インターンシップに参加する際、必要となるのが企業とのメールやりとり。
しかし、企業に対してどのようなメールを送るべきか分からず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
企業とのメールやりとりにはビジネス上のマナーが必要で、マナーに沿ったメールを送る必要があります。
今回はインターンシップの参加メールの書き方について、シーン別のメール例文も紹介します。
これからインターンシップに参加する就活生はぜひ参考にしてください。
インターンシップのメールやりとりはマナーが必須
インターンシップを通じてメールのやり取りを行う際には、適切なマナーを持つことが非常に重要です。
企業で行われるメールのやりとりはビジネスマナーを基本としており、円滑なコミュニケーションのためにはマナーに沿ったやりとりが必要だからです。
また、インターンシップ参加時点でビジネスマナーに沿ったやりとりができれば、企業担当者に好印象を与えられ、その後の選考で有利に運ぶ可能性もあります。
インターンシップの時点でメールマナーを身につけられれば、就職後もスムーズにコミュニケーションを取れます。
後述でインターンシップのメールマナーについて詳しく紹介するため、ぜひ読み進めてください。
インターンシップのどんな時にメールでやり取りをする？
インターンシップは単なる就業体験の場ではなく、選考の場でもあります。企業にとっては優秀な学生との早期接点」という位置づけもあるため、メールの書き方や返信のスピードも見られている意識を持ちましょう。
メールが必要になる場面
具体的にどのようなタイミングでメールを作成すべきか、代表的な5つのシーンを挙げます。
1.選考の日程調整（面接・試験）
まずはエントリー後に行う日程調整のタイミングです。日程調整メールは、企業から候補日が送られてくる場合と応募者側から提示する場合があります。
ゼミや実験などの予定がある場合は、あらかじめ余裕を持ったスケジュールを提示しましょう。もし提示された日程が合わない場合は、お詫びとともに自分から候補日を3〜5つ出すのがマナーです。
2.インターン参加の承諾・辞退
合格通知を受け取った後、以下のパターンを参考に速やかに回答しましょう。
・承諾の場合：感謝の意と、当日への意気込みを簡潔に伝えます。
・辞退の場合：他社のインターンや研究の都合で辞退せざるを得ない場合は、理由とともに誠実にお詫びを伝えます。
特に、辞退する場合はできるだけ早く丁寧に伝えれば、その後の本選考に悪影響が出ることはありません。
3.事前提出物の送付（書類・課題）
インターン開始前には、機密保持契約書（NDA）の提出や事前課題の送付が求められる場合があります。
書類を送付する際は「ファイル形式」「わかりやすいファイル名の記載（大学名_氏名_書類名）」に気を配ると、情報の扱いが丁寧だという印象を与えられます。
4.事前の質問・確認（服装・持ち物・PC環境）
事前に疑問点などを確認する場合は、以下のように現場での作業を想定した質問をすると意欲が高いとして好意的に受け取られます。
・「当日は私服可と記載がありますが、実習に適した服装の方がよろしいでしょうか？」
・「個人PCの持ち込みは可能ですか？」
回答を受けたら、丁寧にお礼メールも返信しましょう。
5.インターン終了後のお礼
インターンプログラムが終了した当日、または翌日の午前中に送る感謝メールです。
「〇〇という技術の社会実装における課題を学べた」「現社員様のロジカルな議論に刺激を受けた」など、具体的な学びポイントを自分の言葉で添えると好印象です。
メールと電話どちらが良い？
結論としては「基本連絡はメール、緊急時連絡は電話」と使い分けるのが一般的です。ビジネスマナーとしてはその限りではないですが、就活時の基本として理解しておくと良いでしょう。
【メールの代表的なメリット】
①証拠が残る：日時・場所・書類交換などのトラブルを防げます。
②相手の時間を奪わない：自分のタイミングで確認できるメールは、相手にとっても負担が少ない手段です。
③資料を添付できる：研究スケジュールの詳細など、文字で見たほうが正確に伝わる内容はメールが適しています。
【電話が必要なケース】
以下のような緊急性や重要度が高い場合は、メールではなく電話で直接話しましょう。
①当日の遅刻・欠席：開始直前にメールを送っても担当者が確認できない可能性があるため、必ず電話で報告と謝罪して指示を仰ぎましょう。
②締め切り直前の確認：提出期限が迫っているのに不明点がある場合など、メールの返信を待つ時間がないとき。
③複雑な相談：文字にすると誤解を招きそうな込み入った事情を説明する場合。
電話をかける際は、必ずメモを用意し、静かな場所からかけましょう。後日に「先日はお電話にてありがとうございました。」とお礼を伝えると、礼儀とマナーの良さが好印象につながります。
インターンシップ参加メールの基本的な書き方
インターンシップ参加メールの基本的な書き方
インターンシップ参加メールの基本的な書き方について、以下の4点から解説します。
・件名
・宛名
・本文
・署名
件名
メールの件名は、メールの内容を明確かつ簡潔に表現することが重要です。
また、件名には誰から送られたものかわかるよう、自分の名前を記載しておくと良いでしょう。
企業担当者は数多くの学生とメールでやりとりしており、名前が書いていないと誰から送られたものか判断できず見逃されてしまう可能性があるからです。
例えば、「（自分の名前]）｜インターンシップ参加希望のご連絡」といった表現が望ましいでしょう。
メールの件名は、受け取った相手に迅速に情報を伝えるだけでなく、重要なメールであることを示す効果もあります。
宛名
インターンシップ参加メールの宛名では、相手の役職や氏名を正確に記載することが重要です。
もし具体的な担当者の名前がわかっている場合は、その方の名前を宛名にしましょう。
担当者が不明な場合は、「〇〇株式会社 採用担当者様宛」といった形式で書くことが適切です。
正確な宛名を記載することで、相手に対する敬意と真摯な態度を示せます。
本文
インターンシップ参加メールの本文では、自己紹介や参加希望の理由などを簡潔に述べることが重要です。
無駄に長い文章は要点がわかりにくく、相手に不快感を与えてしまいます。
まず、簡単な挨拶と自己紹介を行いましょう。
その後、なぜインターンシップに参加したいのかを具体的に述べ、選考日程や応募方法を教えて欲しい旨を伝えます。
自分の関心や適性を示し、企業やプロジェクトに対する熱意を伝えれば、企業担当者の印象をアップさせられるでしょう。
文章は明瞭で具体的な表現を心掛け、段落分けや箇条書きを適宜使用して読みやすく整理することが大切です。
署名
インターンシップ参加メールの最後には、署名をつけましょう。
先述の通り、企業担当者は数多くの学生とメールでやりとりしており、署名がないと誰から送られたメールなのか分からず返信が遅れてしまうからです。
特に決められた記載内容はありませんが、以下のように「氏名」「大学名」「連絡先」の3点を記載した署名が一般的です。
「〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇」
自分の名前と所属情報・連絡先を明確に示すことで、その後のコミュニケーションをスムーズに行えます。
【シーン別】インターンシップ参加メールの例文
ここでは、以下のシーン別にインターンシップ参加メールの例文を紹介します。
・インターンシップに参加申し込みする際のメール例文
・インターンシップの日程確認・調整に対する返信メール例文
・インターンシップへの質問・問い合わせメール例文
・インターンシップ受け入れに対する返信メール例文
・インターンシップを辞退する際のメール例文
インターンシップに参加申し込みする際のメール例文
件名：インターンシップ参加希望のご連絡｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社で行われるインターンシッププログラムに参加したいと思い、ご連絡させていただきました。
私は〇〇の学部に所属し、〇〇の分野に関心を持っています。
貴社のインターンシップに参加することで、実務経験を積みながら専門知識を深めたいと考えております。
インターンシップの詳細や選考プロセスについてご案内いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップの面接日程確認・調整に対する返信メール例文
件名：インターンシップの面接日程確認について｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日お送りいただいたインターンシップの面接日程について、ご確認と調整の連絡を差し上げます。
ご指定いただいた日は先約があり参加が難しく、〇〇日から〇〇日までの期間で面接に参加できる状況です。
もし可能であれば、この期間に日程を調整いただけないでしょうか？
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップへの質問・問い合わせメール例文
件名：インターンシップ当日の持ち物（PC）に関するご質問｜（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社のインターンシップへの参加機会をいただき、誠にありがとうございます。
当日の持ち物について伺いたくご連絡いたしました。
募集要項にはPC貸与と記載がございましたが、使い慣れた自身のノートPCを持参し、実習に取り組むことは可能でしょうか。
もしセキュリティ等の観点から持ち込みが難しい場合は、貴社の規定に従います。
お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップ受け入れに対する返信メール例文
件名：インターンシップへの参加のご連絡（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
この度は貴社のインターンシップに参加させていただけるとのことで、誠に感謝申し上げます。
インターンシップでの取り組みを通じて、貴社や業界に対する理解を深めていければと考えております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップを辞退する際のメール例文
件名：インターンシップ参加辞退のご連絡（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は貴社インターンシップへの参加機会をいただき、心より感謝申し上げます。
残念ながら一身上の都合で、参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社での貴重な経験を積む機会を逃すことは非常に残念であり、心苦しく思っております。
お忙しい中恐れ入りますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
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〇〇（自分の名前）
〇〇大学〇〇学部〇年
連絡先：〇〇＠〇〇
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インターンシップメールを管理する3つのテクニック
理系学生の就活は専門分野だけでなく、IT、メーカー、コンサルなど幅広い企業にわたる可能性があります。情報を効率良く探せるようにすることが、研究と就活を両立させる鍵です。
メールをフォルダ分けして管理する
まず行いたいのはフォルダ整理です。GmailやOutlookなどのメーラーには、特定条件でメールを自動的に振り分ける便利な機能があります。
志望度が高い企業は個別のフォルダを作成しましょう。それ以外は「化学」「IT」「金融」など業界ごとのフォルダ、あるいはマイナビ・リクナビ等の応募手段ごとの単位で分けます。
また、現在やり取りが発生しているメールだけを集めるフォルダを最上位に設置すると非常に便利です。研究の合間のスマホチェックや返信を、より効率よく行えます。
テンプレートを作成しておく
理系学生は、実験の待ち時間や移動時間など細切れの時間を活用して返信しなければならない場面が多いはずです。一から文章を考えていては返信が遅れたり、誤字脱字のリスクがあるため、テンプレートの活用を推奨します。
たとえば、以下の3つの基本テンプレートをメーラーの辞書登録やテンプレート機能に保存しておくと便利です。
①日程調整（承諾・提案）：日程の承諾、または自分から希望日を出す際の定型文。
②質問・問い合わせ：持ち物や会場の確認など、簡潔に意図を伝える文面。
③辞退・キャンセル：やむを得ず辞退する場合の、失礼のないお詫び文。
テンプレート化することで、「大学名・学部・氏名・連絡先」など署名部分の入力漏れを防ぐ効果もあります。一方で、企業名や担当者名の差し替えには注意が必要です。
フラグを立てて管理する
フォルダ分けが場所の整理なら、フラグは時間の整理です。メールにフラグを立てる機能は、以下のような場合に使うと良いでしょう。
①未完了タスクの可視化：「後で返信が必要」「明日リマインドを送る」「予約票を当日見せる必要がある」などのメールにフラグを立て、対応の必要があることを覚えておきます。
②ステータス管理：Gmailなどの場合、フラグ（スター）の色を変えられます。「黄色：返信待ち」「赤色：至急対応」「青色：当日必要」など自分なりのルールを決めると、視覚的に優先順位を判断できます。
インターン当日、スマートフォンの画面をスクロールして案内メールを探すのはスマートではありません。フラグを立てたメールだけを表示するようにしておけば、受付もスムーズに進みます。
インターンシップ参加メールを書く際の注意点
インターンシップ参加メールを書く際の注意点として、以下の2つが挙げられます。
・送信する前に誤字脱字がないか読み返す
・メールの返信時間目安は24時間以内
上記の基本的なマナーを守ることは、社会人としての信頼を築く第一歩となります。相手への敬意を込め、常に丁寧で迅速な対応を心がけましょう。
送信する前に誤字脱字がないか読み返す
メールを送信する前は、必ず内容に誤字脱字がないか注意深くチェックしましょう。
誤字脱字は不誠実な印象を与えるだけでなく、誤解を招く原因にもなります。
文法やスペルチェックのツールを使用した上で、自身でも内容を再確認しましょう。
読み返すことで、見落としていたミスや不適切な表現を修正できます。
また、他の人にも目を通してもらいフィードバックを受けることも有益です。
誤字脱字のない正確なメールを送信することで誠実な印象を与えられ、その後の選考でも有利に働く可能性があります。
メールの返信時間目安は24時間以内
ビジネスの世界において、メールの返信スピードは信頼性に直結します。企業からの連絡に対しては受信から24時間以内、できるだけ早いタイミングで返信するのが鉄則です。
日中は実験や講義でメールを確認できない場合も多いですが、企業側はインターンシップの準備や選考をタイトなスケジュールで進めています。返信が遅れると「志望度が低いのではないか」「計画性に欠けるのではないか」と判断されるリスクがあります。
即答できない内容の場合も「内容を確認いたしました。〇日までに改めて回答いたします」などと一次返信を入れることが大切です。担当者の都合や立場に配慮した対応を心がけましょう。
また、返信を送る時間帯にも配慮が必要で、できれば企業営業時間内に送るのが好ましいです。やむを得ず深夜や早朝になる場合は予約送信機能を活用するか、「夜分遅くに失礼いたします」など一言を添えるのがマナーです。
自分にマッチした企業のインターンシップを探すなら
メールへの返信マナーを理解しても、実践する時間が無ければクオリティーは大きく下がってしまいます。とはいえ理系学生であれば、時間確保は難しいものです。数少ない時間を有効活用するためには、企業探しの効率を高めることをおすすめします。
具体的な方法としては、理系学生に特化したTECH OFFERなどの逆オファー型就活サイトの活用が良策です。TECH OFFERの場合は、簡単なプロフィール登録のみですぐに利用できます。また、選考や技術やスキル、志望業界などを記載しておけば企業からのオファーを直接受け取れる点が大きなメリットです。
インターンはもちろん、本面接への招待もあるなど就活の効果的で効率良い進行をサポートしてくれる就活ツールです。できるだけ早期に登録しておけば、自分にマッチした企業にも出会いやすくなるでしょう。
まとめ
インターンシップ参加メールを送信する際には、ビジネス上のマナーを抑えることが重要です。
特に、日々研究や実験で忙しい理系学生の皆さんにとってメール作成に時間を取られすぎるのは避けたいところです。
今回紹介したテンプレートやフォルダ分けなどの管理術を活用して効率よくメール対応し、研究と就活をスマートに両立させてください。
適切なメールやりとりを企業担当者と行い、インターンシップでの印象を向上させましょう。
