こんにちは。理系就活情報局です。
就活では、メールや電話を使って企業と連絡を取ることになります。
普段はDMやLINEをメインに使っている理系就活生の中には、「いまさら聞けないけれど、メールと電話のマナーがわからない……」と迷う度に検索しては「これでいいのかな？」と不安に思っている人もいると思います。
そこで、今回は就活の連絡でメールや電話を使う時のマナーや伝え方について、例文とともに紹介していきます。
必要になったときに焦ってしまわないために、理系就活生の方はぜひ参考にしてみてください！
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企業と連絡を取る時の使い分け
問い合わせや選考の返事はメールが基本
問い合わせや選考の返事は、メール連絡が基本です。
企業は多数の理系就活生からの応募を受け付けるため、基本的に、就活の連絡でいきなり電話がかかってくることはないと考えて良いでしょう。
選考案内も、メールで送られてくるパターンが主流です。
理系就活生が企業にメールを送るのは、問い合わせ・選考の返事・緊急性がない場合の連絡となります。
当日連絡など緊急性がある場合は電話
一方、理系就活生が電話で企業に連絡を取る時は、前日～当日の面接の出欠連絡・遅刻・体調不良などの緊急性があるパターンか、先方から電話で連絡があった場合、もしくはメールの返事がない時に確認となります。
企業に電話をかける場合、採用担当者が社内の自席にいなければ、連絡を取ることは難しくなります。
電話で連絡を取る場合は、必ずしも先方と話ができるわけではないことを念頭に置きましょう。
企業と連絡を取る時に注意したいこと
メールも電話も簡潔に伝える
企業と連絡を取る時に注意したいこと1つ目は、メールも電話も簡潔に伝えることです。
就活やビジネスの場では、とにかく簡潔に伝えたいことをわかりやすく整理しましょう。
ビジネスマナーを守ることは大切ですが、丁寧すぎる言い回しをしてしまうと、相手は何を求められているのか判断できず、仕事の手を止めさせてしまいます。
体調不良による当日の出欠連絡や内定辞退など、言いづらい・書きづらいと感じる内容であったとしても、相手の仕事時間を尊重して伝えるようにしましょう。
ビジネスマナーを守った言葉遣い
企業と連絡を取る時に注意したいこと2つ目は、ビジネスマナーを守った言葉遣いです。
就活はビジネスの場という前提を忘れず、メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
就活における間違いやすい敬語と言い換え表現は以下の通りです。
| NG | OK |
| わかりました了解しました | 承知いたしましたかしこまりました |
| なるほどですね参考になりました | おっしゃる通りです勉強になりました |
| すいません | 申し訳ございません |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 伺わせていただきます | 伺います |
| おっしゃられたように | おっしゃったように |
返信や折り返しのタイミング
企業と連絡を取る時に注意したいこと3つ目は、返信や折り返しのタイミングです。
メールも電話も、基本的にはすぐに返信・折り返しましょう。
メールの場合は、採用担当者が退社した後に送っても失礼ではありませんが、電話の場合は注意が必要です。
電話で折り返し連絡を入れる場合は、昼食の時間帯を避け、業務時間内にかけましょう。
業務時間を過ぎてしまった場合は、その日のうちに連絡がつく可能性は低くなります。その場合、折り返し連絡した旨と翌日の午前中にかけ直すことを添えたメールを送っておくと、その日のうちに電話をかけた誠意が伝わります。
メールの基本構成と例文
メールの基本構成
メールで連絡する時は、基本構成を押さえましょう。
①件名
件名だけで内容が伝わる、簡潔な一文にしましょう。
例：面接の日程調整のお願い/◎◎◎大学（名前）
②宛先
社名・部署名・役職・名前の順で、誰に宛てたメールなのかを示しましょう。
例：
株式会社◎◎◎◎◎◎
◎◎◎部◎◎◎リーダー
（名前）様
※株式会社は省略しない
※名前がわからない場合は「採用ご担当者様」などでも可
③挨拶
例：お世話になっております。◎◎◎大学（名前）です。
④内容
用件を簡潔に書きましょう。
⑤締め
例：お忙しいところお手数をおかけして、申し訳ございません。 何卒ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
⑥署名
――――――――――――――
◎◎◎大学◎◎◎学部 4年
（名前）
携帯：000-0000-0000
o_tech@xxxxxx.xxx.xxx
――――――――――――――
【例文】面接日程の調整
件名：面接の日程調整のお願い/◎◎◎大学（名前）
株式会社◎◎◎◎◎◎
人事部 採用担当
（名前）様
お世話になっております。
◎◎◎大学◎◎◎学部4年の、（名前）と申します。
先日は、面接の日程をご連絡をいただき、ありがとうございました。
日程のご連絡をいただいた中大変申し訳ございませんが、
面接日の◎月◎日は13:00から別の面接予定が入っており、
ご案内いただいた日時に伺うのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか？
・◎月◎日（月） 13:00〜17:30
・◎月◎日（火） 9:00〜17:30
・◎月◎日（水） 9:00〜12:00
お忙しいところお手数をおかけして、申し訳ございません。
何卒ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
◎◎◎大学◎◎◎学部 4年
（名前）
携帯：000-0000-0000
o_tech@xxxxxx.xxx.xxx
――――――――――――――
【例文】内定承諾の返事
件名：Re:内定のご連絡（株式会社◎◎◎◎◎◎）
株式会社◎◎◎◎◎◎
人事部 採用担当
（名前）様
大変お世話になっております。
◎◎◎大学◎◎◎学部4年の、（名前）と申します。
先日は、面接の日程をご連絡をいただき、ありがとうございました。
このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。
内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。
貴社に内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。
貴社で一日も早く活躍できるよう、入社日を目指して努力して参ります。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――
◎◎◎大学◎◎◎学部 4年
（名前）
携帯：000-0000-0000
o_tech@xxxxxx.xxx.xxx
――――――――――――――
電話の基本マナーと例文
基本的な電話のかけ方
電話で連絡を取る時は、以下の基本を押さえましょう。
①「もしもし」はビジネスでは使わない
「もしもし」ではなく、「はい、（名前）です」と出るとスマートです。
②相手が名乗ったら、まずは挨拶をする
「おはようございます」「お世話になっております」「先日はありがとうございました」など、相手やシチュエーションに合わせて元気に挨拶をしましょう。
③相手が名乗らない場合は
就活ではあまり無いシチュエーションですが、もし相手が誰か分からない場合は「失礼ですがお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と伝えましょう。
④「了解しました」もNG
「了解しました」も使ってしまいがちですが、正しい表現ではありません。「承知しました」と言い換えましょう。
⑤声が聞き取れない場合は正直に伝える
電波が悪く相手の声が聞こえない場合、多少気まずくても正直に伝えましょう。
要件を聞き逃す方が問題です。「すみません、お電話が少し遠いようで、聞き取れませんでした。もう一度教えていただけますか」と、クッション言葉を沿えるとスムーズです。
【例文】面接日程の調整
就活生：はい、（名前）です。
担当者：株式会社◎◎◎◎◎◎ 人事部の◎◎ と申します。
就活生：お世話になっております。
担当者：ただいまお時間よろしいですか。
就活生：はい、お願いいたします。
担当者：明後日の面接の件ですが、予定していた会議室が使用できなくなり、急遽面接会場を変更することとなりました。直前の連絡で申し訳ないのですが、当日は弊社本社ではなく、東京支社に来ていただけますか。
就活生：承知いたしました。では、御社の東京支社に伺います。
お時間は変更なく、14時でよろしいでしょうか。
担当者：はい、時間の変更はございません。
東京支社の住所と地図は、後ほどメールにてお送りいたしま す。
就活生：ご丁寧にありがとうございます。面接当日もよろしくお願いいたします。
担当者：はい。お気を付けてお越しください。それでは失礼いたします。
就活生：失礼いたします。
【例文】不在着信への折り返し
担当者：お電話ありがとうございます。
株式会社◎◎◎◎◎◎ 総務部の◎ ◎でございます。
就活生：おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎ ◎ 様はご在社でしょうか？
担当者：人事部の◎ ◎ですね。少々お待ちください。
♪（保留中）
担当者：お待たせいたしました。大変申し訳ございませんが、◎ ◎ はただいま席を外しております。よろしければ、後ほど◎ ◎ より折り返しさせていただきますが、いかがでしょうか？
就活生：恐れ入りますが、お願いしてもよろしいでしょうか。14時～15時以外でしたら、いつでも電話に出られます。
担当者：承知いたしました。
就活生：◎ ◎様には、「いただいたお電話に出られず失礼いたしました。度々お手数をおかけいたします」とお伝えいただけますでしょうか。
担当者：はい、そのように申し伝えます。
就活生：お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
担当者：それでは失礼いたします。
就活生：失礼いたします。
まとめ
就職活動では、普段慣れていない言葉遣いやビジネスマナーを使う機会が突然訪れます。
メールや電話連絡が必要になった時にすぐに参照できるよう、本記事をブックマークしておきましょう。
もし非通知架電の着信拒否などの機能を利用している方は、就職活動中は念のため解除しておくことをおすすめします。
また、メールで頻繁に使うことになる署名設定は、隙間時間に済ませておくと良いでしょう。
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