こんにちは。理系就活情報局です。
インターンシップに参加するときには、申し込みの手続きをします。
「メールで応募しなくちゃいけないけど、ビジネスマナーがよくわからない」
「インターンシップに申し込むメールの例文を知りたい」
そんな理系就活生に向けて、今回はインターンシップに参加するときの申し込みや返信の際に気を付けたいビジネスメールの書き方について解説します！
インターンシップの申し込みメールの書き方で悩んでいる理系就活生の方は、ぜひ参考にしてください。
インターンの応募方法は？
就活情報サイトからのエントリーが一般的
最も多いのは、就活情報サイトからのエントリーです。
就活情報サイトは、そのまま就活本番でも使えるものが多く、多くの企業が掲載されています。
就活情報サイトは複数あり、サイトによって掲載されている企業が違う場合もあるので、複数に登録しておくことをおすすめします。
同時に、TECH OFFERのようなオファー型サイトにも登録しておくと、自分の学んできた専門性、経験や価値観にマッチした企業からオファーが届きます。
知らなかった優良企業と出会うチャンスを増やすためにも、ぜひオファー型サイトにも登録しましょう。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
企業ＨＰのエントリーフォームから申し込む
就活情報サイトに情報が掲載されていても、エントリーは自社の新卒サイト上からエントリーするように指示される場合もあります。
また、誰もが知る有名企業の場合は、そもそも就活情報サイトに掲載しなくても入社を希望する学生が多く集まるでしょう。
そのため、就活情報サイトを使わず自社のコーポレートサイト上に新卒採用サイトを開設している場合も見受けられます。
特定の企業を志望している場合は、就職情報サイトだけでなく、企業のホームページも確認するようにしましょう。
中には、公式にインターンシップを募集していないケースもあります。
募集されていない場合は、インターンに参加したい旨を人事担当者へ連絡し、直接インターンを受け入れてもらえるよう交渉しなければいけません。
インターンを申し込む時に注意したい書き方のポイント
指定のフォーマットがある場合は従う
最も多いのは、就活情報サイトまたは企業の新卒採用サイト上にあるフォームに従って情報を入力するパターンです。
あらかじめフォーマットがあるため、ビジネスメールのように形式を気にすることなくルールに従っていけば完成します。
指定のフォーマットに沿って、必須項目をすべて埋めてから応募しましょう。
自由記述の場合はビジネスマナーを守る
メッセージを自由記述で記載する場合や、直接企業へ問い合わせを出す場合は、ビジネスメールのルールに則った形式になります。
この場合は、失礼に当たらないよう言葉遣い・形式に気を付けて出さなければ、企業担当者に「マナーがわかっていない」とマイナスの印象を持たれる可能性がありますので、細心の注意を払いましょう。
要点を明確に、長すぎず短すぎない文面にする
インターンシップの申し込みメールには、志望動機など企業が求める情報を書きます。
読み手の負担にならないように、要点を明確にして長すぎず短すぎない文章で簡潔にまとめましょう。
インターンシップの申し込みだけでなく、就活の書類では端的でわかりやすいことが求められます。
ただ長ければ熱意が伝わるものではないことを念頭において、採用担当者に伝えたい内容をしっかり伝えられる文章を作りましょう。
誤字脱字チェックは必須
応募する前に、必ず誤字や脱字がないか確認しましょう。
同じ読み方をする漢字の変換ミスや、言葉の意味を取り違えて使うミスはよくある失敗です。
他にも、「こんにちは」を「こんにちわ」と正しい日本語を使えていないケース、ら抜き言葉など、友達同士では問題がなくても、社会人としてふさわしくない文章にならないよう注意が必要です。
迷った場合は、家族や大学の先生、キャリアセンターで見てもらうといいでしょう。
インターンを申し込むときのメールの構成
件名
件名には、必ずインターンの申し込みだとはっきり分かる記述をしましょう。
企業の担当者には、日々多くのメールが届きます。
そのため、メールの件名である程度の内容が分かると仕事がスムーズに進み、見落とされてしまう心配もありません。
簡潔に「インターンの申し込み依頼」など、わかりやすく記載しましょう。
宛先・担当者名
メールの冒頭には、宛先（社名）と担当者名を記載します。
「○○株式会社 ○○部 採用ご担当者様」と社名・部署・担当者名の順になります。
社名についている株式会社の位置や、担当部署の名前が合っているかなど、細心の注意を払いましょう。
社名や名前を間違えると、担当者は良い印象を持ちません。
採用を担当している部署が、人事部とは限りません。企業によって、管理部・人事総務部・総務部・人材開発部など名称は様々です。
部署や担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」にしておくことをおすすめします。
挨拶
インターンシップの申し込みメールは、企業と初めて連絡を取る機会です。
事前に問い合わせなどをしていない場合は、初めての連絡だとわかる挨拶を入れます。その場合は、「突然のメールでのご連絡にて失礼します」「初めてメールを送らせていただきます」と書きましょう。
何度かやり取りしたことがある場合は、「お世話になっております。貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とします。
時候のあいさつを入れても構いませんが、季節によって変化します。
分からない場合は、無理に背伸びせず、シンプルな挨拶に留めましょう。
自己紹介
挨拶文の次に、自己紹介を入れます。
「○○大学○○学部○○学科○○専攻の△△と申します」と自分の名前を名乗ります。
その後、「この度は貴社でインターンを希望しており、ご連絡しました」と簡潔に用件を続けます。
志望動機と検討のお願い
ここが、インターンシップの申し込みメールで一番大事な部分になります。
長くなりすぎないように、300〜350字程度で簡潔にわかりやすくまとめましょう。
どんな業務を体験したいかなどの内容も記載すると、担当者も実施の可否を検討しやすくなります。
インターンを実施するかどうかは、企業側が決めることです。
志望動機を書いた後は、「貴社でぜひインターンを受けたいのですが、受け入れは可能でしょうか？」と、丁寧な言葉でお願いしましょう。
インターンの実施予定があれば、併せて教えてほしいという旨も付け加えておくといいでしょう。
締めの挨拶と署名
最後に「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」と締めくくります。
署名として大学名・学部・学科・自分の名前（フルネーム）・メールアドレス・携帯番号を記載しておきましょう。
署名のテンプレートは、インターネット上にも多く公開されていますので、シンプルなものを取り入れることをおすすめします。
パターン別！メールの例文
インターンの申し込み・応募メール
件名：◎月◎日のインターンシップ参加申し込み／◎◎大学（名前）
株式会社◎◎◎◎
人事部 ◎◎◎◎様
初めてメールでご連絡差し上げます。
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎◎専攻の（名前）と申します。
貴社のホームページでインターンシップの募集要項を拝見し、ぜひ参加したいと思いご連絡いたしました。
私が貴社のインターンシップを志望する理由は、貴社の◎◎◎◎に感銘を受けたからです。
私はプログラミングに興味を持ち、中高生の頃からアプリ制作に勤しみ、大学に入学してからはアプリ制作会社でアルバイトとして働いています。貴社に入社後は、◎◎◎◎を開発した皆様と一緒に、新しいアプリの開発に携わりたいと考えております。
貴社のインターンシップに参加できましたら、アプリの開発やプログラミングなどについて、積極的に学んでいく所存です。
ぜひインターンシップ採用をご検討いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
名前（ふりがな）
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎◎専攻◎年
携帯電話：
メール：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
参加日程の調整メール
Re：（元の件名）
株式会社◎◎◎◎
人事部 ◎◎◎◎様
お世話になっております。
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎◎専攻の（名前）です。
インターンシップの日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お知らせいただいた以下の日程で、ぜひ参加させていただきたく存じます。
・◎月◎日（◎）◎時～ 本社会議室A
この度は貴重な機会をいただき、ありがとうございます。精一杯取り組みたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
名前（ふりがな）
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎年
携帯電話：
メール：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
質問がある時の問い合わせメール
件名：インターンシップの◎◎◎◎の件について
株式会社◎◎◎◎
人事部 ◎◎◎◎様
お世話になっております。
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎◎専攻の（名前）です。
インターンシップの日程に関してご連絡をいただき、ありがとうございます。
当日の◎◎◎◎に関して質問させていただきたく、ご連絡いたしました。
添付された資料を確認したところ、就業体験の◎◎◎◎では、◎◎◎◎を使用すると記載がありました。この時、自分の◎◎◎◎を持参してもよろしいでしょうか？
お忙しい中恐縮ですが、ご返信頂けますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
名前（ふりがな）
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎年
携帯電話：
メール：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
参加後の御礼メール
件名：インターンシップのお礼／◎◎大学（名前）
株式会社◎◎◎◎
人事部 ◎◎◎◎様
お世話になっております。
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎◎専攻の（名前）です。
この度は、貴社のインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。
人事担当の◎◎◎◎様、企画部部長◎◎◎◎様をはじめ、皆様にさまざまなご指導やご助言をいただき、大変感謝しております。
今回のインターンシップを通じて業界全体の理解が深まったのと同時に、◎◎◎◎様の「◎◎◎◎」というお話から、仕事への真摯な姿勢やプロ意識を感じて、この業界で働きたいと決意を新たにいたしました。
また、インターンシップ中に社員の方々と交流し、部署や立場が異なる相手にも丁寧に接してリスペクトする風土や、社員全員で高みを目指す社風に触れることができ、貴社で働いてみたいという思いが一層強くなりました。
貴社の新卒採用選考にもぜひエントリーさせていただきたく存じますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
名前（ふりがな）
◎◎大学◎◎学部◎◎学科◎年
携帯電話：
メール：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
インターン申し込みメールのNG例
インターンシップに申し込むメールで、やってはいけないNG例を紹介します。
敬語の使い方がおかしい
就活を始めて、敬語に悩んでいる方も多いと思います。
就活では、話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」というかき分けが有名なように日本語の敬語には様々なルールがあります。
「何となく知っている」という感覚で使うと、間違っている場合があります。
接客アルバイトで良いとされている敬語や表現が、ビジネスマナー的に必ずしも正しいという保証はありません。
メールを書くときは、例文やテンプレートを活用しながら自分の表現がビジネスマナーに則っているか確認しましょう。
改行や行間がなく読みづらい
インターンの申し込みメールは、簡潔な内容でわかりやすくすることが大事です。
内容を端的にまとめるだけでなく、読みやすくなるように適切な位置で改行し、話題が切り替わる箇所に行間を挿入しましょう。
改行まったくされていなかったり、行間が詰まっていたりすると読みにくい印象を与えてしまいます。
どんなに素晴らしい志望動機を書いたとしても、読みづらければ採用担当者の頭の中にスムーズに入っていきません。
内容だけで無く、読みやすいレイアウトになるよう心がけましょう。
返信が遅い
就活のメールは、基本的に当日中に返信しましょう。
特に質問や日程調整のメールには、できるだけ速やかに返信を送ることをおすすめします。
送信時間を企業の営業時間に厳密に合わせる必要はありませんが、採用担当者が早く返事がわかると助かる内容の場合は営業時間内に返事を送ると親切です。
まとめ
これからインターンに申し込む理系就活生は、併せて「TECH OFFER」へ登録しておきましょう。
「TECH OFFER」は、理系に特化した逆求人型サイトです。
登録したプロフィールを見た企業からオファーが届いて、思ってもみなかった優良企業や関心のある業界のインターンに参加できるなど就活のチャンスが広がります。
隙間時間を効率的に使って、インターンシップに参加しましょう！
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
