こんにちは。理系就活情報局です。
就職活動は複数の企業を受けるため、同時並行で進んでいくパターンも少なくありません。
並行して選考が進んでいった結果、複数の企業から内定を貰うケースもあるでしょう。
複数の内定は嬉しい一方で、どちらかの内定を断る必要性があります。
どのように断ってよいのかわからない方のために、今回は内定を辞退するためのメールの書き方を例文付きで解説します。
内定辞退を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
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内定辞退はしてもいい
内定辞退する就活生は多い
結論、ご存知のとおり内定の辞退は可能です。
内定を貰ってしまったら、もう断れないと心配している方は安心してください。
「内定をもらえたけど、最終面接を受けて、自分が思っていたビジョンとは違っていた」と感じることも珍しくありません。
就活では複数の企業から内定をもらい、どこに入社するかを比較検討するのが普通です。
内定を辞退することが絶対に許されないというわけではありませんし、企業側も一定数内定辞退が発生することを想定しています。
内定を辞退する際は、企業への対応はキッチリと行いましょう。
内定辞退は連絡を受けた方法で行う
内定を辞退する場合、連絡方法は基本的にメールと電話のどちらでも構いません。
どちらで連絡するか迷う場合は、基本的に連絡を受けた方法で返しましょう。
メールは相手の業務に割り込むことがなく、電話とは異なり記録に残ります。
一方で、メールは見落とされる可能性もあります。もし送信日の翌日中に返信がない場合は、電話で「○日にメールでお返事をお送りしましたが…」と改めて伝えましょう。
内定辞退のタイミングとは？
内定承諾書提出前の辞退・早めの連絡がベター
内定辞退のタイミングは、できるだけ早く行いましょう。
基本的には、内定承諾書提出前の辞退がベターです。
内定を承諾するか辞退するかを決めたら、指定された回答期限に関係なく、できるだけ早く連絡しましょう。
断りの連絡は心理的に難しいものですが、早く連絡すればするほど辞退連絡を遅らせる心苦しさから解放されます。企業にとっても、他の求職者の選考を進められるメリットがあります。
もし内定に対する回答に迷っている場合、応募企業に不安を与えないよう内定通知を受け取った旨だけでもすぐに返信しておきましょう。
10月以降も入社2週間前までなら可能
内定辞退は法律上、入社2週間前までならいつ辞退しても問題ありません。
2週間前を過ぎてから内定辞退をする場合は、労働義務が発生する可能性があるため退社扱いとなってしまうこともあります。
その場合、日数分の労働が求められることもあるため、注意しておきましょう。
内定承諾書提出後の辞退もできる
入社2週間前までなら、内定承諾書を提出した後でも内定を辞退しても問題ありません。
会社によっては内定承諾書や誓約書などにサインを求められることがありますが、法的な拘束力はありません。
一方で、内定承諾書の辞退は企業に迷惑がかかることを忘れてはいけません。
企業は新卒採用にコストをかけ、入社に備えて様々な準備をしています。
内定辞退を伝える際には、誠意を持ってお詫びをすることが重要です。
回答期限は延長できる？
他の企業の選考が同時に進行していて結果が出ていない時は、先に内定が出ている企業を優先するべきか悩むと思います。
その場合は、期限の延長を交渉してみましょう。
内定をもらった企業に相談して、「他の企業の選考が進んでおり、回答が〇日になりそうです。内定の受諾まで少々お時間をいただくことは可能でしょうか」と聞いてみてください。
企業は内定を出す際に入社日を想定しているため、数日から1週間程度であれば受け入れてもらえる可能性がありますが、長期間となると断られる可能性もあります。
回答期限の延長を希望する場合は、できるだけ早く伝えることが重要です。
期限間近になってから延長を申し出ると、「最初から分かっていたのに、なぜ今言うのか」と企業からの印象が悪くなる可能性があります。
内定辞退をメールでおこなうメリット
内定の辞退をメールで行うことには、就活生側・企業側双方にとってメリットがあります。
就活生にとっては電話・訪問で直接辞退を伝える必要がないため、嫌なことを伝えなくてはいけない気持ちから解放されるメリットがあります。
また、メールの場合は記録として残せるため、「連絡した・しなかった」のトラブルが起こりにくいです。
企業側にとっても電話や訪問で直接担当者の時間を割かずに、すぐに次の人材を探せるメリットがあります。
新卒内定辞退のメールに必要な3つのポイント
メールの件名は伝わりやすい内容にする
内定辞退のメールでは、件名を一目でわかる内容にしましょう。
多くの企業や学生とやり取りをおこなう企業の採用担当者は、日々大量にメールのやり取りをおこないます。
ひと目でわかるようなメールの件名にしておかないと、流されてしまうリスクもゼロではありません。
内定辞退という重要な内容であるからこそ、しっかりと読まれるようにわかりやすい件名を設定しましょう。
内定辞退の結論と理由は冒頭で
わかりやすい件名を設定するのと同じように、メールをしっかりと読んでもらうため、結論と理由を冒頭に持ってきましょう。
内定辞退の結論や辞退に至った理由が、後半にある文章では担当者に意図が伝わらない可能性もあります。
結論と理由を先頭に持ってくることで、企業の担当者に内定辞退する旨と理由をしっかりと伝えましょう。
お礼の挨拶と定型文でしめる
内定辞退のメールの最後は、お礼の挨拶と先方の発展を祈る内容で終わりましょう。
内定を辞退するとはいえ、企業とは短い期間ながらも良い関係性を築けたはずです。
最後は気持ちよく終われるように、お礼の挨拶と先方の発展をお祈りする文章でしめましょう。
また、就職先に同業他社を選んでいた場合は、ビジネスでの交流や将来的な転職で再度交わる可能性もあります。
良い関係性のまま終わらすことに、デメリットはありません。
【テンプレート】内定辞退のメールを3つ紹介
電話をかけた後のメール例文
件名：内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先ほどお電話でもお伝えしましたとおり、自身のキャリアを見据えた結果、内定の辞退という結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社における益々のご発展をお祈り申し上げます。
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田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話：040-1234-5678
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他社に内定・入社を伝える内定辞退のメール例文
件名：内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、表題のとおり貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
内定をいただきました後、慎重に検討を重ねましたが、選考を進めていた企業に縁を感じたため、貴社の内定を辞退させていただく結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話：040-1234-5678
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メールでのみ新卒採用の内定辞退を伝えるメール例文
件名：内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、表題のとおり貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
今後のキャリアや私自身が進みたい方向性を再度検討した結果、選考を進めていた企業への入社を決意したため、貴社の内定を辞退させていただく結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
--------------------------------------
田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話：040-1234-5678
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内定辞退のメールを送る際のポイント
できるだけ早めに送る
内定を辞退する結論に至ったら、内定辞退のメールはなるべく早く企業側へ送るようにしましょう。
理由としては、企業側に対応が必要になるからです。
内定辞退が発生したということは、企業側に以下の可能性が現れます。
・計画していた採用予定人数に満たない
・必要なスキルを持つ人材が足りなくなる
企業側としては採用活動を継続、もしくは再開する必要性も出てくるため、内定辞退の情報はできるだけ早く知りたい情報です。
内定を辞退することを決めたら、早急に企業側には伝えましょう。
内定辞退の理由は詳細に書かなくてもよい
選考過程で良好な関係性を築けた企業に対して、内定を辞退するのは心苦しいと感じる方も多いでしょう。
申し訳ない気持ちから内定辞退の理由を事細かに書かなければ、と考えてしまう方も多いはずです。
もちろん詳細に内定辞退の理由を書いてもよいですが、詳細に理由を書かなくとも問題はありません。
細かく理由を書かなければいけない決まりは特になく、内定辞退の結論と簡単な理由が伝われば基本的には十分です。
細かく理由を考えるために内定辞退のメールが遅れるよりは、内定辞退の結論をできるだけ早く伝えるなど、スピード感を優先しましょう。
誠意を込めて文章を練る
内定を辞退する際には、内定をもらったことに対する感謝の気持ちと誠意を伝えることが重要です。
企業はあなたを高く評価し、一緒に働きたいと思ってくれたからこそ内定を出したのです。
採用活動には時間やコストがかかります。本題を伝えるだけでなく、自分を採用したいと思ってもらえたことへの誠意を込めて書きましょう。
内定辞退のメール送信後の注意点
内定辞退のメールに返信がない場合は電話を
内定辞退を伝えるメールを送った後に、企業側からのリアクションがない場合には、電話で確認をしましょう。
採用担当者は日々大量のメールを受け取っているので、内定辞退のメールが埋もれている可能性もあるからです。
内定辞退が企業側へ伝わっていない場合、予期せぬトラブルにつながりかねません。
内定辞退のメールを企業側へ送り、長くとも3日以内に返信がない場合には必ず電話で確認をしましょう。
トラブルに発展しそうな場合はすぐに相談する
ほとんどの企業は内定辞退を伝えるメールに対して、承諾する旨のリアクションが返ってきます。
一方で、中には内定辞退に対して違法だという主張や損害賠償を請求するなどのリアクションをする企業もあります。
企業とのやり取りでトラブルに少しでもなりそうだと感じた場合には、すぐに周囲へ相談しましょう。
トラブルへの対応は1人でおこなうと時間も体力も使い、さらなるトラブルにつながる可能性など非常にリスキーです。
大学の就職課や両親など周囲の方に相談しながら、1人で対応しないようにしましょう。
内定辞退をする時にNGなこと
サイレント辞退はNG
内定を辞退する際は、サイレント辞退はNGです。
マイナスな連絡を入れることに躊躇するかもしれませんが、どんな事情があったとしても、必ず連絡しましょう。
連絡せずに放置してしまうと、企業との間でトラブルになってしまう可能性があります。辞退を決意したら、早急に連絡しましょう。
返事を保留したまま1週間以上経過した
内定を保留する場合は、1週間以内に回答するように心掛けましょう。
企業が内定通知時に回答期限を提示している場合は、指定された期限内に内定辞退を伝えてください。
また、内定保留が長期化すると、入社意欲がないと判断されて内定を取り消されてしまう可能性もあります。
第一希望の企業の結果を待ちたい気持ちもわかりますが、企業もあなたの返事を待っています。必ず、回答期限内に結論を出すようにしましょう。
内定辞退メールへの返信に対する対応
内定辞退メールの返信が来た時に、さらに返信をするべきか迷う方も多いでしょう。
内定辞退了承の場合は、基本的に返信不要です。
返信や電話で内定辞退の理由を詳しく聞かれた場合は、内定辞退を撤回してほしいと思われている可能性があります。
企業の採用担当者は内定辞退の理由を把握し、今後の採用活動の参考にしたいと考えています。理由をごまかさず、正直に伝えてください。
内定辞退の撤回をしてほしいと説得された時は、できるだけ丁寧に対応しながら、自分の気持ちや考えを冷静に伝えるよう心掛けましょう。
内定辞退のメールに関するよくある質問
内定辞退のメールはいつまでに送ればよいのか？
内定を辞退する結論に至ったら、内定辞退のメールはなるべく早く企業側へ送るようにしましょう。
理由としては、企業側に対応が必要になるからです。
内定辞退が発生したということは、企業側に以下の可能性が現れます。
・計画していた採用予定人数に満たない
・必要なスキルを持つ人材が足りなくなる
企業側としては採用活動を継続、もしくは再開する必要性も出てくるため、内定辞退の情報はできるだけ早く知りたい情報です。
内定を辞退することを決めたら、早急に企業側には伝えましょう。
失礼のない内定辞退のメールにするポイントとは？
内定を辞退する際には、辞退の理由を求められる場合があります。
辞退の理由を伝える際は、その企業に対するネガティブな意見を述べないことです。
たとえば、待遇が悪いためや社風に合わないと感じたという理由には触れない方が良いでしょう。
円満に辞退するためにも、企業側が悪印象を持たないように伝えるメールを書きましょう。
メールを送った後呼び出された場合はどうすればいい？
もし内定辞退後に呼び出しがあった場合は、丁寧に対応しましょう。
もし呼び出しを受けたら、率直に従うことも選択の一つです。
企業側から引き止めにあったり、説得されようとしたりするかもしれませんが、内定を受け入れるか辞退するかは就活生の権利であり、企業に強制されることではありません。
もし将来的に関係がありそうな企業の場合は、直接話し合って内定辞退の理由を納得してもらうのも一つの方法です。
ですが、必ずしも呼び出しに応じる必要もありません。
説得されて断る自信がない・面接での様子から行かないほうが良いと判断した場合は、きっぱりと断りましょう。
10月以降の内定辞退は可能？
入社2週間前を過ぎなければ、10月以降の内定辞退は可能です。
内定承諾書に法的拘束力はないため、たとえ内定を承諾して内定式に出席した後でも辞退はできます。
企業側の負担をおもんばかることや誠意も大切ですが、一番は自分の将来です。
双方に負担の少ない内定辞退にするためにも、早めに決断を下しましょう。
相性の良い企業での就職を目指すならスカウトサービスを
内定を辞退する理由は様々ですが、相性の良し悪しも内定辞退の理由に含まれるでしょう。
選考過程で企業と相性の悪さを感じた結果、内定を辞退しようと決めた方もいるはずです。
相性の良い企業との出会いや就職を目指しているのであれば、スカウトサービスの活用をおすすめします。
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一昔前までは、企業との相性は選考を通じてしかわかりませんでしたが、昨今ではテクノロジーの力であらかじめ相性の良い企業と出会える可能性があります。
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まとめ
本記事では、内定辞退メールについて解説しました。
内定辞退は心理的な負担を感じる方も多いと思いますが、自分の将来をよりよいものにしていくために必ず通る道です。
本記事で紹介した注意点や例文を押さえて、自信をもって自分らしい未来を選んでいきましょう！
