こんにちは、理系就活情報局です。
新卒学生が就活をする上で、エントリー時に企業に提出する書類がエントリーシートと履歴書です。企業は、学生から提出された書類をもとに書類選考を行い、面接などの次のフェーズに進める学生を選択します。さらに、面接など以降の選考でも基礎資料として使い、採用可否を決めるための重要な書類となるのです。
しかし、学生にとってはエントリーシートと履歴書の違いや、同じ内容を書いていいのかなど、多くの疑問があるのではないでしょうか。
この記事では、エントリーシートと履歴書の違いやその役割、それぞれの書類の項目や書き方について解説します。
これから就活を始める予定の理系学生は、ぜひ参考にしてください。
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エントリーシートと履歴書の違い
エントリーシートは企業が学生を多面的に知るための書類
新卒のエントリーシートとは、その企業への就職を希望する学生が提出するもので、自分の能力や経験、志望動機などをアピールするための書類です。
企業からの質問なども載っており、志望企業から指定のフォーマットがあります。
基本的に、企業から指定されたフォーマットに入力、記入して履歴書と一緒に期日までに提出することになります。
履歴書はその人の経歴を簡潔にまとめた書類
新卒の履歴書は、企業への入社を希望する学生が、自分の学歴や経験、能力などをまとめた書類です。
学歴や職歴・住所や電話番号などの連絡先・取得資格・志望動機をコンパクトに記入するいわばその人の概要がわかる要約のような書類だと考えてください、
学校指定の履歴書を使う方もいれば、自分で用意する方もいます。
エントリーシートと履歴書のフォーマットは?
エントリーシートは企業ごとに指定され、項目やフォーマットが違う
エントリーシートは志望企業ごとにフォーマットも記入項目も違います。多くの企業で共通するガクチカや自己PR・志望動機などの項目と、企業や志望職種ごとに違う質問をされる項目があります。
項目ごとの記入文字数も違っており、そのフォーマットに合わせた記入が求められます。
履歴書は基本的に自分で準備する
履歴書は、基本的に自分で用意します。
各大学が所定の履歴書を配布していることも多いので、それを使う学生もいますが、自分で市販の履歴書を購入したり、パソコンでフォーマットをダウンロードしたりするケースも珍しくありません。
いずれにせよ、基本は自分で準備するものだと思っておきましょう。
企業によっては履歴書を所定のフォーマットに記入させる例もある
企業によっては、履歴書のフォーマットを指定するケースもあります。
大学名の記入欄がなかったり、志望動機などの欄が大きめに作られていたりすることもあり、履歴書とエントリーシートの中間のような書式を指定する企業もあるようです。
詳細は、志望企業の採用要項で確認しましょう。
エントリーシートと履歴書の入手方法
エントリーシートは志望企業の指定ページからダウンロードもしくは入力
エントリーシートは、志望企業から指定された方法で入手します。
最も多いのはダウンロードです。早目に入手するようにしてください。
履歴書は学校所定のものまたは市販のものを準備する
履歴書は学校所定の書式のものまたは、市販のものを使用します。
学校所定のものを使う場合は、キャリアセンターで配布またはダウンロードとなります。
市販のものを用意するのに不安がある場合は、大学所定のものを使いましょう。
エントリーシートと履歴書の共通項目
エントリーシートと履歴書は、どちらも企業への応募書類ですが、共通する項目もいくつかあります。主な共通項目としては、以下のものが挙げられます。
氏名
どちらの書類にも、必ず氏名欄があります。
生年月日
氏名と同様、学生を特定する情報として記載します。
連絡先(住所・電話番号、メールアドレスなど)
住所や電話番号、メールアドレスなどの連絡先を記入します。帰省などで長期休暇中に居所が変わる場合は、その旨も記入します。
最終学歴(学校名、学部・学科、卒業予定年月など)
大学名、学部名、学科や専攻、卒業予定年月を記入します。
大学名や学部名、学科名が長い場合は、事前に正式名称を確認しておくことが大切です。
保有資格
保有資格を記入します。
普通自動車免許だけでなく、高校時代や大学時代に取得したものを書く際に取得年月が必要になりますので、予め確認しておきましょう。名称も正式な名前で記入します。
志望動機
履歴書は簡潔に、エントリーシートはしっかりと書くことになります。
要約と長めのバージョンを作りましょう。
自己PR
志望動機と同様、履歴書は簡潔に、エントリーシートは長めに記入します。
エントリーシートにだけある項目や詳しく書く内容
新卒の就活で、エントリーシートにだけある項目は、企業によって異なりますが、一般的に履歴書にはない自由な自己表現を求められる項目が多いです。
自己PR・長所や短所
履歴書の自己PRは簡潔なものですが、エントリーシートでは、学生時代に力を入れたことや、その経験から得たもの、将来の目標などを具体的に記述し、自分の強みや個性、企業への貢献意欲をアピールすることになります。
文字数の指定などに注意しましょう。
志望動機
履歴書では「貴社の事業に魅力を感じたため」など簡潔に書くことが多いですが、エントリーシートでは、なぜその企業なのか、その企業で何をしたいのかを具体的に説明する必要があります。
こちらも、指定文字数が決められているケースがあるため表現には注意が必要です。
学生時代に力を入れたこと(ガクチカ)
学生時代に力を入れた活動や経験を複数記述し、それぞれの活動で得た学びや成長を記述します。
サークルや部活動、研究室での活動、資格取得やアルバイトなどネタを複数用意しておくといいでしょう。
自己分析
自分の強み、弱み、価値観などを客観的に分析し、それを企業の仕事にどう活かしたいのかを記述します。
入社後にやりたいこと
その企業に入社したらやりたいこと、貢献できることを記入します。志望職種などと合わせ、しっかり記入しましょう。
〇年後の自分やキャリア
その企業でどのようなキャリアを積みたいのか、どう成長していきたいのかを記入する項目です。しっかりと企業研究ができていないと、記入に悩むことになります。
企業への質問
企業に対して、事前に調べておいた疑問点や、入社後に知りたいことを質問します。
質問力や、企業研究がどの程度できているかなどを測る項目です。
履歴書にだけある項目や詳しく書く内容
学歴
卒業予定の学校名、学部・学科、卒業予定年月など、詳細な学歴情報が求められます。
入学年月も必要です。西暦・和暦どちらでも書けるようにしておくこと、学校名などを正式名称で書くようにしましょう。
資格
取得している資格名、取得年月など、資格に関する情報も記載します。
もし、勉強中の資格があればアピールしてもいいでしょう。
職務経歴
アルバイトやインターンなどの経験がある場合は、職務内容や期間を簡潔に記述します。多くのインターンに参加した場合でも、必要なものやアピールになるものを中心に書きましょう。
賞罰
学生時代に受賞した賞や、何かしらの処分を受けたことがある場合は、内容を記載します。
何もない場合は「なし」と記入しても構いません。
家族構成
配偶者や扶養家族がいる場合は、その人数や続柄を記載します。
学生で子どもや配偶者がいるケースはほとんどありませんが、いる場合はしっかりと記載しておきましょう。また、親を扶養する必要がある場合も同様です。
入社後の健康保険手続きなどに影響するため、正確な申告が求められます。
健康状態
特に気になる健康状態がある場合は、医師の診断書を添付する場合もあります。
特に持病などがなければ、「良好」と記入するだけで構いません。
エントリーシートや履歴書を書く際の注意
誤字脱字
誤字脱字は、最も印象が悪くなります。間違えた場合は、潔く新しいものに替えましょう。
修正テープで消したり、塗りつぶしたりするのはもってのほかです。
よりマイナス評価となるのでくれぐれも注意してください。
年号や数字・アルファベットの表記
西暦で書く場合は年号間違い、和暦で書く場合も西暦との整合性をしっかり確認しておきましょう。ネット上に、西暦と和暦の互換表がありますので、ダウンロードして手元に持っておくと安心です。
また、アルファベット表記の場合もスペルなどに間違いがないか確認してください。
丁寧な字で書く
字が下手かどうかより、読みやすい字で丁寧に書かれているかどうかで判断されます。
昔ほどではありませんが、年配の採用担当者は「字にその人の人格が出る」という方もいます。ゆっくり書けば丁寧に書けるはずです。
指定された文字数などを守る
設問ごとに文字数が指定されている場合は、必ずその範囲内に収めましょう。多すぎても少なすぎてもマイナスとなるため、8割~9割程度でまとめるのが無難です。
エントリーシートと履歴書を提出する際の注意
提出期限
提出期限を確認しましょう。
郵送の場合は、特に送付日数を考慮した余裕が必要です。期限に遅れれば、どんなにいい内容だったとしても容赦なく落とされます。
また、ネットでフォーマットに記入する場合も、締め切りギリギリの時間はアクセスが集中する恐れがあります。早めに送付することが大切です。
写真などの指定物の添付
写真は決められた大きさで添付しているか、はがれそうになっていないか、今一度確認しましょう。剥がれ落ちてしまうと、誰の写真かわからなくなるため、念のため写真の裏にも学校名と名前を書いておくといいかもしれません。
時間的な余裕を持つ
就活期間は、エントリーシートの締め切りが複数重なることもあります。
余裕をもって準備し、くれぐれも間に合わずに選考が受けられなかったということのないようにしてください。
エントリーシートと履歴書を作るためにやること
自己分析や企業研究・業界研究
自己分析や企業研究・業界研究は必須です。
しっかりできていない場合、具体的な志望動機などが書けません。
大学のキャリアセンターのガイダンスに参加する
大学のキャリアセンター主催のガイダンスに参加し、書き方のレクチャーを受けましょう。
どのように書けばいいのか、多くの学生のエントリーシートを添削してきた職員ならではの視点で教えてくれるからです。
書店でハウツー本を買う
書店にも、ハウツー本が売られています。
志望業界別の者もありますので、参考にするといいでしょう。大学のキャリアセンターでも貸し出している場合があります。
新卒就活サイトに登録してやり方を学ぶ
新卒就活サイトには、就活のハウツー記事が載っています。
エントリーシートの書き方の記事を探し、読んでみましょう。例文などが乗っているため、参考にしやすいでしょう。
スカウト型サイトにも登録して就活の窓口を広げよう
就活の窓口を広げるために、スカウト型サイトへの登録もおすすめです。特に理系学生は学業との両立が忙しく、就活を効率的に進めるためにも登録しておきましょう。
思わぬ企業と出会える可能性もあります。
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まとめ
以上、エントリーシートと履歴書の違いについて解説しました。
どちらも、書類選考では必ず提出を求められる重要な書類です。インターンシップの時にも求められるケースが増えていますので、早めに書き慣れることをおすすめします。