【例文あり】就活で押さえておくべきメール&電話のマナー

就職活動におけるメールマナーは社会に出ても必ず役立ちます!
就活生は社会人としての可能性を判断されますので、メールというコミュニケーションから一歩リードしましょう!

目次

  • メールや電話のマナーも評価の対象
  • 今日から使える就活マナー【メール編】
  • 今日から使える就活マナー【電話編】
  • その他の通信系就活マナーや注意点
  • これだけは知っておきたいポイント

就活が本格化すると、企業の採用担当者とのやり取りが増えてきます。

「敬語を正しく使えている自信が無い…」

「失礼な学生だと思われていないかな?」

この記事では、上記のような不安を持つ理系就活生の皆さん向けに、メールや電話でのコミュニケーションのマナーについて、詳しく解説していきます。

メールや電話のマナーも評価の対象

メールや電話はビジネスシーンにおいて、最も基本的なツールとして活用されています。

メールや電話の応対は全ての社会人に求められる基礎的なスキルですから、場合によっては採用担当者へ悪い印象を与えてしまう可能性があるのです。

企業側は皆さんが学生であることを理解していますから、多少の言い間違いや不慣れな態度について過度に気にする必要はないでしょう。

しかしながら、就活生として最低限のビジネスマナーは知っておく必要があります。

エントリーシートや面接での良い印象が帳消しにならないよう、メールや電話の基本的な応対は必ず押さえておきましょう。

今日から使える就活マナー【メール編】

就活に必要なメールマナーの基本について説明します。後半ではメールの文例を紹介していますので、是非参考にしてみてください。

メールの返信は24時間以内が基本

ビジネスメールのルールとして、返信は24時間以内が原則とされています。

就活中に受信するメールの要件で多いのが、説明会や面接の日程調整です。

送信した採用担当者は、あなただけにメールを送るわけではありません。候補者数人にメールしたうえでスケジュールの調整をするため、返信はできれば早めに欲しいと考えているのです。

とはいえメールの内容によっては、すぐに回答できない場合もあります。24時間以内の返信が難しい場合は、回答までに猶予が欲しい旨のメールを送っておきましょう。

また、メールの見落としによって返信が遅れた場合、採用担当者へ悪い印象を与えてしまう可能性があります。普段メールを使わない人も、就活中は毎日メールボックスをチェックする、新着メールの通知設定をする、などの対策をしておきましょう。

件名の付け方

まず、先方が送信したメールへ返信する場合は、原則として件名は変えないようにしましょう。送信者がメールの件名で検索をかけたり、過去のやり取りを管理している可能性があるためです。

自分の方からメールする際には大学名と氏名を付記すると、人事担当者は多くのメールを処理していることから管理しやすいので親切でしょう。

こちらからメールを送る場合、読むだけで要件が理解できる件名が理想的です。

例えば下記のような件名はどうでしょうか。

件名:一次面接の件について(○○大、田中一郎)

これだけでは、一次面接の何について書いてあるのか、詳しい内容か分かりません。採用担当者は同じような件名のメールを毎日何通も受信しており、開封しないと内容が分からないのでは不親切といえます。

件名:〇〇大学 山田太郎】11月10日の一次面接日程変更のお願い

上記のように件名だけで内容が理解できれば、受信側はメールを開くことなく、すぐに返信が必要か後まわしにしてもよいかを判断することができるのです。

また、長すぎる件名は途中で切れてしまう可能性があるため、あまり好ましくありません。件名のめやすとして、25字程度までを心がけましょう。

メール本文の基本構成

メール本文の基本構成は以下の通りです。

1.宛先

宛先は「企業名」「役職」「担当者名」です。それぞれ省略せず、正式名称で書きましょう。「株式会社」が社名の前にくるか、後にくるかを間違えないように注意してください。また、(株)と省略するのはマナー違反です。

2.書き出し

「お世話になっております」「初めてご連絡いたします」など、相手に合わせて簡単な挨拶を一文入れます。挨拶に続いて、自分の所属と名前を書きます。

3.内容

冗長にならないよう簡潔に要件を記載しましょう。長くなるようであれば、結論から書き始めると読みやすいメールになります。

4.締めくくり

書き出し同様、締めの一文を添えます。

5.署名

メールの末尾には、自分の名前、所属、連絡先を記載します。自動的に署名が記載されるよう設定しておくと便利です。

メール文例1:面接日程の調整(担当者へ返信する場合)

実際に採用担当者宛にメールを送る場面を想定した文例をご紹介します。先方担当者から、一次面接の日程について提示され、それに対するメールを返信するシチュエーションです。

件名:Re:一次面接日程のご案内

————————————————————  

○○○株式会社 総務部 人事課 課長 □□ □□様(フルネーム)

お世話になっております。
△△̻大学3年の△△ △△(フルネーム)です。

一次面接日程の件、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。 ご指定いただいた下記日時で問題ございません。

●月●日(水)14時

ご指示の通り貴社東京オフィスへお伺いいたします。
お忙しい中、貴重なお時間をいただき恐縮です。

何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------------------
△△大学工学部 △△△工学科3年
(名前)
(携帯番号)
(メールアドレス)
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メール文例2:面接のお礼

続いて、面接終了後に担当者へお礼メールを送るシチュエーションです。面接中に印象に残った話題に触れつつ、冗長にならないように気をつけましょう。お礼のメールは当日中、遅くても次の日の午前中までには送るのがマナーです。

件名:●月●日一次面接のお礼

————————————————————

○○○株式会社 総務部 人事課 課長 □□ □□様(フルネーム)

お世話になっております。
△△̻大学3年の△△ △△(フルネーム)です。
本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。

貴社の事業内容や理念について直接伺えたことで、貴社で働きたい 想いが一層高まりました。
特に、面接中に□□様が仰っていた 「◆◆◆◆」のお話に、強く感銘を受けております。

まずは面接のお礼を申し上げたくメールいたしました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

------------------------------------------------------------
△△大学工学部 △△△工学科3年
(名前)
(携帯番号)
(メールアドレス)
------------------------------------------------------------

今日から使える就活マナー【電話編】

メールに比べると機会は減りますが、採用担当者と電話をする際の基本的なマナーも覚えておきましょう。後半には会話例も用意しています。

採用担当者から電話を受ける場合

採用担当者からの突然の電話は緊張感がありますね。基本的には相手の会話に合わせての応対になりますが、下記のマナーについて気をつけましょう。

1.「もしもし」は言わない

「もしもし」は、ビジネスシーンにそぐわないとされる表現です。なるべく使用を控えましょう。

2.「了解しました」もNG

「了解しました」も使ってしまいがちですが、正しい表現ではありません。「承知しました」に言い換えましょう。

3.相手が名乗ったらまずは挨拶

「おはようございます」「お世話になっております」「先日はありがとうございました」など、相手やシチュエーションに合わせて元気に挨拶をしましょう。

4.相手が名乗らない場合は

就活ではあまり無いシチュエーションですが、もし相手が誰か分からない場合は「失礼ですがお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と伝えましょう。

5.声が聞き取れない場合は正直に伝える

電波が悪く相手の声が聞こえない場合、多少気まずくても正直に伝えましょう。要件を聞き逃す方が問題です。「すみません、お電話が少し遠いようで、聞き取れませんでした。もう一度仰っていただけますか」と、クッション言葉を沿えるとスムーズです。

採用担当者宛に電話をする場合

前提として、学生側から企業へ電話をするシチュエーションはあまり多くありません。

電話は急ぎの要件を伝えるためのツールです。メールと異なり、電話はかかってきたタイミングで対応しなければなりません。担当者への負担となるため、緊急時以外にこちらから電話をすることは避けましょう。

「面接当日に体調不良になった」「今日中に連絡するように言われた」などの理由で企業宛に電話をする場合、以下のマナーを理解しておく必要があります。

1.電話をする時間帯

営業時間内であれば基本的には問題ありませんが、始業直後(始業開始から30分)、昼休みの時間帯(企業によりますが概ね12時~13時)の時間帯は電話を避けたほうが無難です。

2.相手が出たら、まずは自分の所属を伝える

相手が電話に出たら、まずは自分の「大学名」「名前」を伝えましょう。相手の携帯電話へ直接かける場合でも同様です。

3.話したい相手に取り次いでもらう

企業の固定電話にかける場合、本人以外が出る可能性があります。

話したい相手の「部署」「名前」「要件」を明確に伝えましょう。

4.担当者不在の場合は

担当者が不在で取り次いでもらえなかった場合は、何時頃にかけなおせばいいか確認します。急ぎの場合は「恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」と断ってから伝言をお願いしましょう。

電話の受け答え例1:面接会場変更の連絡

採用担当者から電話がかかってきた場面を想定して、受け答えの例文をご紹介します。基本的には相手の用件に対して、丁寧に受け答えできていれば問題ありません。

就活生:はい、○○です。

担当者:○○○株式会社 人事部の□□と申します。

就活生:お世話になっております。

担当者:ただいまお時間よろしいですか。

就活生:はい、お願いいたします。

担当者:明後日の面接の件ですが、予定していた会議室が使用できなくなり、面接会場を急遽変更することとなりました。直前の連絡で申し訳ないのですが、当日は弊社本社ではなく、東京支社に来ていただけますか。

就活生:承知いたしました。では御社東京支社に伺います。
お時間は変更なく、14時でよろしいでしょうか。

担当者:はい、時間の変更はございません。
東京支社の住所と地図は、後ほどメールにてお送りいたしま す。

就活生:ご丁寧にありがとうございます。面接当日もよろしくお願いいたします。

担当者:はい。お気を付けてお越しください。それでは失礼いたします。

就活生:失礼いたします。

電話の受け答え例2:不在着信への折り返し

自分の電話に不在着信があった場合の折り返しです。電話しても問題ない時間帯か、確認してから折り返しましょう。

担当者:お電話ありがとうございます。
○○○株式会社 総務部の□□でございます。

就活生:おはようございます。△△大学の△△と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事課の□□ 様はいらっしゃいますか。おそらく先日の一次面接の件かと存じます。

担当者:人事課の□□ですね。少々お待ちください。

    (保留中)

担当者:お待たせいたしました。大変申し訳ございませが、□□はただいま席を外しております。よろしければ、後ほど□□より折り返させますがいかがでしょうか。

就活生:恐れ入りますが、お願いしてもよろしいでしょうか。14時~15時以外でしたら、何時でも電話に出られます。

担当者:承知いたしました。

就活生:□□様には、「いただいたお電話に出られず失礼いたしました。度々お手数をおかけいたします」とお伝えいただけますでしょうか。

担当者:はい、そのように申し伝えます。

就活生:お手数ですがよろしくお願い致します。

担当者:それでは失礼いたします。

就活生:失礼いたします。  

その他の通信系就活マナーや注意点

就活生と話をしていると、「企業との連絡にLINEは使わないほうがいいですか?」と聞かれることがあります。最近では一部の企業、特にIT関連やスタートアップ系企業では、「LINE」や「Chatwork」が就活にも使われ始めています。

とはいえ、就活における連絡手段の主流はメールと電話です。採用担当者から指示された場合を除き、基本的に企業との連絡はメールか電話で行うと考えてよいでしょう。

企業からの指定でチャットツールを使う場合も、メールと同様丁寧丁寧な文体を心がけましょう。絵文字やスタンプは使わない方が無難です。

また、リモートワークが定着したことで、Web面接の機会は今後も増えることが予想されます。電話や対面とは異なる独自のマナーが必要となるため、あらかじめ勉強しておくことをおすすめします。

参考:Web面接は事前準備で決まる!当日の流れや対策、失敗談など徹底解説

これだけは知っておきたいポイント

就活で押さえておくべき、メールと電話のマナーについて解説しました。

電話もメールも、基本的に丁寧に受け答えできていれば問題はありません。慣れない社会人とのやり取りは緊張するかとは思いますが、落ち着いて対応しましょう。

今回のまとめは以下の通りです。

・メールの返信は24時間以内に!企業名や相手の名前は省略せずに記載する

・採用担当者とのやり取りは基本的にメールが◎。急ぎの用件以外、電話は控える

・電話をかけるときは、自分の所在と名前、用件をはっきりと伝えよう

この記事が、就活中の理系学生の皆さんのお役に立てば幸いです。

  • 監修
    株式会社テックオーシャン
    人工知能やビッグデータを駆使し、理工系人材領域における採用ベストマッチングを生み出すHR Tech企業です。 理工系学生専門のオファーがもらえる就活サービス「TECH OFFER」と、大型イベントから1on1面接まで、気軽に企業と出会えるカジュアル就活サービス「TECH MEET」を運営しています。