書類をまとめたり、データを入力・処理したり、経費の処理をしたり、など、社内のさまざまな業務の「整理整頓」をし、あらゆる業務を円滑に回していくための軸となるのが事務職の役割です。
理系の学生でも、チームで実験を行ったり、サークル活動で経理などを行ったりする中で、事務職に魅力を感じる人もいるのではないでしょうか？
本記事では、理系で事務職を選択肢の1つと考えている人に向け、理系事務職について説明します。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
理系事務職はどんな仕事？
事務職とはどんな仕事なのか、その中でも理系事務職とはどんな仕事なのかを説明します。
事務職とは？
事務職は、企業や組織内でオフィス関連のタスクや一般的な管理業務を担当する職務です。事務職の仕事は多岐にわたり、以下のような種類があります。
・一般事務
社内の仕事をサポートする事務の総称です。書類作成や電話対応を行います。
・営業事務
営業のサポートをする事務職です。見積書の作成や在庫管理などを行います。
・経理事務
企業のお金の出入りを管理します。その他、給料の計算や伝票の処理などを行います。
・人事事務
企業で働く「人」のための事務を行います。採用や社員教育、評価などを行います。
・総務事務
会社を動かすために必要な業務を総合的に支えます。備品管理や防犯・防災など多岐にわたる業務を担います。
これ以外にも、法務事務や医療事務など、企業、組織によってさまざまな種類があります。
理系事務の仕事内容
理系事務の仕事内容も、一般の事務の仕事内容と大きくは変わりません。基本的な仕事内容は以下のようなものです。
・文書管理
書類、報告書、プレゼンテーション資料などの文書の整理、保管、電子ファイリングを行います。必要な文書を迅速に検索できるように維持します。
・スケジュール管理
会議や予定のスケジュール管理を担当します。会議の予約、出張の手配、上司の日程管理などが含まれます。
・データ入力と処理
数値データや情報を正確に入力し、データベースの管理を行います。数値の計算や処理も行う場合があります。
・電話/メール対応
社内外からの電話応対や電子メールの送受信を行い、必要に応じて情報を共有し、問い合わせに対応します。
・経費処理
出張経費、日常経費、予算などの処理を管理します。領収書の整理、精算、予算の調整などが含まれます。
・プロジェクトサポート
大規模なプロジェクトの一部として、データの収集や整理、プレゼンテーション資料の作成などを担当することがあります。
理系が事務職を志望するメリット
理系出身者が事務職を志望する場合のメリットは次の点にあります。
- ・専門性が活かせる
- ・自分の特色を強みにできる
専門性が活かせる
製造部門や研究開発部門で事務を行う場合、理系出身者であれば業務内容が理解できるため、よりスムーズにこなすことができます。データ入力や処理のプロセスでも、内容を理解していることで、ミスを減らすことができます。
また、部外者に説明を求められた場合も、専門外の職員と比較して対応できる範囲が広いでしょう。
自分の特色を強みにできる
就活の際に、理系出身者が事務職を希望した場合、ほぼかならず「なぜ理系なのに事務職を志望したのか」を尋ねられます。この質問に、自分の志望動機や企業に貢献できることを踏まえて適切に回答すれば、大きな強みとなるでしょう。
また、実際に仕事が始まれば、理系の勉強や研究でつちかってきた論理的思考力や課題発見力を業務に活かすことで、周囲との差別化を図れます。
理系が事務職を志望するデメリット
理系就活生が事務職を志望する場合のデメリットも押さえておきましょう。
就活に時間が割きにくい
理系学生の就活が本格化する3年生は、同時に研究室選びや授業などが、非常に忙しくなる時期でもあります。特に理系学生が事務職を志望する場合、比較的時間の融通がつきやすい文系の就活生と同じポストをめぐって争うことになります。
この面で、説明会やインターンシップへの参加、OB・OG訪問など、就活に時間の割きにくいことは、事務職を志望する場合のデメリットといえるでしょう。
情報が入りにくい
事務職を選択する理系就活生は比較的少ないため、大学のキャリアセンターなどでも扱う情報が少ないことがあります。OB・OGも少なく、口コミも入ってきにくいため、情報は自分で主体的に収集しなくてはなりません。
理系事務職が求められる業界・仕事内容
科学的な専門知識や規制に関する理解が求められる業界では、事務職でも理系出身者を優先的に選びます。そのような業界での理系事務職の役割は、専門家のサポートや文書管理、規制遵守などの重要な業務です。
理系事務職が求められる業界の特徴と、事務職の主な仕事内容を説明します。
医薬品・化粧品メーカー
【業界の特徴】
人体に直接的に関わる医薬品や化粧品のメーカーは、厳しい基準の下、研究・開発、製造が行われています。そのため事務職も医学的な専門知識が求められ、膨大なデータを収集管理、材料や製品の品質管理や規制関連の事務作業が重要です。
【仕事内容】
製品の品質管理文書の作成や試験データの管理、規制に関する文書の整備、製品ラベルの作成、研究チームとのコミュニケーションサポートが主な仕事です。
化学メーカー
【業界の特徴】
化学メーカーでは多種多様な製品、材料、化学物質を製造しています。そのため研究、製造、品質管理を事務の面からサポートできる化学的な知識を備えている人が求められます。
【仕事内容】
化学製品の製造データの記録と分析、規制関連文書の整備、化学物質の安全データシート（SDS）の作成、環境法規制への準拠文書作成などが主な仕事です。
食品メーカー
【業界の特徴】
食品メーカーは多種多様な食品の製造を行いますが、人体に取り入れるものだけに、食品の品質管理や基準・規制が非常に多く、遵守するための知識が必要です。食品衛生法などの法的な知識も必要ですが、それとともに添加物や遺伝子組み換えなど、生物や化学の知識を持っている理系出身者が求められます。
【仕事内容】
食品の生産記録管理、HACCP（食品の安全性を確保するためのリスク評価プログラム）文書の整備、規制遵守文書作成、原材料の仕入れと管理などの事務作業が主な仕事です。
大学・研究機関
【業界の特徴】
実験や科学的な研究を行う大学や研究機関では、事務職であっても専門知識を備えていることが求められます。
【仕事内容】
主な業務として、研究プロジェクトの管理とアシスタント業務、助成金や予算の管理、研究データの収集と整理、研究プロポーザルの作成、教育プログラムのサポートなどがあります。
理系が事務職を志望する際の注意点
事務職を選択肢の1つとして検討する人は、なんらかの形で事務の仕事に魅力を感じたからでしょう。しかし、自分が実際に事務職に向いているかどうかは、しっかりと検討する必要があります。
そこで理系就活生が事務職を志望する際に、注意すべき点を説明します。
自己分析を行う
研究、エンジニア、営業、事務など、それぞれの職種には、向き・不向きがあります。自分の資質が事務職に向いているか、事務職に求められる資質を備えているか、客観的な視点でこれまでを振り返り、自己分析を行いましょう。
一般的に、事務職には次のような資質を備えていることが求められます。
・注意深さや几帳面さ
事務職は文書の整理、データの管理、スケジュールの調整など、細かな作業が含まれます。このため、整理整頓が得意で細部に注意を払える人が向いています。
・コミュニケーション能力
事務職は同僚や顧客とのコミュニケーションが欠かせません。相手の話に耳を傾け、的確に答えるコミュニケーション能力は重要です。
・時間管理能力
部署全体のスケジュールを管理し、期限や納期を遵守する業務を担当することが多いため、時間管理能力が求められます。
・コンピュータスキル
事務職ではWordやエクセルのスキルはもちろん、データベース管理などのコンピュータスキルも求められます。
・機密情報の取り扱い
企業の内部情報や機密情報に接する場面があるため、慎重な情報管理が求められます。
・ストレス耐性
期限厳守の状況や多くのタスクが同時に発生することがあるため、ストレスに耐えられる能力が必要です。
仕事内容を深掘りする
事務職に必要なスキルや要件は業界や部署によって異なる場合があるため、具体的な職務内容に合わせた資質の開発も重要です。そのため、事務職を志望する場合は、自分が希望する業界や仕事内容をしっかり研究しましょう。
Webサイトや業界情報誌を見たり、その業界に勤務するOB・OGを訪問したりして、情報を収集し、仕事内容を詳しく把握します。
企業分析のやり方については次の記事で詳しく説明しています。ぜひ参考にしてください。
志望動機を明確にする
理系就活生が事務職を志望する場合、志望動機を明確にすることが求められます。自己分析や仕事理解を踏まえて、次の2点を明確にした志望動機を作成しましょう。
- ・なぜ自分がその企業の事務職に魅力を感じたのか
- ・自分は事務職として、その企業に何を貢献できるのか
エントリーシートや面接にも欠かせない志望動機の書き方については、次の記事を参考にしてください。
オファーサイトを活用する
登録してプロフィールを作成・公開すると、企業側からのコンタクトが得られるのがオファーサイトの魅力です。オファーサイトの登録で、自分が知らなかった企業も知るようになり、選択肢を広げることにもつながります。忙しい理系就活生にとっては、大きなメリットがあるといえるでしょう。
TECH OFFERは理系学生・大学院生に絞ったオファーサイトです。登録は無料、簡易自己診断も行うことができます。まだ登録していない人は、ぜひこの機会に登録してください。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
理系事務職、理系ならではの強みがカギ
本記事では、理系出身者が強みを発揮できる理系事務職に焦点を当て、仕事内容や求められる業界の特徴、また理系就活生が事務職を志望する際のメリットやデメリット、注意点などを紹介しました。
事務職は、あらゆる企業や組織に欠かせない仕事ですが、反面、地味で文系職というイメージの強い仕事でもあります。理系事務職を志望する人は、理系就活生ならではの強みを活かし、ぜひ内定を勝ち取ってください。
