【理系就活】お礼メールは送るべき?書き方やポイントを徹底解説【例文あり】

説明会や面接の後にお礼メールは送るべきでしょうか。
その答えと、送る際に気を付けるポイントを3点解説していきます。
しっかりとポイントを押さえてお礼メールを送りましょう。

目次

  • お礼メールを送るべき理由
  • お礼メールの書き方
  • お礼メールを書く際の3つのポイント
  • 誤りに気づいたときの対処法
  • まとめ

「お礼メールって送らなきゃいけないの?」

「お礼メール送ったことないけどどうしたら…」

「気をつけなきゃいけないポイントがあったら知りたい!」

説明会やインターンシップ、面接を受けた際、このように考えたことのある人も少なくないはず。

周りでお礼メールの話が出て、慌てて自分もやらなきゃ!なんて場面よくありますよね。

結論からいうと、志望度の高さをアピールできるのでお礼メールは送った方がいいです。

この記事では、お礼メールを送るべき理由に加えて、

・お礼メールの書き方

・書く際のポイント

・誤りに気づいたときの対処法

などを解説します。

5分でお礼メールを極められますので、ぜひ参考にしてみてください。

お礼メールを送るべき理由

説明会やインターンシップ、面接後にお礼メールを送るべき理由は次の2つです。

感謝の気持ちを示すことができる

・志望度の高さをアピールできる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

感謝の気持ちを示すことができる

1つ目の理由は、採用担当者に「感謝の気持ちを示すことができる」ことです。

ビジネスの場面では、取引先との打ち合わせなどの後にお礼メールを送るのが基本的なマナー。

面接などの後にお礼メールを送ることで、「この人は基本的なマナーを押さえているな」という印象を採用担当者に与えることができます。

また、採用担当者は普段の業務に加え、面接や資料の作成・確認などの準備に時間を割いています。

採用担当者も人間ですから、改めて感謝を伝えることで良い印象を抱いてくれるでしょう。

志望度の高さをアピールできる

もう一つの理由は「志望度の高さをアピールできる」ことです。

お礼メールに、面接では伝えきれなかった思いや入社意欲を盛り込むことで、志望度の高さをアピールできます。

具体的には、「面接で仕事内容への理解が深まった」「将来的にこのように活躍していきたいと思った」など。

純粋な感謝の気持ちに加え、自分が感じたことや想いを盛り込むことで、志望度の高さをアピールできますよ。

お礼メールの書き方

実例をもとにお礼メールの書き方を詳しく解説します。

5つのステップに分けて紹介しますので、手順にしたがってお礼メールを作成してみてくださいね。

メール例


TO: ①〇〇〇〇〇〇

件名:②面接のお礼(〇〇大学 〇〇〇)

〇〇株式会社

人事部

採用担当〇〇様

本日(〇月〇日)面接を受けさせていただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度はお忙しいところ、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。

面接では今後の事業展開やターゲット層の拡大について、解説いただき感謝しております。

特に〇〇のお話は興味深く、自身の経験を活かせると感じました。

貴社での研究開発職に魅力を感じて入社を希望しておりますが、

説明を聞き、貴社で活躍したいという気持ちが増しております。

ぜひ、貴社の一員として働かせていただければと願っております。

まずは略儀ながらメールにて御礼申し上げます。この度は本当にありがとうございました。

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇(名前)

TEL:080-****-****

Mail:*****@***.jp

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐


①宛先

まずは相手のメールアドレスを正しく入力しましょう。

当たり前だろと思う方もいると思いますが、意外とエラーメールとして返ってくることがあります。

メールアドレスは合っているのに送れない場合は「@」がきちんと半角になっていることを改めて確認してください。

②件名

件名はメールの題名となる重要な部分です。

ひと目見て「メールの内容」と「誰から来たのか」がわかるよう簡潔にしましょう。

お礼メールの場合は「面接(説明会)のお礼(〇〇大学 〇〇〇〇(名前))」とメール内容のあとに大学名とフルネームを明記してください。

採用担当者は一日に数えきれないほどのメールを受け取っています。

自分のメールを見つけてもらうために、件名は簡潔に済ませましょう。

③宛名

メール本文の冒頭には宛名を書きます。

宛名を記入することで、自分に対して感謝してくれているんだなとお礼の対象が明確になります。

そのため、宛名は忘れず記入するようにしましょう。

会社名・部署名・名前の順に記入するのが一番わかりやすいです。

詰めて書かずに、メール例のようにそれぞれ一行ずつ改行して書くようにしてください。

もし、担当者名がわからない場合は、名前の部分を「ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

④本文

宛名を記載したら、次は本文です。

本文は大きく4つの部分から成ります。

自己紹介

・お礼

・感想や志望の気持ち

・締めの言葉

メール例にならって、このような流れで書くようにしましょう。

お礼メールで気をつけなければならないのは、適宜「改行」をはさむことです。

改行のない文字だらけのメールは読む気がなくなってしまいます。

担当者に感謝や熱意をしっかり伝えるために、20~30文字ごとに改行をはさむようにしましょう。

⑤署名

メールの最後には署名を記載しておきましょう。

署名とはメールの送り主が誰なのかを明記するものです。

送り主をはっきりさせるために、メール例にならって

大学名

・学部

・名前

・メールアドレス

・電話番号

など基本的な情報を記載しておきましょう。

メール作成時に署名を自動で入れる設定もあります。

設定しておくと、手間が省けるうえに入れ忘れを防ぐことができるので、ぜひ活用しましょう。

Gmailの場合は次の手順で設定可能です。

1.Gmail を開く

2.右上の設定アイコン [設定] をクリック

3.[全般] で [署名] までスクロールし、編集する署名をクリック

4.テキスト ボックスで署名を変更する。署名の名前を変更するには、編集アイコン をクリック

5.下部にある [変更を保存] をクリック

お礼メールを書く際の3つのポイント

お礼メールを書く際は次の3つのポイントに注意してください。

1.できる限り早く送る

2.読みやすさに気を配る

3.印象に残ったことを具体的に書く

1つ1つ詳しく解説します。

1.できる限り早く送る

お礼メールは説明会や面接終了後、できる限り早く送るようにしましょう。

可能ならば当日、無理でも翌日には送信したいです。

すぐに送ることで、送り忘れを防ぐことができます

加えて、記憶が鮮明なのでメールの内容もより具体的に書きやすいです。

また、企業側もすぐにメールが来た方がどの就活生か思い出しやすく、印象に残りやすいです。

そのため、お礼メールはできる限り早く送るようにしましょう。

早く送る場合には「誤字・脱字」に気をつけてください。

いくらスピードが早くても、誤字・脱字があると、印象が悪くなる場合があります。

お礼メールを送信する前には何度も読み返し、誤字・脱字がないかしっかり確認してくださいね。

2.読みやすさに気を配る

採用担当者は毎日数えきれないほどのメールを受け取っています。

そのため、最後まで読んでもらえるような簡潔で読みやすい文章を心がけるようにしましょう。

具体的には次のポイントに気をつけてみてください。

20~30文字ほどで適宜改行をはさむ

・漢字ばかりにならないよう漢字をひらく

・1文を簡潔に40字以内にまとめる

漢字をひらくというのは、「有難う→ありがとう」「頂く→いただく」のようにひらがなに直すことです。

漢字をひらくだけで文章の読みやすさが格段に上がるので、ぜひ試してみてください。

一般的には漢字:ひらがなが3:7の割合が読みやすい文章だとされていますよ。

3.印象に残ったことを具体的に書く

お礼メールの内容は印象に残ったことを具体的に書くようにしましょう。

一般にいえる抽象的な表現では担当者へ熱意や志望度をアピールすることはできません。

もちろんコピペもNGです。

自分が説明会や面接を受けて、学んだことや感じたことなどを盛り込んで具体的に書くようにしましょう。

例えば、「今後の事業展開について解説いただきありがとうございました」だけでは抽象的です。

しかし、「特に〇〇のお話が興味深く、自身の経験を活かせると感じました」と付け加えるだけで、一気に具体性が増します。

難しいと感じる方は、「特に~」「具体的には~」と添えるだけで簡単に具体的な内容になりますよ。

誤りに気づいたときの対処法

メール送信前に確認しているとはいっても、送信後に誤字・脱字やミスに気づく場合があるでしょう。

1文字間違えた、1文字抜けていたなどの小さなミスであれば、訂正メールを送る必要はないです。

担当者は毎日数えきれないほどのメールを受け取っているため、小さなミスの度に同じ内容のメールが送られてくることにストレスを感じる場合があります。

社名や担当者名を間違えた、送る内容を間違えたなどの大きな誤りの場合は訂正メールを送信してください

訂正メール例


TO: ①〇〇〇〇〇〇

件名:②〇〇の訂正とお詫び(〇〇大学 〇〇〇〇)

〇〇株式会社

人事部

採用担当〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

先ほどお送りしましたメールに誤りがございました。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

以下に訂正させていただきます。

(誤)〇〇

(正)〇〇

どうぞよろしくお願い申し上げます。

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇(名前)

TEL:080-****-****

Mail:*****@***.jp

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

まとめ

説明会や面接のあとにお礼メール送ることは、単に感謝の意を伝えるだけでなく、志望度をアピールするためにも重要です。

お礼メールを送る際は以下のポイントに注意してください。

1.できる限り当日中に送る

2.改行をはさむなど読みやすく工夫する

3.内容は「簡潔に・具体的に・わかりやすく」

相手がしてくれたことに対して、改めて感謝を伝えることは社会人としてのマナーです。

就活中からお礼メールを送ることで、意識しなくてもできるようにしましょう。

  • 監修
    株式会社テックオーシャン
    人工知能やビッグデータを駆使し、理工系人材領域における採用ベストマッチングを生み出すHR Tech企業です。 理工系学生専門のオファーがもらえる就活サービス「TECH OFFER」と、大型イベントから1on1面接まで、気軽に企業と出会えるカジュアル就活サービス「TECH MEET」を運営しています。