こんにちは。理系就活情報局です。
最近は、アプリやSNSによる、チャットでのコミュニケーションが主流です。
一方で、就活ではさまざまな場面で電話をかける・受ける機会があります。
電話を使い慣れていない方にとっては、電話でのマナーに自信がない方も多いでしょう。
今回は就活における電話のマナーを例文を交えて解説します。
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就活で電話は必要になる？
選考結果の連絡
内定決定の連絡はもちろん、選考通過の連絡も企業によっては電話でおこなうケースがあります。
選考結果の連絡は事務連絡が中心なため、やり取りが長くなるタイプの電話ではありません。
一方で電話での対応次第で相手の印象が変わってしまう可能性もあるので、気を抜かずにしっかりと対応する必要があります。
当日連絡など緊急性がある連絡
理系就活生が電話で企業に連絡を取る時は、前日～当日の面接の出欠連絡・遅刻・体調不良などの緊急性があるケースとなります。
企業に電話をかける場合、採用担当者が社内の自席にいなければ、連絡を取ることは難しくなります。
電話で連絡を取る場合は、必ずしも先方と話ができるわけではないことを念頭に置きましょう。
基本的な就活の電話マナー
3コール以内に電話を取る
就活には、「学歴フィルター」が存在するケースがあります。
偏差値の低い大学だと、エントリーシートを提出しても、学歴フィルターに引っかかって落とされてしまうことがあります。
一部の難関企業では、東大・東工大・早慶などの学生しか通過できないケースもあります。
しかしながら、MARCHの学生は一定の学力を備えているとみなされるため、この学歴フィルターにひっかかることはほとんどありません。
学歴フィルターによる足切りの可能性が少ないため、MARCHの学生にはそれだけ多くのチャンスがあり、他大学より有利と言えるでしょう。
多くの企業を受ける上で学歴フィルターは関係がないので、心配する必要はないでしょう。
自分から名乗る
明治大学、青山学院大学、立教大学、中央大学、法政大学の５大学は、ともに学生のキャリア教育に力を入れており、就職活動へのサポートも十分です。
大学による学生への就職活動のサポートも、高い就職率の一因です。
私大は国立大学に比べてキャリア支援が手厚い大学が多く、大学主催の就活イベントや就活フォローなどのサポートが充実しています。
ハキハキと話す
電話での受け答えは相手の表情がわからない分、声でのコミュニケーションに気を使う必要があります。
電話での受け答えはハキハキと声を出して、しっかりと伝えるようにしましょう。
ボソボソとした話し方では、相手とのコミュニケーションが難しくなるのに加えて良い印象は持たれません。
電波の良い静かな場所へ移動する
どんなにしっかりとした発声で電話をかけたとしても、電波が悪ければ相手とのコミュニケーションが難しくなります。
電波もしっかりとコミュニケーションを取るうえでは重要な要素となるので、電波の良い場所でかけることを忘れないようにしましょう。
周囲が騒然とした状況では話も聞き取りづらくなるので、静かな場所を選ぶことも重要です。
大事なことは復唱して確認する
相手が重要なことを話した時は、自分が正しく聞き取れたのかを確認するために復唱することが重要です。
たとえば、面接日時を聞き間違えてしまうと、選考に遅れてしまいかねません。
「面接は〇月〇日の〇時からでいかがでしょうか？」と尋ねられた場合は、必ず復唱「〇月〇日の〇時からですね」と復唱することで、間違いが無いか確認しておきましょう。
相手が電話を切ってから電話を切る
お話が終わったら、「お忙しい中、ありがとうございました」と丁寧に伝えた後、相手が電話を切るまで待ちましょう。
先方が通話を切るのを待つ間は電話中と考えて、ため息をついたり「疲れた」と呟いたりしないよう、気をつけてください。先方に聞こえると、印象を下げてしまいます。
折り返し電話をかける時のマナー
「お世話になっております」は挨拶の基本
折り返し電話をかけるときは、「お世話になっております、〇〇大学の〇〇です」と自分の名前を最初に伝えましょう。
「お世話になっております」は、ビジネスマナーとして挨拶の基本です。
「もしもし」は、ビジネスマナーでは相応しくありません。
うっかり「もしもし」と言ってしまった場合は、すぐに自分の名前を伝えて相手が誰からの電話か判断できるようにしてください。
電話番号を調べて準備をする
電話に出られなかったからといって、慌てて対応をする必要はありません。
かかってきた電話番号を調べて、どの企業からの電話なのかを確認しましょう。
事前に電話の内容をシミュレーションをすれば、より適切に対応できる確率はあがります。
昼休み・夜間には折り返しをしない
折り返しの電話は、企業の昼休みや終業時間以降はかけない方がよいでしょう。
終業時間がわかるのであれば、決まった終業時間までに折り返すことをおすすめします。
終業時間がわからない場合であれば、18時までをひとつの基準と考えましょう。
また、担当者に電話がつながった際には、「お電話お受けできず申し訳ございませんでした。」と一言添えましょう。
電話に出られなかった時のメールの書き方
折り返しの電話をかけても担当者が不在だった場合は、メールを送る手段があります。
メールで自分が電話に出られる時間帯や、電話をかける予定の時間を知らせておけば、電話の行き違いを防ぐことが可能です。
その場合は、以下の例文を参考にしてください。
◎◎◎◎社
人事採用担当 ◎◎◎◎様
お世話になっております。◎◎◎◎大学4年の◎◎◎◎です。
先ほど折り返しお電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたので、メールでご連絡させていただきました。
本日でしたら、◎時以降はお電話に出られる予定です。
お忙しいところ恐れ入りますが、◎時以降にお電話いただけましたら幸いです。
本日は難しいという場合は、明日改めてお電話を差し上げますので、◎◎様のご都合のよい時間帯をお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
実際に就活で使える電話の例文
電話をかける時の挨拶
企業：お電話ありがとうございます。株式会社◎◎ 総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。私は◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。◎◎◎の件でお電話させていただきました。◎◎◎課の◎◎◎様にお繋ぎいただけますか？
どうしても急用で休憩時間中や業務終了後に電話する場合は、以下の言葉を添えると良いでしょう。
・お忙しいところ、誠に申し訳ありません。
・お昼休みの時間帯に、誠に申し訳ありません。
・業務終了後に、誠に申し訳ありません。
選考に遅れそうな時の電話
企業：はい、株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。本日、◯時より面接をお願いしております、◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。採用面接の件でお電話いたました。お手数ですが、総務部の◎◎様をお願いできますでしょうか。
企業：わかりました。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。いかがなさいましたか？
就活生：◎◎様、お忙しいところ申し訳ありません。本日、◯時より面接に伺うお約束をしております◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、問題ありません。
就活生：大変申し訳ありません。人身事故の影響で到着が遅れます。
現在、◎◎駅におりますので、◯時の面接をお願いしておりましたが到着は▲時■分になる見込みです。ご迷惑おかけして申し訳ありません。お時間の変更をお願いしてもよろしいでしょうか？
担当者：わかりました。できるだけ早くいらしてください。
就活生：ありがとうございます。急いで参ります。では、失礼いたします。
面接の予約や日程変更の電話
企業：はい、株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：お忙しいところ、恐れ入ります。◯月◯日◯時より面接をお願いしております、◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）と申します。採用面接の件でお電話いたました。お手数ですが、総務部の◎◎様をお願いできますでしょうか。
企業：わかりました。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。いかがなさいましたか？
就活生：◎◎様、お忙しいところ、申し訳ありません。◎◎◎大学◎◎◎学部4年（名前）です。
先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
実は、ご案内いただいた日程が大学のゼミ発表と重なってしまいました。
大変申し訳ございませんが、日程を調整していただくことは可能でしょうか？
担当者：わかりました。◯月◯日◯時ならいかがでしょうか？
就活生：ありがとうございます。それでは、◯月◯日◯時に伺います。私の都合で、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 お忙しい中ご調整いただき、ありがとうございます。 それでは、失礼いたします。
担当者不在の場合
担当者：お電話ありがとうございます。
株式会社◎◎総務部の◎◎でございます。
就活生：おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎ ◎ 様はご在社でしょうか？
担当者：人事部の◎ ◎ですね。少々お待ちください。
♪（保留中）
担当者：お待たせいたしました。大変申し訳ございませんが、◎◎はただいま席を外しております。よろしければ、後ほど◎ ◎ より折り返しさせていただきますが、いかがでしょうか？
就活生：恐れ入りますが、お願いしてもよろしいでしょうか。14時〜15時以外でしたら、いつでも電話に出られます。
担当者：承知いたしました。
就活生：◎◎様には、「いただいたお電話に出られず失礼いたしました。度々お手数をおかけいたします」とお伝えいただけますでしょうか。
担当者：はい、そのように申し伝えます。
就活生：お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
担当者：それでは失礼いたします。
就活生：失礼いたします。
不在着信への折り返しをする場合
企業：お電話ありがとうございます。
株式会社◎◎◎ 総務部の◎◎でございます。
就活生：おはようございます。◎◎◎大学◎◎◎学部4年の（名前）と申します。
先ほど御社からお電話をいただいたのですが、人事部の◎◎様はご在社でしょうか？
企業：人事部の◎◎ですね。少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。総務部の◎◎です。
就活生：先ほどお電話いただきました、○○大学○○学部学部4年の（名前）と申します。先ほどは、お電話を受けられず申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか？
電話への苦手意識をなくすためのポイント
もし電話自体に慣れていないのであれば、積極的に電話をする機会を増やして練習してみることをおすすめします。
ビジネスマナーに則った受け答えに自信がない場合も、友人と電話して練習を積むと安心できます。友人やバイト先の先輩など、電話応対の上手な人の真似をするのもおすすめです。
チャットやメールのように、相手の文章を読んで返信を考えられず慌ててしまう場合は、電話中はゆっくりと話すことを意識してみましょう。
返事に迷う時は、「少々お待ちください」と添えることで、気持ちを落ち着かせられます。
もしそれでも緊張してしまう場合は、自分だけのマニュアルを作成してみましょう。
本記事で紹介した例文を参考に、具体的な内容を書いてみてください。マニュアルを見ながら受け答えすれば、マナーを気にせず落ち着いて電話に応対できます。
企業との電話で気をつけたいポイント
要件は簡潔に伝える
結論を簡潔に伝えるのは、ビジネスマナーの基本中の基本です。
電話対応も同様に、要件は必ず簡潔に伝えるようにしましょう。
電話は相手の時間を奪うコミュニケーション方法でもあるため、貴重な時間を無駄にさせないためにも要件は簡潔に伝えることをおすすめします。
ビジネスマナーを守った言葉遣い
企業と連絡を取る時に注意したいことは、ビジネスマナーを守った言葉遣いです。
就活はビジネスの場という前提を忘れず、メールや電話でも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
就活における間違いやすい敬語と言い換え表現は以下の通りです。
| NG | OK |
| わかりました・了解しました | 承知いたしました・かしこまりました |
| なるほどですね・参考になりました | おっしゃる通りです・勉強になりました |
| すいません | 申し訳ございません |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 伺わせていただきます | 伺います |
| おっしゃられたように | おっしゃったように |
声が聞き取れない場合は正直に伝える
電話をかける・受けるタイミングで、電波・周囲の環境がベストなケースは少ないでしょう。
電波・周囲の環境により電話の声が聞こえない場合には、もう一度話してもらえるように依頼しましょう。
内容がしっかりと聞き取れない場合、適切な対応ができなくなる可能性があるため、聞き取れない場合には正直に伝えてください。
就活の電話でよくある質問
就活の電話に出れなかったら、どうすればよい？
電話に出られなかったら、10～15分ほど時間が取れる時に折り返しましょう。
採用担当者も、就活生がいつでも電話に出られるとは思っていません。
タイミングが合わなかったと受け止め、焦らず最速のタイミングで折り返しましょう。
就活の折り返し電話で担当者がわからない場合は？
折り返しに電話をかけた場合、必ずしも電話をかけた相手がつながるとは限りません。
担当者がわからない場合には要件を伝えて、担当者の方へ取りつないでもらうようにしましょう。
携帯から会社に就活で電話をかけてもいい？
就活の電話をかける際に、スマホも固定電話も関係ありません。
採用担当者も、就活生に連絡を取りたい場合は、まず携帯の電話番号にかけます。
「固定電話からかけないのは失礼だ」とは思われませんので、気兼ねせずスマホからかけましょう。
「こちらから折り返す」と言われた時はどうする？
担当者が不在で、企業の方から「◎時間後にこちらから折り返す」と言われる場合があります。
その場合は、「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えて、自分からかけ直すことを伝えましょう。
その際、何時頃なら在席なのか聞いておくとスムーズです。
まとめ
本記事では、就活で役立つ電話のマナーについて解説しました。
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