インターンシップに参加していると「志望企業のインターンシップが重なってしまった」など、インターンをキャンセルしなければならない状況が出てくるでしょう。
しかし、インターンシップで欠席連絡をする時、以下の悩みを抱える方も多いのではないでしょうか？
「インターンシップ欠席をメールで連絡しても問題ない？」
「欠席連絡する時、どのようなメールを遅ればいい？」
今回はインターンシップ欠席をメールで連絡するケースについて、例文や注意点を詳しく解説します。
インターンシップの欠席連絡はメールでも問題ない？
インターンシップの欠席連絡は、メールとともに電話で連絡するのがおすすめです。
インターンシップに欠席する場合、メールでの欠席連絡自体は問題ありません。
ただし、担当者がメールを見落としてしまう可能性もあり、確実に欠席の旨を伝えるためにも電話で連絡しておいた方が良いでしょう。
また、インターンシップをキャンセルした場合、「選考に影響するのでは？」と考える就活生も多いでしょう。
実際はインターンシップを欠席しても、選考に影響する可能性は少ないです。
ただし、キャンセルの仕方によっては「マナーが悪い」など低評価をつけられる可能性もあるため、連絡のマナーには気をつけた方が良いでしょう。
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インターンシップ欠席の連絡メールを書くポイント
インターンシップ欠席の連絡メールを書くポイントは、以下の3つです。
- ・件名で欠席の旨と名前を記載する
- ・本文で欠席する理由を記載する
- ・お詫びの旨を本文の最後に記載する
件名で欠席の旨と名前を記載する
件名はメールを受け取る相手が最初に目にする部分であり、重要な情報を伝えるポイントです。
インターンシップ欠席の連絡メールの件名は簡潔で明確に、「欠席のご連絡」というように、欠席の旨を伝えることが重要です。
また、自分の名前を含めることで、誰からの連絡かすぐに分かるようにしましょう。
具体的には以下のように記載します。
【件名の例】
件名：インターンシップ欠席のご連絡｜〇〇大学××
本文で欠席する理由を記載する
本文では、具体的な欠席の理由を誠実に伝えることが大切です。
体調不良や家庭の事情、重要な予定など、正直かつプライバシーを守る範囲の理由を明確に述べましょう。
理由をしっかりと説明することで、相手にも納得してもらいやすくなります。
具体的な例文は以下の通りです。
【本文の例文】
株式会社〇〇
担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。
突然の連絡となり大変申し訳ございませんが、貴社開催予定のインターンシップに欠席させていただくことをご連絡いたします。
こちらの都合で申し訳ございませんが、体調不良により参加が難しくなってしまいました。
お詫びの旨を本文の最後に記載する
欠席の理由を説明したら、本文の最後でお詫びのむねを伝えましょう。
お詫びの意思を伝えることで、誠実かつ丁寧な印象を与えられ、今後選考等で企業と関わる場合も好印象を保ったまま挑めます。
具体的な例文は以下の通りです。
【お詫びの例文】
急な変更となりご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
また、この貴重な機会をいただいたことに感謝申し上げます。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
インターンシップ欠席の連絡メール例文
ここではインターンシップに欠席する際の連絡メールの例文を紹介します。
【件名】インターンシップ欠席のご報告｜〇〇大学××
【本文】
株式会社〇〇
担当者 様
お世話になっております。
〇〇大学の××と申します。
突然のご連絡となり申し訳ありませんが、御社で開催予定のインターンシップに欠席させていただきたくご連絡いたしました。
当初参加させていただく予定でしたが、体調不良に見舞われ当該期間のインターンシップに参加できなくなりました。
急な変更によって、ご迷惑をお掛けすることを心よりお詫び申し上げます。
もし再度の参加機会をいただける場合には、心より喜んで参加させていただきます。
恐れ入りますが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
最初に件名で欠席の旨を簡潔に示すとともに、本文では欠席の理由を明確に述べています。また、失礼のないようにお詫びの意を示し配慮を表している点がポイントです。
インターンシップ主催企業に対しても、丁寧かつ謙虚な態度で連絡をすることで、相手との信頼関係を損なわないよう心掛けましょう。
インターンシップ欠席連絡メールの注意点
インターンシップの欠席連絡メールを送る際、注意すべき点は以下の4つです。
- ・欠席が決まった時点で早めに連絡する
- ・無断欠席はしない
- ・企業の営業時間内に連絡する
- ・前日〜当日は電話で連絡する
欠席が決まった時点で早めに連絡する
インターンシップの欠席が確定した時点で、できるだけ早めに連絡しましょう。
早期に連絡することで、企業側は他の学生を参加させるなどの対応策を迅速に取れます。
学生によっては「インターンシップを欠席するとマイナスな印象になるのでは？」と不安を感じ、なかなかキャンセル連絡できないケースもあります。
しかし、インターンシップの欠席者は一定数発生してしまうもので、企業側は欠席者がいることを前提に対策を立てています。
欠席自体は仕方がないことなので、決まった時点で速やかに連絡しましょう。
無断欠席はしない
無断欠席は絶対に避けましょう。
事前に連絡がないまま参加しないことは、企業にとって非常に迷惑であり、心象を損ないます。
また、就活生個人の印象はもちろん、大学側のイメージがダウンする可能性もあり、同大学の他の就活生に迷惑をかけてしまいます。
急な事情であっても、メールや電話などで欠席の旨を伝え、相手とのコミュニケーションをしっかりと取り、問題を最小限に抑えることが大切です。
企業の営業時間内に連絡する
欠席の連絡は、企業の営業時間内に行うことが望ましいです。
相手がオフィスにいる時間帯に連絡を取ることで、スムーズに対応できる可能性が高まります。
また、営業時間内であっても、休憩時間や就業直前での連絡は避けた方が良いでしょう。
前日〜当日は電話で連絡する
前日や当日に欠席が確定した場合は、メールよりも電話で連絡することが望ましいです。
特にインターンシップでは、欠席者が出た時の対応を行う必要があるため、企業側もなるべく早期に連絡が欲しいと思っています。
メールよりも早く連絡が届くため、電話連絡を行い相手に対する誠意を示しましょう。
まとめ
インターンシップの欠席連絡はメールでも問題ありませんが、担当者がメールを見落としてしまう可能性もあるため、電話での連絡も必ず行いましょう。
企業にインターンシップ欠席の連絡をする際は、欠席が決まった時点ですぐ連絡するなど、企業側への配慮を示すことが大切です。
また、普段からインターンシップを欠席することにならないよう、スケジュール管理などは徹底しておきましょう。
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