内定辞退メールの書き方と例文を徹底解説

「内定辞退ってマナー違反？」「メールで伝えても失礼にならない？」と悩んでいませんか。

結論からいうと、内定辞退はマナー違反ではなく、メールで伝えても問題ありません。

大切なのは、辞退を決めたらすぐに、誠意をもって連絡することです。

本記事では、内定辞退メールの書き方のポイントと、状況別にそのまま使える例文3選を紹介します。

いつまでに送るべきか、送ったあとの対応、理系学生に多い学校推薦での注意点もあわせて解説します。

内定辞退はしてもよい

内定辞退する就活生は多い

内定の辞退は可能です。

一度内定を承諾・受諾してしまったら、もう断れないのではないかと心配している方も安心してください。

「内定は出たものの、面接や社員との対話を通じて、自分が思い描いていたキャリア像とは異なると感じた」というケースも珍しくありません。

就活では複数の企業から内定をもらい、どこに入社するかを比較検討するのが普通です。

企業側も、一定数の内定辞退が発生することを想定しています。

株式会社マイナビの「企業新卒内定状況調査」によると、内定辞退率「5割以上」の企業割合は増加傾向にあり、2026年卒では41.5％に達している状況です。また、「辞退者なし」と答えた企業は23.8％にとどまり、約4社に3社の企業で内定辞退が発生していることがわかります。

内定を辞退することが絶対に許されないわけではありません。ただし、辞退する際は、企業への感謝とお詫びを伝え、できるだけ早く誠実に連絡することが大切です。

参考：内定（内々定）辞退率の動向－辞退の理由と企業の辞退対策－｜マイナビ  

内定辞退は連絡を受けた方法で行う

内定を辞退する場合、連絡方法は基本的にメールと電話のどちらでも構いません。

どちらで連絡するか迷う場合は、基本的に連絡を受けた方法で返しましょう。

メールは相手の業務に割り込むことがなく、電話とは異なり記録に残ります。

一方で、メールは見落とされる可能性もあります。もし2〜3営業日たっても返信がない場合は、電話で「○日にメールでお返事をお送りしましたが…」と改めて伝えましょう。

内定辞退のタイミング

内定承諾書提出前の辞退・早めの連絡がベター

内定辞退の連絡は、決意した時点ですぐに行いましょう。

基本的には、内定承諾書提出前の辞退がベターです。

内定を承諾するか辞退するかを決めたら、指定された回答期限に関係なく、できるだけ早く連絡しましょう。

断りの連絡は心理的に難しいものですが、連絡を先延ばしにするほど心理的な負担は大きくなるため、早めに伝えることが自身の安心にもつながります。また企業側にとっても、繰り上げ合格など次の採用活動へ迅速に移行できるメリットがあります。

もし内定に対する回答に迷っている場合、応募企業に不安を与えないよう内定通知を受け取った旨だけでもすぐに返信しておきましょう。

10月以降も入社2週間前までなら可能

民法627条1項では、期間の定めのない雇用契約は、解約を申し入れた日から2週間で終了すると定められています。そのため、入社日の2週間前までに伝えれば、法律上は問題なく辞退できます。

入社日まで2週間を切ってから申し出た場合でも、辞退そのものは可能です。ただし、法律上は申し入れから2週間は雇用契約が続くため、企業と相談し、合意のうえで契約を解消してもらう形になります。

直前の辞退ほど企業の負担は大きくなります。10月の内定式を過ぎていても、辞退を決めた時点ですぐに連絡しましょう。

参考：民法｜e-Gov法令検索

内定承諾書提出後の辞退もできる

入社2週間前までなら、内定承諾書を提出した後でも内定を辞退できます。

一般的に、内定承諾書を提出した時点で企業との労働契約が成立していると考えられます。ただし、労働者には民法627条にもとづく解約の申し入れが認められているため、承諾書を提出した後でも辞退は可能です。

一方で、内定承諾書提出後の辞退は企業に迷惑がかかることを忘れてはいけません。

企業は新卒採用にコストをかけ、入社に備えて様々な準備をしています。

内定辞退を伝える際には、誠意を持ってお詫びをすることが重要です。

なお、学校推薦や教授推薦で応募した企業の内定を辞退する場合は、特に注意が必要です。推薦応募は大学と企業の信頼関係のうえに成り立っており、辞退すると翌年以降の推薦枠など、後輩に影響が出る可能性があります。

推薦応募は、内定が出たら入社することが前提です。それでも辞退せざるを得ない場合は、企業に連絡する前に、推薦をもらった教授や大学のキャリアセンターに必ず相談しましょう。企業への連絡もメールだけで済ませず、まず電話で直接お詫びを伝えるのが望ましいです。

回答期限は延長できる？

他の企業の選考が同時に進行していて結果が出ていない時は、先に内定が出ている企業を優先するべきか悩むと思います。

その場合は、期限の延長を交渉してみましょう。

内定をもらった企業に相談して、「他の企業の選考が進んでおり、回答が〇日になりそうです。内定の受諾まで少々お時間をいただくことは可能でしょうか」と聞いてみてください。

企業は内定を出す際に入社日を想定しているため、数日から1週間程度であれば受け入れてもらえる可能性があります。ただし、長期間となると断られる可能性もあります。

回答期限の延長を希望する場合は、できるだけ早く伝えることが重要です。

期限間近になってから延長を申し出ると、「最初から分かっていたのに、なぜ今言うのか」と企業からの印象が悪くなる可能性があります。

内定辞退をメールで伝えるメリット

内定の辞退をメールで行うことには、就活生側・企業側双方にとってメリットがあります。

就活生にとっては、気まずい要件を直接口頭で伝える心理的ハードルを下げられる点や、送信日時や内容が客観的な記録として残り、言った・言わないのトラブルを防げる点がメリットです。

また企業側にとっても、担当者の業務時間を急に拘束されることなく状況を把握でき、速やかに次の採用選考へ切り替えられる利点があります。

ただし、内定承諾後の辞退や推薦応募での辞退、入社直前の辞退など企業への影響が大きい場合は、まず電話でお詫びを伝えましょう。そのうえで、記録としてメールを送るのが丁寧です。

内定辞退メールを書く際の3つのポイント

メールの件名は伝わりやすい内容にする

内定辞退のメールでは、件名を一目でわかる内容にしましょう。

選考期間中の採用担当者は、社内外のさまざまな関係者や学生と日々大量のメールを送受信しています。

ひと目でわかるようなメールの件名にしておかないと、流されてしまうリスクもゼロではありません。

内定辞退という重要な内容であるからこそ、しっかりと読まれるようにわかりやすい件名を設定しましょう。

件名は「内定辞退のご連絡（123大学　理工学部　田中達也）」のように、用件・大学名・氏名を入れると、開封前に内容が伝わります。

内定辞退の結論と理由は冒頭で伝える

わかりやすい件名を設定するのと同じように、メールをしっかりと読んでもらうため、結論と理由を冒頭に持ってきましょう。

メールの冒頭で内定辞退の結論を明確に示しましょう。辞退理由や経緯を長々と前置きした後に結論を述べると、最も重要な用件が担当者に伝わりにくくなります。

結論と理由を先頭に持ってくることで、企業の担当者に内定辞退する旨と理由をしっかりと伝えましょう。

お礼の挨拶と定型文でしめる

内定辞退のメールの最後は、お礼の挨拶と先方の発展を祈る内容で終わりましょう。

内定を辞退するとはいえ、企業とは短い期間ながらも良い関係性を築けたはずです。

最後は気持ちよく終われるように、選考への感謝と先方の発展を祈念する挨拶で締めましょう。

また、就職先に同業他社を選んでいた場合は、ビジネスでの交流や将来的な転職で再度交わる可能性もあります。

良い関係性のまま終えることに、デメリットはありません。

【テンプレート】内定辞退のメール例文3選

電話をかけた後のメール例文

他社に内定・入社を伝える内定辞退のメール例文

メールのみで内定辞退を伝える場合の例文

内定辞退のメールを送る際の注意点

できるだけ早めに送る

内定を辞退する結論に至ったら、内定辞退のメールはなるべく早く企業側へ送るようにしましょう。

理由としては、企業側に対応が必要になるからです。

内定辞退が発生したということは、企業側に以下の可能性が現れます。

• ・計画していた採用予定人数に満たない
• ・必要なスキルを持つ人材が足りなくなる

企業側としては採用活動の継続や再開、繰り上げ内定の検討が必要になるため、辞退の意向は一刻も早く把握したい情報といえます。 

内定を辞退することを決めたら、早急に企業側には伝えましょう。

内定辞退の理由は詳細に書かなくてもよい

選考過程で良好な関係性を築けた企業に対して、内定を辞退するのは心苦しいと感じる方も多いでしょう。

申し訳ない気持ちから内定辞退の理由を事細かに書かなければ、と考えてしまう方も多いはずです。

もちろん詳細に内定辞退の理由を書いてもよいですが、詳細に書かなくとも問題はありません。

細かく理由を書かなければいけない決まりは特になく、内定辞退の結論と簡単な経緯が伝われば基本的には十分です。

細かく理由を考えるために内定辞退のメールが遅れるよりは、内定辞退の結論をできるだけ早く伝えるなど、スピード感を優先しましょう。

理由を書く場合は、「自身の適性や将来の方向性を考えた結果」のように自分を主語にして伝えましょう。待遇や社風など、企業への否定的な評価は書かないのがマナーです。

誠意を込めて文章を練る

内定を辞退する際には、内定をもらったことに対する感謝の気持ちと誠意を伝えることが重要です。

企業はあなたを高く評価し、一緒に働きたいと思ってくれたからこそ内定を出したのです。

採用活動には時間やコストがかかります。辞退の用件を形式的に伝えるだけでなく、自身を高く評価して内定を出してくれた企業への感謝と誠意を込めて文面を作成しましょう。

内定辞退のメール送信後の対応

内定辞退のメールに返信がない場合は電話を

内定辞退を伝えるメールを送った後に、企業側からのリアクションがない場合には、電話で確認をしましょう。

採用担当者は日々大量のメールを受け取っているので、内定辞退のメールが埋もれている可能性もあるからです。

内定辞退が企業側へ伝わっていない場合、予期せぬトラブルにつながりかねません。

内定辞退のメールを企業側へ送り、2〜3営業日たっても返信がない場合には、電話で確認しましょう。

トラブルに発展しそうな場合はすぐに相談する

大半の企業は、内定辞退のメールに対して真摯に辞退を了承する旨の返信を返してくれます。

しかし稀に、内定辞退は契約違反であると主張したり、損害賠償請求を示唆したりして就活生を不当に引き止めようとする企業が存在するのも事実です。

ただし、内定辞退は民法627条にもとづく正当な手続きです。ルールを守って辞退していれば、過度に不安になる必要はありません。

企業とのやり取りでトラブルに少しでもなりそうだと感じた場合には、すぐに周囲へ相談しましょう。

企業とのトラブルに1人で対応しようとすると精神的な消耗が激しく、事態をさらに悪化させるおそれもあります。

大学のキャリアセンター（就職課）や家族に相談するほか、厚生労働省が各都道府県に設置している「総合労働相談コーナー」でも、予約不要・無料で相談できます。1人で対応しないようにしましょう。

内定辞退をする際にNGなこと

サイレント辞退はNG

内定を辞退する際は、サイレント辞退はNGです。

マイナスな連絡を入れることに躊躇するかもしれませんが、どんな事情があったとしても、必ず連絡しましょう。

連絡せずに放置してしまうと、企業との間でトラブルになってしまう可能性があります。辞退を決意したら、早急に連絡しましょう。

返事を保留したまま1週間以上経過した

内定を保留する場合は、1週間以内に回答するように心掛けましょう。

企業が内定通知時に回答期限を提示している場合は、指定された期限内に内定辞退を伝えてください。

また、内定保留が長期化すると、入社意欲がないと判断されて内定を取り消されてしまう可能性もあります。

第一希望の企業の結果を待ちたい気持ちもわかりますが、企業もあなたの返事を待っています。必ず、回答期限内に結論を出すようにしましょう。

内定辞退メールへの返信に対する対応

内定辞退メールの返信が来た時に、さらに返信をするべきか迷う方も多いでしょう。

企業から「内定辞退を了承した」旨の返信が届いた場合は、基本的にその後の返信は不要です。お礼を伝えたい場合は、「ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございました。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」程度の短い文面で十分です。

返信や電話で内定辞退の理由を詳しく聞かれた場合は、内定辞退を撤回してほしいと思われている可能性があります。

企業の採用担当者は内定辞退の理由を把握し、今後の採用活動の参考にしたいと考えています。理由をごまかさず、正直に伝えてください。ただし、待遇や社風など企業への否定的な評価は避け、自分の考えや適性を主語にして伝えましょう。

内定辞退の撤回をしてほしいと説得された時は、できるだけ丁寧に対応しながら、自分の気持ちや考えを冷静に伝えるよう心掛けましょう。

なお、辞退後も就職活動を続ける場合は、エントリー数を見直しておくと安心です。

内定辞退のメールに関するよくある質問

内定辞退のメールはいつまでに送ればよいのか？

辞退を決めたら、当日か翌営業日中に送るのが理想です。遅くとも、企業が指定した回答期限内には連絡しましょう。

内定を承諾した後であっても、入社日の2週間前までに伝えれば法律上は辞退できます。ただし、企業は辞退者が出ると採用計画の見直しが必要になるため、期限ぎりぎりまで待たず、決めた時点ですぐに連絡することが大切です。

失礼のない内定辞退のメールにするポイントとは？

内定を辞退する際には、辞退の理由を求められる場合があります。

辞退の理由を伝える際は、その企業に対するネガティブな意見を述べないことです。

たとえば、「提示された待遇への不満」や「社風に合わないと感じた」といったネガティブな理由には直接触れないのが賢明です。

円満に辞退するためにも、企業側が悪印象を持たないように伝えるメールを書きましょう。

メールを送った後呼び出された場合はどうすればいい？

もし内定辞退後に呼び出しがあった場合は、丁寧に対応しましょう。

呼び出しを受けたら、応じることも選択肢の一つです。

企企業側から強い引き止めを受けたり、考え直すよう説得されたりするケースもあります。しかし、内定を受け入れるか辞退するかは就活生の権利であり、企業に強制されることではありません。

将来的に関係がありそうな企業の場合は、直接話し合って内定辞退の理由を納得してもらうのも一つの方法です。

ただし、呼び出しに必ず応じなければならない法的な義務はありません。

説得されても辞退の意思が変わらない場合は、「メールでお伝えしたとおり、辞退の意思に変わりはございません」と丁寧に、かつはっきりとお断りしましょう。

10月以降の内定辞退は可能？

入社2週間前を過ぎなければ、10月以降の内定辞退は可能です。

内定式に出席した後でも、民法627条にもとづく解約の申し入れとして辞退できます。ただし、この時期の企業は入社に向けた研修や備品の準備を進めています。メールだけで済ませず、まず電話で直接お詫びを伝え、そのうえで記録としてメールも送るのが丁寧です。

企業側の負担をおもんばかることや誠意も大切ですが、一番は自分の将来です。

双方に負担の少ない内定辞退にするためにも、早めに決断を下しましょう。

まとめ

本記事では、内定辞退メールについて解説しました。

内定辞退は心理的な負担を感じる方も多いと思いますが、自分の将来をよりよいものにしていくために必ず通る道です。

本記事で紹介した注意点や例文を押さえて、自信をもって自分らしい未来を選んでいきましょう！