インターンシップのメール返信はどうしたらいい？書くべきシーンや内容を解説

こんにちは。理系就活情報局です。

インターンシップに参加したい企業を見つけたら、参加申し込みをはじめ志望企業と様々なやり取りを行う場面があります。

企業とのやりとりで、最もよく使われるのが新卒就活サイトなどについているメール機能です。

企業担当者と就活サイトを経由せず、直接メールを送る場合もあります。

「インターンシップで、企業とどんな時にメールする必要があるのかわからない」

「インターンシップに関連の連絡メールが来た。どうやって返信したらいい？」

「インターンシップで企業とスムーズにメールをやり取りしたい」と考えている理系就活生に向けて、今回はインターンシップのメール返信をどうしたらいいのかについて解説します！

これからインターンシップに申し込もうと考えている理系就活生は、ぜひ参考にしてください。

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ビジネスメールの基本を押さえることが重要

インターンシップのメールを送る相手は、企業の採用担当者です。

友達へ送るメッセージのように、送りたい時に好きな内容を書いて送ると失礼な対応となり、採用担当者に悪印象を残す恐れがあります。

ここでは、ビジネスメールの基本について解説します。

敬語を使って用件を簡潔に述べる

採用担当者は、年齢も人生経験も私達より上の先輩です。

友達同士のようにタメ口ではなく、適切な敬語を使い、簡潔に用件を述べたメールを送りましょう。

学生がしっかりと敬語を使いこなせていると採用担当者に好印象を残せます。

丁寧語・尊敬語・謙譲語を使い分けられるよう、普段から意識した言葉遣いや言い回しをするようにしておくといいでしょう。

また、採用担当者は他の業務と兼務したり、多くの学生の対応をしたりと忙しい毎日を送っています。

分かりやすく簡潔なメールは採用担当者も内容を把握しやすく、業務の効率化につながり喜ばれるものです。

メールから人柄や業務遂行能力を図られることがあるため、しっかりとしたメールが書けるようになっておくことをおすすめします。

読みやすく改行を入れる

採用担当者へのメールだけでなく、大学で提出するレポートや論文も同様ですが読みやすいように2～3文ごとに改行を入れましょう。

文章が長々と連なっていると、相手に圧迫感を与えるだけでなく、非常に読みづらい印象を与えます。

採用担当者は、多くの学生のメールやエントリーシート・履歴書を読みます。

たくさんの学生から日々メールや応募書類を受け取る中で、読みやすく改行されたものと、改行されていない読みづらいものが並んでいたら、前者が評価されるでしょう。

「もし、自分がこのメールを受け取ったら読みやすいと感じるだろうか？」と自問自答しながら、丁寧なメールを作成しましょう。

誤字脱字や言葉の使い方に注意

ビジネスメールでは、普段使い慣れない言葉を使うことが多くなります。

同じ読み方でも、漢字や意味が全く異なる言葉もたくさんあります。

無理をして、意味を理解できていない言葉を使うと誤用となる可能性があるため、必ず使う前に言葉の意味を調べ、正しい用法か確認しましょう。

自信がない場合は、キャリアセンターの職員や先生などに確認するか、分かりやすい言葉に言い換えることをおすすめします。

返信する時間帯に気を付ける

採用担当者へメールを送る時は、時間帯にも気を付ける必要があります。

基本的に、メールは一般的な企業が活動している時間帯か、遅くとも21時頃までに送りましょう

逆に夜中や早朝に送ると、「生活リズムが乱れているのではないか？」と思われる可能性があるからです。

自分の都合いいタイミングではなく、採用担当者が読むことを考えた時間帯を意識しましょう。

必ず署名を付ける

メールには必ず署名をつけて送付しましょう。

採用担当者には、毎日多くの学生や取引先からメールが届きます。文中に名前を入れているだけでは、誰からのメールかすぐに判別できず、採用担当者の手を煩わせてしまいます。

誰から届いたメールか一目でわかるよう、メールの最後には必ず署名を入れるようにしましょう。

署名のテンプレートはインターネット上に多く公開されています。

シンプルで使いやすいものを作っておくと、就活本番で採用担当者とメールする際に役立ちます。

ここを間違えると悪印象！インターンシップメールのポイント

インターンシップのメールは、相手の顔が見えません。

少しでも間違った対応をすると、それだけで採用担当者からの評価が下がる恐れがあります。

ここでは、特に気を付けたいポイントについて紹介します。

返信はできるだけ24時間以内にする

採用担当者からのメールは、可能な限り24時間以内に送りましょう。

多くの学生や取引先からのメールが届くため、遅れて返信するとその分対応が遅くなり、場合によっては後回しにされる恐れもあるからです。

特に週明けの月曜日や連休明けは、採用担当者が普段より多くのメールの確認に追われる可能性が高くなります。

どうしても待ってもらう必要がある場合は、まずその旨をメールで一報入れておくことも忘れないようにしましょう。

先方からの質問や日程調整には明確に回答する

採用担当者から、選考などの日程調整や参加日時の確認、確認事項などがメールで送られてくることもあります。

返信に期日が設けられていることもあります。

日程調整や質問には、明確で簡潔な回答を心がけましょう。

すぐに答えられない場合や、待ってほしい場合は「いつまでに回答するか」をしっかり伝えるようにしてください。

数日放置すると、「レスポンスが遅い学生だ」と判断されて対応を後回しにされたり、あまりいい印象を持たれなかったりする可能性もあるので気を付けましょう。

企業担当者の部署名や役職・名前間違いに注意する

採用担当者の部署名や役職・名前は間違いないか入念にチェックしましょう。

受付窓口と、実際に対応する部署や担当者が変わることは珍しくありません。

採用を担当する部署も会社によって名称が異なり、「人事部」「総務人事部」「人材開発部」「新卒採用グループ」「採用グループ」など様々です。

会社によっては、組織改編などで前年と部署名が異なっていることもあるのです。

また、採用担当者の苗字の漢字などにも注意しましょう。

例えば「高」「浜」「崎」などの漢字は、旧字体なのか、新字体なのかを見落としがちです。

どうしてもわからないという時は、「採用ご担当者様」としておくことをおすすめします。

メールタイトルに用件・大学名・学部・学年・名前を入れる

多くの学生からのメールが届く採用担当者の手間を軽減するため、メールのタイトルに簡単な用件・大学名・学部・学年・名前を入れましょう。

例えば、面接日程の件なら「【面接日程について】○○大学××学部△回生　□□○○」と入れると、採用担当者は一目で判断できます。

こうした細かな気遣いは、社会人になっても役立ちますので今のうちに身につけておくといいでしょう。

インターンシップメールを返信する場面とは？

インターンシップでメールをやり取りする場面は、意外とたくさんあります。

ここでは、どんな場面でメールをやり取りするのか説明します。

インターンシップの参加申し込み

気になる企業にインターンシップの申し込みをする場面です。

採用担当者とのファーストコンタクトになるため、特に慎重にメールを送る必要があります。

このメールが、採用担当者にとって学生の第一印象となりますので、誤字脱字や言葉遣いなどを何度も確認して送るようにしましょう。

選考通過した時

インターンシップは、一般的に選考が行われます。

人気企業や大企業になるほど、多くの学生からの申し込みが殺到するからです。

選考通過のメールが来た時は、必ずお礼のメールを送りましょう。

放置すると、採用担当者は「参加する意思がない」と判断し、他の学生へ参加枠を割り当てる可能性もあるからです。

毎年、残念なことですが途中で連絡がなくなる学生もいるため、しっかりと返信しましょう。

選考の面接など日程調整

インターンシップの申し込みをし、書類選考を通過すると面接の日程案内が届きます。

あらかじめ、複数の日程の中から選択できる場合もあれば、企業側が日程を指定してくるケースもあります。

採用担当者は、あなた以外の学生にもメールを送り、できるだけ多くの学生に面接の機会を提供しようと調整しているからです。

企業側がスムーズに日程調整できるよう、できるだけ早急に返信すると採用担当者も好印象を持ちます。

どうしてもすぐに返信できないときは、「いつまでに返信するか」を明確にして待ってもらいたい旨を伝えましょう。

何日も放置すると、採用枠が埋まってしまったり、選考自体が終了してしまったりすることもありますので注意してください。

インターンシップ参加/不参加の回答

選考に通過したら、採用担当者から最終的な参加意思の確認をされます。

決められた期日までに参加するのか、不参加になるのか必ず回答しましょう。

人気企業ほど参加希望の学生が多いため、万が一あなたが不参加となれば他の学生が参加できるかもしれません。

採用担当者も、参加学生の人数を集計して様々な準備をする必要があります。

どちらの回答であっても、参加・不参加の意志が固まった時点ですぐに返信しましょう。

選考を辞退する時

先に他の企業のインターンシップが決まったり、学業の都合で日程が難しくなったりして、その企業のインターンシップの参加自体を辞退することもあるでしょう。

また、選考を受けている最中に「思っていた印象と違うから辞退したい」「希望している仕事とは違った」と思うこともあるかもしれません。

選考中に辞退することは、決して珍しいことではありません。

就活本番でも、他社との比較で選考や内定を辞退することはよくあることです。

採用担当者にとって一番困るのは、突然学生と連絡が取れなくなり、学生の意志が確認できないことですので、辞退を決めたときは速やかに連絡することをおすすめします。

丁寧に連絡を入れれば、採用担当者から怒られたりすることはありませんので安心してください。

質問など問い合わせする時

インターンシップの募集要項を見て、応募前に聞いておきたいことがある場合は先に採用担当者へ問い合わせが必要です。

推測で「こうだろう」と思いこむと、間違っていた時にあなた自身が採用担当者から悪い評価を受けることになり、損をします。

質問することは勇気がいりますが、しっかり聞くことで逆に採用担当者から覚えてもらえることもあるのです。

疑問を放置せず、しっかり聞く能力は社会人になっても必要なスキルですので、今のうちに身につけておきましょう。

参加の後の御礼

インターンシップに参加した後、採用担当者に御礼のメールを送ります。

「絶対に御礼メールを送らなくてはならない」というルールはありません。

しかし、お世話になった感謝を伝えた方がよく、採用担当者に好印象を残せるかもしれません。

ぜひ、参加後あまり日が経たないうちに御礼メールを送ってみましょう。

まとめ

この記事では、「インターンシップのメール返信のポイントと返信が必要な場面」について解説してきました。

重要なポイントをおさらいします。

・インターンシップのメールはビジネスルールに則って送る。

1．敬語や言葉の意味、誤字脱字には気を付ける。
2．送る時間帯は昼間か、遅くとも21時頃までにする。深夜・早朝は避ける。
3. 用件は明確、簡潔にし、読みやすいよう改行を入れる。署名も忘れない。

・インターンシップのメールで気を付けたいこと

1．担当部署や採用担当者の間違いに注意する。分からない場合は「採用ご担当者様」とする。
2. 先方のメールの返信はできるだけ翌日までにする。遅れる場合は「いつまでに回答するか」を明確にしたメールを先に送る。
3.採用担当者が分かりやすいよう、タイトルに用件・大学名・学部・学年・名前を入れる。

・インターンシップのメールを返信する場面は多い

1. 日程調整や参加可否については、すぐに返信すること。くれぐれも放置したり、連絡を忘れたりすることのないよう注意する。
2. 採用担当者からの質問や日程調整には明確な回答をする。
3. 御礼メールは必ず送らないといけないわけではないが、好印象につながることがあるので積極的に送る。