参加したいと思うインターンを見つけたら、エントリーが必要となります。
その際、必要となるのがビジネスメールのマナーです。
「ビジネスメールのマナーをよく知らない。どんなルールがあるのかわからない」
「失礼のないようにするには、どうしたらいいのだろう？」
インターンの申し込みメールをどう書いていいかわからない理系学生に向けて、今回はインターンの申し込みの際に気を付けたいビジネスメールのルールについて解説します！
インターンの申し込みメールの書き方で悩んでいる理系就活生の方はぜひ参考にしてください。
インターンの申し込みはどこから行うのか？
そもそも、インターンはどこから申し込むのでしょうか。
幾つかのパターンがありますので、それぞれの方法について解説します。
就活情報サイトからのエントリーが一般的
最も多いのは、就活情報サイトからのエントリーです。
就活情報サイトは、そのまま就活本番でも使えるものが多く、多くの企業が掲載されています。
就活情報サイトは複数あり、サイトによって掲載されている企業が違う場合もあるので、複数に登録しておくことをおすすめします。
同時に、TECH OFFERのようなオファー型サイトにも登録しておくと、自分の学んできた専門性、経験や価値観にマッチした企業からオファーが届きます。
知らなかった優良企業と出会うチャンスを増やすためにも、ぜひオファー型サイトにも登録しましょう。
CTAボタン設置予定
企業の新卒サイトにあるエントリーフォームから申し込む場合も
就活情報サイトに情報が掲載されている場合でも、エントリーは自社の新卒サイト上からエントリーするように指示される場合もあります。
また、誰もが知る有名企業の場合は、そもそも就活情報サイトに掲載しなくても入社を希望する学生が多く集まるでしょう。
そのため、就活情報サイトを使わず自社のコーポレートサイト上に新卒採用サイトを開設している場合も見受けられます。
特定の企業を志望している場合は、就職情報サイトだけでなく、企業のホームページも確認するようにしましょう。
就活情報・新卒サイトがない場合は人事へ直接メール
大半の企業は、就活情報サイト・新卒採用サイトでの募集が一般的ですが、公式にインターンシップを募集していないケースもあります。
募集されていない場合は、インターンに参加したい旨を人事担当者へ連絡し、直接インターンを受け入れてもらえるよう交渉しなければいけません。
企業の状況によっては、必ずインターンを受け入れてくれるとは限りません。
断られる可能性があることも忘れないようにしましょう。
フォームに従って入力する場合と自由記述で送る場合がある
インターンの申し込みは、決まったフォーマットに入力する場合と、メッセージを自分で作成して送る2通りがあります。
それぞれのパターンについて説明します。
就活情報サイト経由では決まったフォーマットがある場合が多い
最も多いのは、就活情報サイトまたは企業の新卒採用サイト上にあるフォームに従って情報を入力するパターンです。
あらかじめフォーマットがあるため、ビジネスメールのように形式を気にすることなくルールに従っていけば完成します、
気を付けることがあるとしたら、入力内容に誤字脱字がないか、必須項目をすべて埋めているかといった点です。
メッセージを自由記述で記載する場合はビジネスルールに則る
メッセージを自由記述で記載する場合や、直接企業へ問い合わせを出す場合は、ビジネスメールのルールに則った形式になります。
この場合は、失礼に当たらないよう言葉遣い・形式に気を付けて出さなければ、企業担当者に「マナーがわかっていない」とマイナスの印象を持たれる可能性がありますので、細心の注意を払いましょう。
申し込みメールを送る際に気を付けること
ビジネスメールには、ルールがあります。
企業によって、どの程度ルールを重要視するかはそれぞれ違いますが、守っておくことにこしたことはありません。
失礼にならないように覚えておきたいルールを解説します。
送る時間は早朝・深夜を避ける
ビジネスメールを送る時間帯は、早朝・深夜を避けましょう。
担当者によっては、自分のスマートフォンなどに仕事のメールを受信した場合通知が来るように設定している人もいます。
もし、早朝や深夜に担当者のスマートフォンが鳴ったら、睡眠などを邪魔する恐れもあります。
もう一つの理由は、夜中や明け方など多くの人が寝ている時間にメールを送ると送信者の生活が乱れているのではないか懸念される恐れがあります。
「夜型で朝に弱いのではないか」「不規則な生活をしているのではないか」と推測する担当者もいますので、昼間か、夜遅くならない時間までにメールを送りましょう。
敬語は正しく使用する
ビジネスメールでは、敬語を正しく使用することが求められます。
特に、スマートフォンから企業担当者に送信する場合は変換予測で普段使っているタメ口などが出てきて、そのまま送ったという話も聞きます。
敬語は、次の3種類あります。
・尊敬語…人の動作や状態・持ち物などを高めるために使います。
（例：召し上がるなど）
・謙譲語…話し手（書き手）が自分の側の動作などをへりくだる（低くする）時に使います。
（例：弊社・伺うなど）
・丁寧語…話し手（書き手）が言い方を丁寧にするときに使います。
（例：お買い物・～ですなど）
学校の授業で習っている人も多いと思いますが、的確に使い分けられる人は社会人でもなかなかいません。
逆に、しっかりと敬語を使いこなせると企業担当者に好印象を残せます。
句読点や改行を入れて読みやすく整える
文章を読みやすくするために、句読点や改行を入れることも大切です。
・句点…文章の終わり・区切りにつける「。」のこと
・読点…文章を読みやすくするために文中でつける「、」のこと
読点は、主語の後や文章を区切りって読みやすくしたい時、句点は文章を一度終える時につけます。
改行は、文章が続いて読みづらいときに入れます。
目安としては2〜3文ごとに改行すると読みやすいでしょう。
句読点・改行どちらも、多用すると読みにくい文章になるので注意しましょう。
要点を明確に、長くなりすぎないようにする
企業担当者は、複数の業務を担当していることも多く、非常に忙しいです。
長文で要件が分かりにくいメールは嫌がられるだけでなく、「報告などの実務遂行能力がないのではないか？」と思われることもあります。
ビジネスメールは、内容を明確にし、長文にならないよう心掛けましょう。
必要に応じて、箇条書きなどを入れるのもおすすめです。
誤字・脱字がないか送る前に確認する
誤字・脱字にも注意が必要です。
同じ読み方をする漢字の変換ミスや、言葉の意味を取り違えて使うミスが多く見られます。
他にも、「こんにちは」を「こんにちわ」と正しい日本語を使えていないケース、ら抜き言葉など、友達同士では問題がなくても社会人としてはふさわしくない言葉もたくさんあります。
迷った場合は、両親や大学の先生、キャリアセンターで見てもらうといいでしょう。
申し込みメールに記載すべき項目とは
ビジネスメールには大まかな型があります。
文面は用件によって変えますが、宛名・最初と最後のあいさつは基本的に変わりません。
それでは、実際のビジネスメールに必要な項目を順番に解説します。
件名にインターンの申し込みだと分かる記述
企業の担当者には、日々多くのメールが届きます。
そのため、メールの件名である程度の内容が分かると仕事がスムーズに進み、非常に助かるのです。
簡潔に「インターンの申し込み依頼」など、わかりやすく記載しましょう。
宛先・担当者名
メールの冒頭に、社名と担当者名を記載します。
「○○株式会社 ○○部 採用ご担当者様」と社名・部署・担当者名の順になります。
社名についている株式会社の位置や、担当部署の名前が合っているかなど、細心の注意を払うことが大切です。
社名や名前を間違えると、担当者は一気に悪印象を持ちます。
採用を担当している部署が、人事部とは限りません。企業によって、管理部・人事総務部・総務部・人材開発部など名称は様々です。
部署や担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」にしておくと無難です。
また、よくある間違いの１つに「御中」と「様」の併用があります。
どちらか一方しか使用できませんので、注意しましょう。
あいさつ文
初めての連絡の際は「突然のご連絡恐れ入ります」と入れます。
何度かやり取りしたことがある場合は、「お世話になっております。貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とします。
時候のあいさつを入れても構いませんが、季節によって変化します。
分からない場合は無理に入れなくても問題ありません。
自己紹介
あいさつ文の次に、自己紹介を入れます。
「○○大学○○学部○○学科（できればプラス専攻）の△△と申します」と自分の名前を名乗ります。
その後、「この度は貴社でインターンを希望しており、ご連絡しました」と簡潔に用件を続けます。
志望動機
ここがメールの中で一番大事な部分になります。
長くなりすぎないように、300～350字程度で簡潔にわかりやすくまとめましょう。
ダラダラと長い文章になると、担当者が途中で読むのをやめてしまう恐れがあります。
同時に、どんな業務を体験したいかなどの内容も記載すると、担当者も実施の可否を検討しやすくなります。
検討をお願いする旨の文面
インターンを実施するかどうかは、企業側が決めることです。
「貴社でぜひインターンを経験したいのですが、受け入れは可能でしょうか？」と受け入れができるかどうか、丁寧な言葉でお願いしましょう。
インターンの実施予定があれば、併せて教えてほしいとい旨も付け加えておくといいでしょう。
締めのあいさつ・自分の署名
最後に「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」と締めくくります。
署名として大学名・学部・学科・自分の名前（フルネーム）・メールアドレス・携帯番号を記載しておきましょう。
署名のテンプレートは、インターネット上にも多く公開されていますので、シンプルなものを取り入れることをおすすめします。
まとめ
・インターンの申し込みは、就職情報サイトまたは企業の新卒採用サイトから申し込むことが大半だが、これらのサイトがない場合は企業へ直接問い合わせのメールを出す。
・サイト上でフォームに従って入力する場合は問題ないが、自由記述や直接問い合わせる場合はビジネスメールの形式に沿って送る。
・ビジネスメールは敬語が基本。
誤字脱字がないよう丁寧に、用件を簡潔にまとめて昼間・夜遅くない時間帯に送る。
・ビジネスメールは、用件の部分以外は決まった型があるので、内容に応じて書き換えるのがベスト。自分の署名もネット上のテンプレートから作っておくと良い。
