インターンシップに参加する際、必要となるのが企業とのメールやりとり。
しかし、企業に対してどのようなメールを送るべきか分からず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
企業とのメールやりとりにはビジネス上のマナーが必要で、マナーに沿ったメールを送る必要があります。
今回はインターンシップの参加メールの書き方について、シーン別のメール例文も紹介します。
これからインターンシップに参加する就活生はぜひ参考にしてください。
インターンシップのメールやりとりはマナーが必須
インターンシップを通じてメールのやり取りを行う際には、適切なマナーを持つことが非常に重要です。
企業で行われるメールのやりとりはビジネスマナーを基本としており、円滑なコミュニケーションのためにはマナーに沿ったやりとりが必要だからです。
また、インターンシップ参加時点でビジネスマナーに沿ったやりとりができれば、企業担当者に好印象を与えられ、その後の選考で有利に運ぶ可能性もあります。
インターンシップの時点でメールマナーを身につけられれば、就職後もスムーズにコミュニケーションを取れます。
後述でインターンシップのメールマナーについて詳しく紹介するため、ぜひ読み進めてください。
インターンシップ参加メールの基本的な書き方
インターンシップ参加メールの基本的な書き方について、以下の4点から解説します。
- ・件名
- ・宛名
- ・本文
- ・署名
件名
メールの件名は、メールの内容を明確かつ簡潔に表現することが重要です。
また、件名には誰から送られたものかわかるよう、自分の名前を記載しておくと良いでしょう。
企業担当者は数多くの学生とメールでやりとりしており、名前が書いていないと誰から送られたものか判断できず見逃されてしまう可能性があるからです。
例えば、「（自分の名前]）｜インターンシップ参加希望のご連絡」といった表現が望ましいでしょう。
メールの件名は、受け取った相手に迅速に情報を伝えるだけでなく、重要なメールであることを示す効果もあります。
宛名
インターンシップ参加メールの宛名では、相手の役職や氏名を正確に記載することが重要です。
もし具体的な担当者の名前がわかっている場合は、その方の名前を宛名にしましょう。
担当者が不明な場合は、「〇〇株式会社 採用担当者様宛」といった形式で書くことが適切です。
正確な宛名を記載することで、相手に対する敬意と真摯な態度を示せます。
本文
インターンシップ参加メールの本文では、自己紹介や参加希望の理由などを簡潔に述べることが重要です。
無駄に長い文章は要点がわかりにくく、相手に不快感を与えてしまいます。
まず、簡単な挨拶と自己紹介を行いましょう。
その後、なぜインターンシップに参加したいのかを具体的に述べ、選考日程や応募方法を教えて欲しい旨を伝えます。
自分の関心や適性を示し、企業やプロジェクトに対する熱意を伝えれば、企業担当者の印象をアップさせられるでしょう。
文章は明瞭で具体的な表現を心掛け、段落分けや箇条書きを適宜使用して読みやすく整理することが大切です。
署名
インターンシップ参加メールの最後には、署名をつけましょう。
先述の通り、企業担当者は数多くの学生とメールでやりとりしており、署名がないと誰から送られたメールなのか分からず返信が遅れてしまうからです。
特に決められた記載内容はありませんが、以下のように「氏名」「大学名」「連絡先」の3点を記載した署名が一般的です。
「〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇」
自分の名前と所属情報・連絡先を明確に示すことで、その後のコミュニケーションをスムーズに行えます。
【シーン別】インターンシップ参加メールの例文
ここでは、以下のシーン別にインターンシップ参加メールの例文を紹介します。
- ・インターンシップに参加申し込みする際のメール例文
- ・インターンシップの日程確認・調整に対する返信メール例文
- ・インターンシップへの質問・問い合わせメール例文
- ・インターンシップ受け入れに対する返信メール例文
- ・インターンシップを辞退する際のメール例文
インターンシップに参加申し込みする際のメール例文
件名: インターンシップ参加希望のご連絡｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社で行われるインターンシッププログラムに参加したいと思い、ご連絡させていただきました。
私は〇〇の学部に所属し、〇〇の分野に関心を持っています。
貴社のインターンシップに参加することで、実務経験を積みながら専門知識を深めたいと考えております。
インターンシップの詳細や選考プロセスについてご案内いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップの面接日程確認・調整に対する返信メール例文
件名: インターンシップの面接日程確認について｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日お送りいただいたインターンシップの面接日程について、ご確認と調整の連絡を差し上げます。
ご指定いただいた日は先約があり参加が難しく、〇〇日から〇〇日までの期間で面接に参加できる状況です。
もし可能であれば、この期間に日程を調整いただけないでしょうか？
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップへの質問・問い合わせメール例文
件名: インターンシップに関する質問のご連絡｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社のインターンシップへの参加機会をいただき、誠にありがとうございます。
この度は当日の服装について伺いたくご連絡いたしました。
先日の案内メールでは当日の服装に関して特に指定はございませんでしたが、当日はスーツでお伺いしても問題ございませんでしょうか。
お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップ受け入れに対する返信メール例文
件名: インターンシップへの参加のご連絡（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社のインターンシップに参加させていただけるとのことで、誠に感謝申し上げます。
インターンシップでの取り組みを通じて、貴社や業界に対する理解を深めていければと考えております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップを辞退する際のメール例文
件名: インターンシップ参加辞退のご連絡（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は貴社インターンシップへの参加機会をいただき、心より感謝申し上げます。
残念ながら一身上の都合で、参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社での貴重な経験を積む機会を逃すことは非常に残念であり、心苦しく思っております。
お忙しい中恐れ入りますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップ参加メールを書く際の注意点
インターンシップ参加メールを書く際の注意点として、以下の2つが挙げられます。
- ・送信する前に誤字脱字がないか読み返す
- ・企業の営業時間内に送信する
送信する前に誤字脱字がないか読み返す
メールを送信する前は、必ず内容に誤字脱字がないか注意深くチェックしましょう。
誤字脱字は不誠実な印象を与えるだけでなく、誤解を招く原因にもなります。
文法やスペルチェックのツールを使用した上で、自身でも内容を再確認しましょう。
読み返すことで、見落としていたミスや不適切な表現を修正できます。
また、他の人にも目を通してもらいフィードバックを受けることも有益です。
誤字脱字のない正確なメールを送信することで誠実な印象を与えられ、その後の選考でも有利に働く可能性があります。
企業の営業時間内に送信する
インターンシップ参加メールを送信する際には、企業の営業時間内に送信することが重要です。
営業時間内に送ることで、企業担当者が迅速にメールを確認し対応できます。
遅い時間や休日に送ると、受信者がメールに気付くまでに時間がかかるなど返信が遅れたりする可能性があります。
また、あまりに夜遅い時間に送ってしまうと、企業担当者から「非常識では？」などマイナスな印象を持たれるかもしれません。
メールのタイミングに注意することで、円滑にコミュニケーションを取れる上、企業担当者の印象アップにもつながります。
まとめ
インターンシップ参加メールを送信する際には、ビジネス上のマナーを抑えることが重要です。
今回紹介した内容を参考に、適切なメールやりとりを企業担当者と行い、インターンシップでの印象を向上させましょう。
