。

就活生:ただいま電車の遅延が発生した影響から、会社説明会に5分ほど遅れる見込みとなっております。

遅刻での参加となり大変申し訳ございませんが、参加させていただくことは可能でしょうか。

担当者:問題ございません。

本日は悪天候のため、多くの学生さんに遅刻が発生しております。

会社説明会の始まりも15分ほど繰り下げる予定です。

事故のないように気をつけて、ご来社ください。

就活生:ありがとうございます。申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

担当者:それでは失礼いたします。

就活生:失礼いたします。

理系就活に必要な電話の出方のマナー

理系就活に必要な電話の出方のマナー

選考通過や内定決定の連絡など、就活では基本的に企業から電話がかかってくるケースが多くなります。

結果的に電話をかける機会よりも、電話を受ける機会の方が多くなる方もいるでしょう。

本章では理系就活に欠かせない電話の出方のマナーを解説します。

3コール以内に電話を取る

電話がかかってきた場合、相手を待たせないためにも3コール以内には電話に出るようにしましょう。

電話での応対は相手の表情が見えない分、細かい点に気を使う必要があります。

仮に3コール以上になった場合には「お待たせしました」の一言を添えるようにしましょう。

自分から名乗る

ビジネスでは電話を受けた側が、名乗りをあげるケースが一般的です。

就活の電話も同様に、電話を受けた場合には自分から名乗るようにしましょう。

自分から名乗りを上げると、企業側も安心して電話の受け答えが始められます。

【例文】面接日程の調整

就活生:はい、(名前)です。

担当者:株式会社◎◎◎◎◎◎ 人事部の◎◎ と申します。

就活生:お世話になっております。

担当者:ただいまお時間よろしいですか。

就活生:はい、お願いいたします。

担当者:明後日の面接の件ですが、予定していた会議室が使用できなくなり、急遽面接会場を変更することとなりました。直前の連絡で申し訳ないのですが、当日は弊社本社ではなく、東京支社に来ていただけますか。

就活生:承知いたしました。では、御社の東京支社に伺います。

お時間は変更なく、14時でよろしいでしょうか。

担当者:はい、時間の変更はございません。

東京支社の住所と地図は、後ほどメールにてお送りいたします。

就活生:ご丁寧にありがとうございます。面接当日もよろしくお願いいたします。

担当者:はい。お気を付けてお越しください。それでは失礼いたします。

就活生:失礼いたします。

理系就活に必要な折り返し電話のマナー

理系就活に必要な折り返し電話のマナー

企業からかかってきた電話にすぐさま対応できればベストですが、毎回電話に出られるとは限りません。

講義や研究中、アルバイト中などでは電話に出ることはできないため、電話の折り返しが発生する機会は多いでしょう。

本章では理系就活における電話の折り返しのマナーを解説します。

電話番号を調べて準備をする

折り返しの電話をかけるタイミングは選べるため、電話をかける前に準備も可能です。

たとえば、かかってきた電話番号を調べれば、電話の発信元がわかるケースがあります。

発信元がわかれば電話の要件もおおよその見当がつくため、対応はしやすくなります。

折り返しの電話をかける前に電話番号を調べて、ベストな対応ができるように準備をしましょう。

昼休み・夜間には折り返しをしない

折り返しの場合、電話をかけるタイミングは学生が選べますが、企業の昼休みと夜間は避けるようにしましょう。

昼休みの場合、文字どおり休み時間となるので、担当者へ負担をかける結果となります。

夜間の場合には定時後のため、帰宅している可能性も高いので、折り返しの電話が担当者へつながるとは限りません。

【例文】不在着信への折り返し

担当者:お電話ありがとうございます。

株式会社◎◎◎◎◎◎ 総務部の◎ ◎でございます。

就活生:おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の(名前)と申します。

先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎ ◎ 様はご在社でしょうか?

担当者:人事部の◎ ◎ですね。少々お待ちください。

♪(保留中)

担当者:お待たせいたしました。大変申し訳ございませんが、◎ ◎ はただいま席を外しております。よろしければ、後ほど◎ ◎ より折り返しさせていただきますが、いかがでしょうか?

就活生:恐れ入りますが、お願いしてもよろしいでしょうか。14時~15時以外でしたら、いつでも電話に出られます。

担当者:承知いたしました。

就活生:◎ ◎様には、「いただいたお電話に出られず失礼いたしました。度々お手数をおかけいたします」とお伝えいただけますでしょうか。

担当者:はい、そのように申し伝えます。

就活生:お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

担当者:それでは失礼いたします。

就活生:失礼いたします。 

企業との電話で気をつけたいポイント

企業との電話で気をつけたいポイント

電話は顔を合わせるコミュニケーション以上に、気を使う必要があるコミュニケーション方法です。

対応次第では企業側に予期せぬ印象を与えてしまう可能性もあります。

本章では企業との電話対応で気をつけたいポイントを解説します。

要件は簡潔に伝える

結論を簡潔に伝えるのは、ビジネスマンにとっては基本中の基本です。

電話対応も同様に、要件は必ず簡潔に伝えるようにしましょう。

電話は相手の時間を奪うコミュニケーション方法でもあるため、貴重な時間を無駄にさせないためにも要件は簡潔に伝えることをおすすめします。

ビジネスマナーを守った言葉遣い

企業と連絡を取る時に注意したいことは、ビジネスマナーを守った言葉遣いです。

就活はビジネスの場という前提を忘れず、メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

就活における間違いやすい敬語と言い換え表現は以下の通りです。

NGOK
わかりました了解しました承知いたしましたかしこまりました
なるほどですね参考になりましたおっしゃる通りです勉強になりました
すいません申し訳ございません
よろしかったでしょうかよろしいでしょうか
伺わせていただきます伺います
おっしゃられたようにおっしゃったように

声が聞き取れない場合は正直に伝える

電話をかける・受けるタイミングで、電波・周囲の環境がベストなケースは少ないでしょう。

電波・周囲の環境により電話の声が聞こえない場合には、もう一度話してもらえるように依頼しましょう。

内容がしっかりと聞き取れない場合、適切な対応ができなくなる可能性があるため、聞き取れない場合には正直に伝えてください。

理系就活に電話マナーでよくある質問

理系就活に電話マナーでよくある質問

電話対応の経験が少ない場合、対応策として、ネットの情報収集をおこなうでしょう。

一方で情報は集めれば集めるほど、混乱をしてしまう可能性もあります。

本章では理系就活における電話マナーに関する質問へ3つ回答します。

就活の電話に出れなかったら、どうすればよい?

電話に出られなかったからといって、慌てて対応をする必要はありません。

かかってきた電話番号を調べて電話の内容をシミュレーションをすれば、より適切に対応できる確率はあがります。

就活の折り返し電話はどの時間までなら、かけてよい?

企業の終業時間以降は、折り返しの電話はかけない方がよいでしょう。

終業時間がわかるのであれば、決まった終業時間までに折り返すことをおすすめします。

終業時間がわからない場合であれば、18時までをひとつの基準と考えましょう。

また、担当者に電話がつながった際には、「お電話お受けできず申し訳ございませんでした。」と一言添えましょう。

就活の折り返し電話で担当者がわからない場合は?

折り返しに電話をかけた場合、必ずしも電話をかけた相手がつながるとは限りません。

担当者がわからない場合には要件を伝えて、担当者の方へ取りつないでもらうようにしましょう。

理系就活にはスカウトサービスの活用を

就活の方法はさまざまある中で、相性の良い企業を探すのであれば、スカウトサービスがおすすめです。

スカウトサービスは企業が気になった学生へ、逆にオファーを送るサービスになります。

スカウトサービスがさまざまある中で、おすすめなのが『TECH OFFER』です。

『TECH OFFER』は理系学生に特化したサービスであり、利用する側も理系学生を採用したい優良企業が多く存在します。

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まとめ

就職活動では、電話での対応やビジネスマナーを使う機会が突然訪れます。

電話を使い慣れていない方にとって、マナー面は特に自信がない方も多いでしょう。

今回は就活における電話のマナーを例文を交えて解説しました。

今回紹介した情報を整理して、ポイントを押さえた電話対応をしていただければと思います。