就活ではお互いの面識が少ない状態で、企業とメールのやり取りをします。
企業からすると、多くの学生を相手にするため、個人の判別がつきにくい状態です。
企業に個人の認識をしてもらうために必要なのが、メールの署名です。
一方でどのような署名をメールに載せればよいのか、わからない方も多いでしょう。
今回は就活メールに必要な署名の書き方を例文付きで解説します。
選考活動で企業とのやり取りをおこなう方は、ぜひ参考にしてみてください。
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就活メールにおける署名の必要性
就活メールにおいて、署名は必要不可欠な要素です。
署名が就活メールに必要な理由は2つあります。
1つ目は企業に個人を認識してもらうためです。
企業は就活で数多くの学生とやり取りをおこなうため、個人が認識しにくい状態になっています。
もちろんメールの本文を読み込めば個人の認識はできますが、膨大な数のメールを読み込むのは大きな負担となります。
負担の軽減に役立っているのが、署名です。
署名は各個人を認識できる情報がひとまとまりになっているため、個人が認識しやすくなります。
2つ目はビジネスメールにおいて、マナーとなっているからです。
ビジネスメールにおいて、署名の設置はマナーとなっています。
ビジネスでのマナー違反は、就活ではマイナスポイントになる可能性があります。
ビジネスメールにおいて、署名はマナーとなっているため、必ずつけましょう。
就活メールの署名に必要な3項目
本章では署名を構成する3要素について解説します。
就活メールの署名は氏名・所属・連絡先の3項目で成り立っています。
どの項目も個人を認識してもらうためには、欠かせない情報です。
氏名
氏名については自身の名前を書くだけなので、細かい説明は不要でしょう。
ただし、ふりがなはつけておいた方がより丁寧な印象を与えられます。
例えば、「山崎」という苗字でも「やまさき」と「やまざき」など読み方に細かな違いなどがあります。
企業としては読み方を正確に把握するために、ふりがながあった方が助かるでしょう。
所属の大学・学部
氏名の次は所属する大学と学部を記載しましょう。
理系学生の場合、研究室やゼミなど所属組織は多くなりますが、基本的には大学と学部だけで問題ありません。
所属が必要な理由はズバリ、個人を特定するためです。
例えば、「田中達也」という名前の方は全国に数多くいるため、同じ企業へエントリーしている可能性もゼロではありません。
所属を書いておかないと、同姓同名がいた場合に判別ができなくなってしまいます。
連絡先
氏名と所属に続き、最後は連絡先ですが、メールアドレスと電話番号を記載しましょう。
連絡先を記載する際のポイントは2つあります。
1つ目は連絡の取れる連絡先を記載することです。
昨今では、メールアドレスを複数保持している方も珍しくありません。
保持しているメールアドレスの中でも、中々連絡の取れないメールアドレスもあるでしょう。
連絡を取りたい企業からすると、連絡のつきにくい連絡先では困ってしまいます。
2つ目は連絡先をわかりやすく書くことです。
メールアドレスに設定できる文字の中には、英語の小文字「l」と数字の「1」のように見分けがつきにくい文字もあります。
連絡をキチンと取ってもらうためにも、連絡先はわかるように書きましょう。
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【テンプレート】就活メールの署名を3つ紹介
本章では就活メールに必要な署名を3つ紹介します。
氏名や所属、連絡先を変えれば、テンプレートとして利用可能ですので、ぜひ活用していただければと思います。
パターン1：ふりがなが平仮名である場合
氏名につけるふりがなを、平仮名にしたパターンのテンプレートです。
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鈴木 一郎(すずき いちろう)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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パターン2：ふりがながローマ字である場合
氏名につけるふりがなを、ローマ字にしたパターンのテンプレートです。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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パターン3：住所を記載する場合
署名に住所をつける場合のテンプレートです。
住所の必要性については後ほど、解説します。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
ヤマダ大学 理工学部 物理演算学科 3年
住所：〒888-8888 東京都新宿区新宿99-99-99
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.univ.com
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就活メールの署名はメーラーに設定
就活メールを送る度に署名をつけていては、かなりの手間となってしまいます。
また署名を貼り忘れる問題もでてきてしまいます。
昨今のメールアプリは署名を設定できるので、メーラーに署名を設定するようにしましょう。
多くの方が使っている「Gmail」では以下の手順で署名の追加が可能です。
1.設定アイコンを押下して、すべての設定を表示ボタンをクリック
2.全般タブの下層にある署名の新規作成をクリック
3.署名の名前を設定
4.署名の本文を設定
5.署名の作成が終わったら、ページ下部にある変更の保存をクリック
就活メールの署名における注意点
就活は初めて企業を相手にすることから、些細な点が気になる方も多いでしょう。
署名ひとつとっても、気になるポイントはいくつかあるはずです。
本章では就活メールの署名における注意点を解説します。
住所の記載はどちらでも問題ない
様々な方のメールを見比べると、署名に住所があるパターン・ないパターンがあり、どちらが正しいのか悩んでしまう方もいるでしょう。
結論からいえば、住所の記載はありでもなしでも、どちらでも問題ありません。
メールを受け取る企業側にとって、署名があった方が良い理由は個人の識別と連絡先の2点です。
個人を識別するのは所属する大学・学科の情報で十分なので、住所が必要な理由は特別ありません。
一方で企業から書類を送付する場合などには、署名の住所が役立つケースがあります。
就活メールにおいて、署名に住所の有無はどちらでも問題ありません。
内容はシンプルに
就活メールの署名を作成するポイントとしては、シンプルであることを意識しましょう。
テンプレートとして紹介したレベルのシンプルさで十分です。
昨今では個人でも企業の担当者からメールを受け取る機会があるため、署名を目にする機会が多くあるでしょう。
例えば、以下のような署名を目にしたことがある方もいると思います。
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鈴木 一郎(Suzuki Ichiro)
株式会社ヤマダ 営業第二課
住所：〒888-8888 東京都新宿区新宿99-99-99
携帯電話：091-1234-5678
メール：ichiros@yamada.com
建材のご用命は株式会社ヤマダの鈴木にお任せください！
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ビジネスメールの中には、目立つことを目的とした署名も存在しています。
先方企業の担当者に少しでも覚えてもらうための工夫です。
就活メールの署名としては、華美な内容に見えてしまうので上記のような署名はおすすめできません。
署名はできるだけシンプルにした方が、良い印象を与えられるでしょう。
署名を入れ忘れたら再送信or次回のメールで
就活メールに署名をつけ忘れることも、就活の中では一度くらいあるかもしれません。
就活メールに署名をつけ忘れた際の対処法も紹介します。
就活メールに署名をつけ忘れた際の対処法は2つあります。
1つ目はメールの再送信です。
メールの送信後に署名のつけ忘れに気づいた場合には、署名を入れ忘れた旨をメールに記載して再送信をしましょう。
2つ目は次回のメールでの署名の設置です。
署名のつけ忘れに後で気づいた場合には、次回メールを送る際には必ず署名を忘れないようにしましょう。
次回のメールには、前回のメールに署名を入れ忘れた旨を記載します。
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スカウトサービスで企業からのオファーメールを受け取ろう
就活といえば、学生から企業への応募という流れが一般的です。
就活メールも学生から企業へメールを送る機会の方が多いでしょう。
昨今の就活では、企業から学生へオファーという逆の流れも登場しています。
既存の就活とは逆方向の就活に使われているのが、スカウトサービスです。
スカウトサービスとは、企業が気になる学生へオファーを送るサービスになります。
企業は学生が登録したプロフィールや経歴を参考にして、自社にマッチしそうな人材へオファーを送っています。
スカウトサービスを活用して就活を成功させている学生は年々増加しているため、就活生には必見のサービスです。
就活生に必見のスカウトサービスですが、理系学生におすすめなのは『TECH OFFER』です。
『TECH OFFER』は理系学生向けに作られたスカウトサービスであり、有名企業も活用しています。
『TECH OFFER』を通じて企業からスカウトメールを受け取っている学生も多く、そのまま就活を成功させている学生もいます。
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まとめ
就活が始まると、企業とメールのやり取りが発生します。
就活メールには署名が必要とされていますが、どのような署名をつければよいかわからない方も多いでしょう。
就活メールに必要な署名には以下3つの情報を載せれば、署名としては十分です。
- ・氏名
- ・所属
- ・連絡先
本記事では他にも就活メールに必要な署名のテンプレートや注意点を解説していますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
