就職活動は複数の企業を受けるため、同時並行で進んでいくパターンも少なくありません。
並行して選考が進んでいった結果、複数の企業から内定を貰うケースもあるでしょう。
複数の内定は嬉しい一方で、どちらかの内定を断る必要性に迫られます。
内定を断る機会は中々ないため、どのように断ってよいのかわからない方も多いでしょう。
今回は内定を辞退するためのメールの書き方を例文付きで解説します。
就活を並行して進めている方は、ぜひ参考にしてみてください。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
新卒採用での内定辞退は可能
内定辞退のメールの書き方を紹介する前に、まずは内定辞退の可否や基本的な断り方など基礎知識を紹介します。
結論からいうと、ご存知のとおり内定の辞退は可能です。
就職活動では、第一希望として選考に進めていたとしても民法上、内定の辞退は法的に問題ありません。
内定を貰ってしまったら、もう断れないと思っている方は安心してください。
一方で内定辞退は法的に問題ないとはいえ、モラルは別問題です。
内定を辞退する際は、最終選考まで進んだ縁もあるので企業への対応はキッチリとしましょう。
内定を辞退する際の対応としては電話をメインに、メールで補完するイメージで対応します。
電話での対応は企業へ誠意を持った対応ができると同時に、状況をすぐに知らせることができます。
メールはあらためて記録に残すために、送信しましょう。
新卒内定辞退のメールに必要な3つのポイント
内定の辞退を伝えるためのメールも性質上はビジネスメールであるため、押さえるべきポイントもビジネスメールと変わりありません。
本章では内定の辞退をスムーズに伝えるためのポイントを3つ紹介します。
メールの件名は伝わりやすい内容にする
ビジネスメールの基本に件名はわかりやすい内容にするとありますが、内定辞退のメールでも同様です。
多くの企業や学生とやり取りをおこなう企業の採用担当者は、日々大量にメールのやり取りをおこないます。
ひと目でわかるようなメールの件名にしておかないと、流されてしまうリスクもゼロではありません。
内定辞退という重要な内容であるからこそ、しっかりと読まれるようにわかりやすい件名を設定しましょう。
内定辞退の結論と理由は冒頭で
わかりやすい件名を設定するのと同じように、メールをしっかりと読んでもらうため、結論と理由を冒頭に持ってきましょう。
内定辞退の結論や辞退に至った理由が、後半にある文章では担当者に意図が伝わらない可能性もあります。
結論と理由を先頭に持ってくることで、企業の担当者に内定辞退する旨と理由をしっかりと伝えましょう。
お礼の挨拶と定型文でしめる
「礼に始まり礼に終わる」という言葉があるとおり、内定辞退のメールの最後はお礼の挨拶と先方の発展を祈る内容で終わりましょう。
内定を辞退するとはいえ、企業とは短い期間ながらも良い関係性を築けたはずです。
最後は気持ちよく終われるように、お礼の挨拶と先方の発展をお祈りする文章でしめましょう。
また、就職先に同業他社を選んでいた場合は、ビジネスでの交流や将来的な転職で再度交わる可能性もあります。
良い関係性のまま終わらすことに、デメリットはありません。
【テンプレート】内定辞退のメールを3つ紹介
本章では、内定辞退を伝えるメールのテンプレートを3つ紹介します。
様々なケースが想定されますが、今回は以下3つのパターンをピックアップして紹介します。
- ・電話をかけた後のメール
- ・他社に内定・入社を伝える内定辞退のメール
- ・メールでのみ新卒採用の内定辞退を伝えるメール
テンプレートなので変更せずに流用可能ですが、企業側へ具体的に伝えたい内容があれば、適宜変更しましょう。
電話をかけた後のメール例文
件名:内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先ほどお電話でもお伝えしましたとおり、自身のキャリアを見据えた結果、内定の辞退という結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社における益々のご発展をお祈り申し上げます。
--------------------------------------
田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話:040-1234-5678
--------------------------------------
他社に内定・入社を伝える内定辞退のメール例文
件名:内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、表題のとおり貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
内定をいただきました後、慎重に検討を重ねましたが、選考を進めていた企業に縁を感じたため、貴社の内定を辞退させていただく結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
--------------------------------------
田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話:040-1234-5678
--------------------------------------
メールでのみ新卒採用の内定辞退を伝えるメール例文
件名:内定辞退のご連絡 田中達也
株式会社ABC
人事部採用担当課
佐藤 様
お世話になっております。
123大学理工学部 田中達也と申します。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、表題のとおり貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
今後のキャリアや私自身が進みたい方向性を再度検討した結果、選考を進めていた企業への入社を決意したため、貴社の内定を辞退させていただく結論に至りました。
貴重なお時間をいただきながらも、このような結論となってしまい申し訳ございません。
選考過程では様々なアドバイスをいただいた点は非常に感謝しております。
今後とも貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
--------------------------------------
田中 達也(たなか たつや)
123大学 理工学部理工学科4年
携帯電話:040-1234-5678
--------------------------------------
内定辞退のメールを送る際のポイント
内定の辞退をスムーズに伝えるためには、分かりやすい件名・結論ファーストなどの工夫が必要です。
内定辞退のメールを送る際にも気をつけたいポイントがあります。
本章では内定辞退のメールを送る際のポイントを紹介します。
できるだけ早めに送る
内定を辞退する結論に至ったら、内定辞退のメールはなるべく早く企業側へ送るようにしましょう。
理由としては、企業側に対応が必要になるからです。
内定辞退が発生したということは、企業側に以下の可能性が現れます。
- ・計画していた採用予定人数に満たない
- ・必要なスキルを持つ人材が足りなくなる
企業側としては採用活動を継続、もしくは再開する必要性も出てくるため、内定辞退の情報はできるだけ早く知りたい情報です。
内定を辞退することを決めたら、早急に企業側には伝えましょう。
内定辞退の理由は詳細に書かなくてもよい
選考過程で良好な関係性を築けた企業に対して、内定を辞退するのは心苦しいと感じる方も多いでしょう。
申し訳ない気持ちから内定辞退の理由を事細かに書かなければ、と考えてしまう方も多いはずです。
もちろん詳細に内定辞退の理由を書いてもよいですが、詳細に理由を書かなくとも問題はありません。
細かく理由を書かなければいけない決まりは特になく、内定辞退の結論と簡単な理由が伝われば基本的には十分です。
細かく理由を考えるために内定辞退のメールが遅れるよりは、内定辞退の結論をできるだけ早く伝えるなど、スピード感を優先しましょう。
内定辞退のメール送信後の注意点
内定辞退のメールは送って、終わりではありません。
メールなので基本的には返信や問い合わせの電話など、何かしらのリアクションがあります。
本章では内定辞退のメールを送った後の注意点を解説します。
内定辞退のメールに返信がない場合は電話をする
内定辞退を伝えるメールを送った後に、企業側からのリアクションがない場合には、電話で確認をしましょう。
採用担当者は日々大量のメールを受け取っているので、内定辞退のメールが埋もれている可能性もあるからです。
内定辞退が企業側へ伝わっていない場合、予期せぬトラブルにつながりかねません。
内定辞退のメールを企業側へ送り、長くとも3日以内に返信がない場合には必ず電話で確認をしましょう。
理由を聞かれた場合は誠意をもって対応する
内定辞退を伝えた後、企業側から内定を辞退する理由を聞かれるケースが中にはあります。
どうしても採用したい学生だった場合や次の採用に向けてのフィードバックのために、内定辞退の理由を聞かれます。
短い間とはいえ、内定を貰うほど良い関係性を築いた企業です。
理由を正直に話すなど、最後まで誠意を持って対応しましょう。
トラブルに発展しそうな場合はすぐに相談する
ほとんどの企業は内定辞退を伝えるメールに対して、承諾する旨のリアクションが返ってきます。
一方で中には、内定取消は違法や損害賠償を請求するなどのリアクションをする企業もあります。
企業とのやり取りでトラブルに少しでもなりそうだと感じた場合には、すぐに周囲の方に相談しましょう。
トラブルへの対応は1人でおこなうと時間も体力も使い、さらなるトラブルにつながる可能性など非常にリスキーです。
大学の就職課や両親など周囲の方に相談しながら、1人で対応しないようにしましょう。
相性の良い企業での就職を目指すならスカウトサービスを
内定を辞退する理由は様々ですが、相性の良し悪しも内定辞退の理由に含まれるでしょう。
選考過程で企業と相性の悪さを感じた結果、内定を辞退しようと決めた方もいるはずです。
相性の良い企業との出会いや就職を目指しているのであれば、スカウトサービスの活用をおすすめします。
スカウトサービスとは、サービスに登録された情報を基に企業から学生へオファーをおこなう一般的な就活とは、真逆のスタイルを取るサービスです。
スカウトサービスでは膨大なデータを基に、企業と学生をマッチングする機能が備わっているため、相性の良い企業と学生が出会えます。
一昔前までは、企業との相性は選考を通じてしかわかりませんでしたが、昨今ではテクノロジーの力であらかじめ相性の良い企業と出会える可能性があります。
スカウトサービスは世の中に数多くありますが、理系学生におすすめなのが『TECH OFFER』です。
『TECH OFFER』は理系学生向けに作られたサービスであり、利用する企業も理系人材を採用したい企業ばかりです。
相性の良い企業で就職を目指すのであれば、『TECH OFFER』がおすすめです。
会員登録はたった3分でできるので、まずは会員登録から始めましょう。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る
内定辞退のメールに関するよくある質問3選
内定辞退は辞退をする本人はもちろん、企業にとっても大きな出来事です。
双方に与える影響が大きいだけに、慎重にアクションを起こしたい方がほとんどでしょう。
一方で慎重に事を運びたいからこそ、さまざまなことが疑問に浮かんでくるはずです。
本章では内定辞退のメールに関するよくある質問3つを解説します。
内定辞退のメールはいつまでに送ればよいのか?
内定辞退のメールはできるだけ早く送信した方がよいですが、気になるのはいつまでに送ればよいのかでしょう。
内定辞退のメールは内定を貰ってから、1週間以内には送信するようにしましょう。
入社をするのか、それとも辞退するのかは人生を分ける決断のため確かに時間がかかります。
一方で内定を出した企業側のことを考えると、1週間以内に送信した方が企業側の対応がしやすくなります。
できるだけ長い時間をかけたくなりますが、内定を辞退する場合には1週間以内にメールを送るようにしましょう。
失礼のない内定辞退のメールにするポイントとは?
内定を辞退するとはいえ、世の中が狭いことを考えると内定を辞退した企業と付き合いが発生するかもしれません。
できるだけ失礼のないように内定辞退をしたいと考えるのは、自然なことです。
失礼のない内定辞退のメールにするポイントは、以下の3つとなります。
- ・分かりやすい件名と内容
- ・できるだけ早く送信する
- ・お礼の気持ちを表現する
上記の3つをしっかりと押さえたメールにすれば、先方の企業とも失礼のないやり取りができるでしょう。
承諾前であれば内定辞退はメールでのみ可能か?
承諾前であれば、内定辞退をメールだけで完結することも可能です。
昨今はメールでのコミュニケーションが社会的に受け入れられているため、メールだけで内定辞退もできます。
企業へ感謝や謝罪の気持ちを直に伝えたいのであれば、電話で内定辞退をする旨を伝えるとよいでしょう。
電話とメールの両方で連絡した方がより丁寧な形になります。
まとめ
内定を辞退する際には、電話での連絡と共に内定辞退のメールを送った方がよいでしょう。
内定辞退のメールはビジネスメールと同様に、以下のポイントを押さえて送るとよいでしょう。
- ・メールの件名は伝わりやすい内容にする
- ・内定辞退の結論と理由は冒頭で
- ・お礼の挨拶と定型文でしめる
内定辞退の対応に困っている学生の方は、ぜひ今回紹介したポイントを押さえてもらいながら、企業側への対応をしていただければと思います。
▼あなたに合った企業の情報が届く▼
TECH OFFERで優良オファーを受け取る