はじめまして、理系就活情報局です。
今回は、「インターン参加時に送るメールの書き方」について解説していきます！

「メールのマナーって？」「就活サービスに加え企業ともメールのやり取りをして受信フォルダがくちゃぐちゃ…」「メールの書き方を改めて知りたい」という学生もいるのではないでしょうか。

そこで、この記事では、「基本的なマナーとは？」から「企業とやり取りする内容」、「例文を通して書き方を解説！」、「今後に向けてのメール活用法」まで、解説します！

基本的なマナーとは？

そもそも企業とメールをする上でのマナーは何でしょうか？

社会人が当たり前としているルールを学生も知っておく必要があります。

ここに書くマナーを把握し、失礼のないよう企業とメールのやり取りをしましょう。

基本メールで問い合わせる

まず、基本的に企業とはメールで連絡を取ります。

企業側は毎日、必ずメールを確認するので連絡がつきやすい手段といって良いでしょう。

電話ではダメなのかと思う学生もいるかと思いますが、会議中である場合などはすぐにやり取りが出来ません。

よほどの緊急性がない場合は基本的にメールで問い合わせをしましょう。

返信は24時間以内に

ビジネスメールにおいてメールを24時間以内に返信するのが基本です。。
メールが来ていることにすぐ気づけるよう、通知をオンにしておく、こまめに受信フォルダを確認するという作業を行いましょう。

また、気づいたらすぐに返信することを心掛けましょう。

特に面接日程やインターン参加日の調整に関するメールは、他の学生との兼ね合いもあるため早く返信することがお互いのためです。

送る時間帯に注意

自分の都合の良いタイミングで連絡を取れるのがメールですが、送る時間帯には注意が必要です。

メールが来ていることに気づいたからといって夜中に返信をしてしまうと、非常識な人という印象を与えてしまいます。

きちんとメールを送る時間帯は営業時間内にしましょう。

夜中に気づいた場合は次の日の営業時間内にまわすようにし、夜中に送信するのを避けましょう。

メールアドレス

当たり前ですが、宛先のメールアドレスを間違えてはいけません。

インターンシップに複数参加する場合、何社かとメールを行います。
また、登録しているメールアドレスは同じ場合が多いでしょう。

そのため、今はどの企業とやり取りをしているのかをきちんと把握し、間違った内容を送らないよう気を付けましょう。

企業とやり取りする内容

具体的にどんな内容のメールを企業と行うのでしょうか？

インターンシップにまだ参加しておらず、メールでやり取りをしたことがない学生向けに、内容をここでは紹介していきます。

面接やインターン参加日の調整

先程も紹介しましたが、面接やインターン参加日の調整を行う際にメールで行う時があります。

マイページで行えるところはマイページから、メールでいつがよろしいですか？と聞かれた場合はメールで調整しましょう。

インターン参加日は企業側が用意している日程の中から選びますが、面接日程の調整についてはいくつか都合の良い時間帯を挙げます。

この後、面接日程の調整を例文としたメールマナーを紹介するので、そちらも参考にしてください。

インターン参加の辞退

こちらはマイページから参加日程を選べるタイプの企業でも、インターン参加の辞退をする時はメールで連絡しましょう。

企業によっては平日にインターンシップを行うところがあります。
そのため、どうしても参加しなければならないゼミが入った場合もでてくるでしょう。そのため参加が出来ない時は企業にその旨を伝えなければなりません。

限られた人数の枠に、選考を経て学生を選んでいるためです。

どうしてもという理由で参加辞退をする学生はいますが、「怖いから」「怒られそうだから」と連絡をせず無言で辞退するのは避けましょう。

例文を通して書き方を解説！

ここでは、実際にメールを書くときの構成や注意点を紹介していきます！
まずは面接日程の調整をする際のメールを、例文を交えて紹介します。

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宛先：internship@○○○○.ne.jp
件名：インターンシップ面接日程調整の件（○○大学　就活 太郎）

本文：株式会社 ●●　人事部
　　　▲▲様

　　　お世話になっております。
　　　○○大学××学部△△学科の就活太郎と申します。

　　　インターンシップの面接日程についてご連絡、誠にありがとうございます。
　　　指定された期限内で、希望日程を以下に記載します。

　　　□日　13:00-17:00
　　　□日　10:00-14:00
　　　□日　いつでも可

　　　上記でのご都合はいかがでしょうか。ご確認よろしくお願いいたします。
　　　お忙しいところ、お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

　　　--------------------------------------------------------------
　　　就活 太郎
　　　◦◦大学××学部△△学科
　　　携帯番号：090-××××-××××
　　　メール：shukatsu@◦◦◦◦.ac.jp
　　　--------------------------------------------------------------

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この文章は面接日程の調整ですが、どのメールでも書かなけらばならない部分について解説していきます！

宛先と件名

まず、宛先を間違えないように確認しましょう。
自分で手打ちする場合は間違える可能性が高いため、コピー＆ペーストするのが安全でしょう。

また、件名は必ず入力しなければなりません。
そこに大学名と名前も記入します。

同じようなやり取りを何人もの学生と企業は行っています。

件名1つで誰から何のメールなのか、分かりやすくするためにも例文のような件名にしましょう。

本文

本文の最初に宛名を書きます。

株式会社など社名は省略せず、きちんと正式名称を書きましょう。
役職、名前までわかる場合は会社名、役職、名前の順番で入力します。

名前の誤字脱字は大変失礼なので、間違えていないかきちんと確認しましょう。

この宛名の後、件名についての内容を詳しく書いていきます。
ここでも誤字脱字がないかチェックしておきましょう。

署名

署名とは、本文の最後に点線で囲まれている部分です。

ここには自分の名前、大学名学部学科、電話番号、メールアドレスを記載します。

こちらはどのメールでも使うため、テンプレとしてとっておきましょう。
署名を登録しておけば、いちいち入力をしなくてもよくなります。

今後に向けてのメール活用法

メールの基本的なマナーを紹介してきました。

ここでは受信フォルダの整理の仕方、インターンシップでやり取りしたメールの活用法を紹介していきます！

企業ごとにメールを分類

就活生は就活サービスにもいくつか登録しているためメールの量がかなり多くなります。

受信フォルダからピンポイントでメールを探すのは苦労するでしょう。

そのため、大事な連絡をすぐに見つけ出せるようにするためにも、企業ごとにメールをフォルダ分けしておくことをおすすめします。

過去のやり取りは消さない

インターンが終わったからといって、メールをすぐに消すのはやめておきましょう。

本選考を受ける場合、その企業と過去にどんなやりとりをしていたかすぐ確認が出来るからです。就活が終わるまでは、インターンのころからのやり取りを残しておきましょう。

まとめ

この記事では「インターン参加時に送るメールの書き方」について解説してきました。

重要なポイントをおさらいします。

・返信は24時間以内に、営業時間内にする

・問い合わせは基本メールで行う

・宛先と件名、本文には宛名と署名を書く

・メールは企業ごとにフォルダ分けする

・就活が終わるまでメールは残しておく