エントリーシートを郵送する際、封筒に入れて送付する必要があります。しかし、封筒の宛名や住所などをどのように書くべきかわからず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

エントリーシートを郵送する際の封筒には、宛名・住所に関して一定のマナーが存在します。マナーを無視して記載してしまうといい加減な印象に見えてしまうため、選考の評価に悪影響を与えかねません。

今回は、エントリーシートを郵送する際の封筒の書き方について、手渡しする際のポイントも解説します。本記事を読めば、エントリーシートを適切に郵送して企業へ好印象を与えられるようになります。エントリーシートで採用担当者の好印象を獲得し、志望企業の内定を早期に獲得しましょう。

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エントリーシートを封筒で郵送する前に準備すべきもの

エントリーシートを封筒で郵送する前に準備すべきもの

エントリーシートを郵送する際は、事前に以下のものを準備しておきましょう。

  • ・A4サイズの白色封筒
  • ・送付状
  • ・油性のボールペン
  • ・クリアファイル

上記の必要な準備物と使い方について詳しく説明します。

A4サイズの白色封筒

エントリーシートを郵送する際には、A4サイズの白色封筒を選びましょう。白色の封筒は清潔感やビジネスらしい印象を与えるため、エントリーシートを企業に送付する際は好印象を与えられます。

白色封筒のサイズは、エントリーシートを折らずにそのまま入れられるA4サイズが適切です。書類を折りたたむと読みづらくなったり、見た目の印象が悪くなったりするため、相手に不快感を与えるリスクがあります。

送付状

送付状は郵送する書類の内容や目的を伝えるためのもので、採用担当者に何を送ったのかが一目でわかります。また、相手に対する配慮や丁寧さを示せる点も送付状を添えるメリットです。

送付状には、日付・送付先の企業名・担当者名・送り主の名前・連絡先、そして簡単な挨拶文を記載しましょう。挨拶文では、「エントリーシートをお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった文面を使うのがおすすめです。

油性のボールペン

油性のボールペンは封筒の宛名などを記載する際に必須のアイテムで、油性インクは水に強く滲みにくいため、郵送時のトラブルを避けるためにも最適です。宛名を書く際にはビジネス文書における標準的な選択肢である黒色のペンを選びましょう。

クリアファイル

クリアファイルはエントリーシートや送付状をきれいに保つための便利なアイテムで、郵送中に書類が折れたり汚れたりするのを防ぐ役割を果たします。透明なクリアファイルを使用すれば書類の内容がすぐに確認できるため、受け取った側にも親切です。クリアファイルに入れる順番にも注意が必要で、「送付状を一番上」「その下にエントリーシート」と重ねれば、受け手がスムーズに確認できます。

エントリーシートを郵送する際の封筒表面の書き方

エントリーシートを郵送する際の封筒表面の書き方

エントリーシートを郵送する際、封筒の表面に記載する内容は相手に正確な情報を伝えるために重要です。書き方ひとつで印象が左右されるため、形式を守って丁寧に記載しましょう。以下では、封筒表面の具体的な記載方法について説明します。

企業の住所・宛名は省略せず正式名称で書く

封筒に記載する企業の住所や宛名は、省略せず正式名称で記載しましょう。例えば、住所に「○○ビル」や「株式会社」の記載がある場合、省略すると採用担当者にいい加減な印象を与える可能性があります。

また、企業名や部署名を間違えることのないよう送付先の情報を確認した上で記載しましょう。封筒表面に書く際は楷書で読みやすく書くことが重要で、文字が雑だと内容の正確さが疑われる上に相手に不快感を与えかねません。

中央の配置を考えて文字バランスに気をつける

封筒の表面に記載する際は、文字の配置やバランスを考えましょう。特に、宛先の住所や企業名、担当者名などを封筒の中央部分に記載すれば、受け取る側に読みやすい印象を与えられます。

文字の大きさや間隔にも注意を払い、採用担当者の読みやすさを意識する点も重要です。例えば、企業名はやや大きめに書き、住所は適度な間隔を空けて記載すると全体の見た目が整います。また、行と行の間に十分なスペースを取れば、情報が詰まりすぎず、見やすくなります。

個人名の下には「様」・企業や部署が宛名の場合は「御中」

封筒に記載する宛名の敬称は、状況に応じて正しく使い分けましょう。個人名を記載する場合は名前の下に「様」を付けるのが一般的で、企業名や部署名を宛名とする際は「御中」を使用します。例えば、「株式会社○○○○の人事部」宛てにエントリーシートを送付する際は、封筒の宛名を以下のように記載します。

  • ・「株式会社○○○○ 人事部御中」

「様」と「御中」を混同すると、正しい敬語を使えていない印象を与えるため、選考で不利になる可能性もあります。また、敬称の位置は名前や部署名の直下に配置し、視覚的にも整った印象を与えましょう。

封筒の左下に「応募書類在中」と書く

エントリーシートを郵送する際には、封筒の左下に「応募書類在中」と記載しましょう。封筒の中身を一目で分かるようにするためであり、「応募書類在中」と赤色のスタンプを使用すると視覚的に強調できるため便利です。

スタンプがない場合は、赤色のペンで楷書体を意識して丁寧に書きましょう。「応募書類在中」の表記があれば、受け取る企業側が書類を確認しやすくなり、紛失のリスクを減らせます。

エントリーシートを郵送する際の封筒裏面の書き方

エントリーシートを郵送する際の封筒裏面の書き方

封筒の裏面も、ビジネスマナーを意識して丁寧に記載するのが大切です。特に、差出人情報や封の仕方に関する注意点をしっかり押さえれば、受け取る側に好印象を与えられます。以下では、封筒裏面の具体的な記載方法について詳しく説明します。

封筒の左側に自分の名前を記載する

封筒の裏面には、必ず自分の名前と住所を記載しましょう。自分の名前と住所を記載すれば、送付先で受け取りがスムーズになるだけでなく、万が一配達中に問題が発生した場合でも差出人に戻ってくるようになります。

封筒の裏面には左下に自分のフルネームを記載し、その右に住所を書くのが一般的な形式です。また、住所は省略せずに番地や建物名まで正確に記載しましょう。略字や不明確な文字を使うと、郵便物が正確に届かない場合があるためです。

封をした後に「〆」の文字を書く

封筒にエントリーシートを入れた後は封をしっかり閉じ、その上に「〆」の文字を書きましょう。「〆」は封を閉じたことを示す記号であり、記載する位置は封筒の裏面の封をした部分の中央に書くのが一般的です。

「〆」を書く際は黒色の油性ペンを使用し、読みやすくはっきりと記載しましょう。封筒を糊付けした後に「〆」の記号を記載すれば、ビジネスマナーをきちんと守った送付物として評価されるポイントになります。

エントリーシートを郵送する際の送付状の書き方

エントリーシートを郵送する際の送付状の書き方

エントリーシートと一緒に同封する送付状には、日付・送付先の企業名・担当者名・自分の氏名・連絡先を記載します。また、「エントリーシートをお送りいたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます」といった挨拶文を簡潔に記載しましょう。

送付状はビジネス文書の一つとしてフォーマルな表現と形式を守ることが重要で、以下に見本を紹介するため、参考にしてください。

【送付状の見本】
送付状
2025年1月5日株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当 〇〇 〇〇 様

〒123-4567東京都港区〇〇〇〇〇〇1-2-3〇〇
大学 〇〇学部 〇〇 〇〇(氏名)
TEL:090-1234-5678
E-mail:example@example.com

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は、貴社の採用募集に応募させていただきたく、エントリーシートを同封いたしました。何卒ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

【同封書類】

エントリーシート

送付状の内容は簡潔で構いませんが、ビジネスマナーを意識して丁寧に記載しましょう。

エントリーシートを封筒で郵送するのは全部で3ステップ

エントリーシートを封筒で郵送するのは全部で3ステップ

エントリーシートを封筒で郵送するのは、全部で以下の3ステップです。

  • ・送付状の下にエントリーシートを重ねてクリアファイルでまとめる
  • ・封筒に書類を入れて封をし、切手を貼る
  • ・簡易書留で封筒を郵送する

上記のステップを参考に、適切にエントリーシートを送付して採用担当者に好印象を与えましょう。

送付状の下にエントリーシートを重ねてクリアファイルでまとめる

郵送する際、まずは送付状を一番上にしてエントリーシートを下に重ねます。書類は折り曲げずにそのままクリアファイルに入れて、郵送中の汚れや折れを防ぎましょう。

送付状を上に配置すれば、受け取った担当者が最初に送付状を確認して書類の内容を把握しやすくなります。なお、クリアファイルは透明なものを選び、きれいに見えるように揃えましょう。

封筒に書類を入れて封をし、切手を貼る

書類をクリアファイルにまとめたら、A4サイズの白色封筒に入れます。封筒に入れる際は送付状が表になるように向きを確認し、封筒の口を糊付けして「〆」の記号を封の上に記載します。

その後、郵送先の住所がしっかり記載されているか改めて確認し、封筒の重さに応じた切手を貼ります。郵便局で正確な料金を確認して不足がないようにし、切手の位置は封筒の右上でまっすぐ貼ると全体の見栄えが良くなります。

簡易書留で封筒を郵送する

エントリーシートの郵送は、普通郵便ではなく簡易書留を利用するのが一般的です。簡易書留は郵便物の受け取りから配達までの過程を記録してくれるサービスで、送付物が紛失するリスクを減らして相手に確実に届けられます。

簡易書留は追跡番号が付与されるため、郵便物の配送状況を随時確認できる点でも安心です。万が一、郵送中に封筒が紛失した場合でも補償を受けられる上、企業にも事情を説明しやすくなります。

エントリーシートを封筒で郵送する前に確認すべきポイント

エントリーシートを封筒で郵送する前に確認すべきポイント

エントリーシートを封筒で郵送する前に確認すべきポイントは、主に以下の2点です。

  • ・誤字脱字がないかチェックする
  • ・エントリーシートは控えをとっておく

エントリーシートを封筒で郵送する前に、必ず上記のポイントを確認しておきましょう。

誤字脱字がないかチェックする

エントリーシートを郵送する前に、誤字脱字の有無を徹底的にチェックしましょう。書類に誤字脱字があると、応募者の注意力やビジネスマナーが疑われる原因になります。特に、企業名や担当者名などの重要な情報が間違っていると、大きなマイナス印象を与えかねません。

チェック方法としては時間をおいて再度見直す・音読するなどが効果的で、第三者に確認してもらえれば見落としを防ぎやすくなります。誤字脱字は内容がどれほど良くても印象を台無しにする恐れがあるため、十分な注意を払いましょう。

エントリーシートは控えをとっておく

エントリーシートを郵送する際は、必ずコピーやデータで控えを取っておきましょう。控えがあれば、企業からの問い合わせがあった場合に内容を正確に確認できるためです。また、面接の際にエントリーシートの内容について質問されるケースも多いため、控えがあれば事前に回答を準備できます。

エントリーシートの控えを取る際は、紙でのコピーとデジタルデータの両方を保存するのが理想です。紙の控えは急な確認が必要になったときにも便利ですし、データは長期保存に向いています。

エントリーシートを手渡しする場合の封筒の書き方

エントリーシートを手渡しする場合の封筒の書き方

エントリーシートを企業に手渡しする際も、封筒の書き方にはビジネスマナーが求められます。郵送とは異なる点もあるため、手渡しの場にふさわしい形で封筒を用意しましょう。受け取る相手に丁寧な印象を与えるため、以下のポイントを押さえて準備してください。

郵送時と同じく「応募書類在中」と記載する

エントリーシートを手渡す場合でも、封筒に入れて左下に「応募書類在中」と記載しましょう。「応募書類在中」の記載があれば、企業側は封筒の中身が重要な応募書類である点を一目で把握できます。

「応募書類在中」の文字は郵送時と同様に赤色のスタンプを使用するか、赤色のペンで丁寧に記載します。手書きの場合は楷書体を意識し、封筒の左下にしっかりと読みやすく書きましょう。

宛名・住所・社名は書かなくてもよい

エントリーシートを直接手渡しする場合、封筒の表面に宛名や住所、社名を記載する必要はありません。手渡しの場合は宛先が明確であるため、郵送時のような詳細な情報は不要ですが、企業名や部署名を把握して確実に渡せるよう準備しましょう。また、宛名を記載しない分、封筒の表面がシンプルになるため、「応募書類在中」の文字がより目立つように記載するのがポイントです。

裏面には自分の名前・住所を記載する

封筒の裏面には、郵送時と同様に自分の名前と住所を記載しましょう。手渡しの場合でも差出人情報を封筒に記載しておけば、担当者が他の応募者の書類と混合するリスクを防げるためです。

名前は封筒の左下にフルネームで記載し、その右に住所を記載するのが一般的な形式です。また、連絡先として電話番号を記載しておくと、万が一書類に不備があった場合でも企業が連絡しやすくなります。

エントリーシートを封筒に入れて手渡しするポイント

エントリーシートを封筒に入れて手渡しするポイント

エントリーシートを企業に手渡しする場合、渡し方のマナーも重要で応募者としての第一印象が大きく変わります。以下では、エントリーシートを手渡しする際の具体的なポイントを解説します。

封筒からエントリーシートを出して手渡しする

担当者にエントリーシートを直接手渡す場合は、封筒から書類を出して渡しましょう。封筒に入れたまま渡すと受け取る側が中身を確認する手間がかかり、スマートな印象を与えられません。

封筒から取り出したエントリーシートは表紙になる送付状を上にして、きれいに揃えて渡します。エントリーシートを渡す際は「よろしくお願いいたします」と一言添えると、より丁寧な印象を与えられます。

受付で渡す場合は封筒ごと手渡す

企業の受付や総務部など担当者以外のスタッフに書類を渡す場合は、封筒ごと手渡しましょう。受付で渡す際は、「〇〇部の〇〇様にお渡しください」と担当者名をはっきり伝えることが大切です。

また、封筒の状態にも注意し、汚れやシワがない清潔な封筒を使用しましょう。封筒をそのまま渡す場面では姿勢を正し、丁寧に渡すことで誠実な印象を与えられます。

カバンからすぐ出せるように準備しておく

エントリーシートを手渡しする際は、カバンからスムーズに取り出せるよう準備しておきましょう。手渡しの際にカバンの中を探して時間がかかると、印象が悪くなるためです。

クリアファイルにまとめた書類を、カバンの中の取り出しやすい場所に入れておきましょう。書類をスムーズに渡せるようにしておけば、落ち着いた印象を与えて企業側にも好印象を残せます。

エントリーシートを封筒に入れて手渡しする際の注意点

エントリーシートを封筒に入れて手渡しする場合、郵送とは異なるマナーが求められます。以下では、エントリーシートを手渡しする際の具体的な注意点を解説します。

郵送時とは異なり封筒に封をする必要はない

エントリーシートを手渡しする場合、封筒の口を糊付けしたり封をする必要はありません。郵送とは異なり、手渡しの場合は受け取った担当者がその場で中身を確認する可能性があるためです。

封をしていると担当者が封筒を開ける手間がかかり、スムーズな受け渡しを妨げてしまいます。ただし、封をしない場合でも封筒の口が広がらないように、書類をクリアファイルでしっかりとまとめておきましょう。

送付状も必要ない

エントリーシートを直接手渡しする場合は、送付状を添える必要はありません。送付状は、郵送時に書類の内容や送付目的を伝えるためのものですが、手渡しの場合は口頭で説明できるため不要です。担当者に直接挨拶をして、「本日はエントリーシートをお持ちいたしました」と一言添えましょう。

採用担当者・受付の目を見て挨拶をしながら手渡す

エントリーシートを手渡しする際は、採用担当者や受付スタッフの目を見て、丁寧に挨拶をしながら渡しましょう。手渡しの際の第一印象は非常に重要で、表情や態度がその後の評価に影響を与えることがあります。

笑顔を意識しつつ、ハキハキとした口調で「本日はお時間をいただき、ありがとうございます」と挨拶をしましょう。渡す際は書類を両手で持ち、相手の目を見ながら少し腰を折って差し出すと丁寧な印象を与えられます。目を合わせずに渡したり、無言で渡したりするのは失礼にあたるため注意が必要です。

まとめ

エントリーシートを郵送・手渡しする際は、封筒の扱い方に注意しましょう。まず、郵送の場合はA4サイズの白封筒を使い、表面には企業の住所と「応募書類在中」を赤字で記載します。裏面には自分の名前・住所を書き、封をしたら「〆」を忘れずに記載してください。さらに、送付状を添えて簡易書留で送るのが基本です。

一方、手渡しの場合は封をせず送付状も不要で、担当者に直接渡す際はエントリーシートを封筒から出して挨拶を添えながら両手で丁寧に渡しましょう。郵送も手渡しも丁寧な対応が好印象を生むポイントです。エントリーシートを適切に送付して好印象を与え、志望企業の内定を早期に獲得しましょう。

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